Система контроля в процессе принятия управленческих решений

Банк отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Банк не несет ответственности по обязательствам акционеров, акционеры Банка не отвечают по обязательствам Банка и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Банк не отвечает по обязательствам государства, а государство не отвечает по обязательствам Банка, за

исключением случаев, когда государство само приняло на себя такие обязательства. Банк не отвечает по обязательствам Центрального банка Российской Федерации, а Центральный банк Российской Федерации не отвечает по обязательствам Банка, за исключением случаев, когда Центральный банк Российской Федерации принял на себя такие обязательства.

Банк может входить в союзы и ассоциации кредитных организаций, не преследующих цели извлечения прибыли, для защиты и представления своих интересов, координации своей деятельности, развития межрегиональных и международных связей, удовлетворения научных, информационных и профессиональных интересов, выработки рекомендаций по осуществлению банковской деятельности и решению совместных задач.

Банк может входить в группы кредитных организаций и холдинги для решения совместных задач (совместного осуществления банковских операций).

Банк может иметь на территории Российской Федерации и за границей свои филиалы, представительства и дочерние банки, участвовать в капитале других акционерных обществ.

Филиалом Банка является его обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения Банка и осуществляющее от его имени все или часть банковских операций, предусмотренных лицензией Центрального банка Российской Федерации, выданной Банку.

Представительством Банка является его обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения Банка, представляющее от его имени его интересы и осуществляющее их защиту. Представительство Банка не имеет права осуществлять банковские операции.

Филиалы и представительства Банка не являются юридическими лицами и осуществляют свою деятельность на основании положений, утверждаемых Банком.

Руководители филиалов и представительств избираются руководителем создавшего их Банка и действуют на основании выданной им в установленном порядке доверенности.

Порядок открытия филиалов, представительств, дочерних банков, наделения их имуществом и управления осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством той страны, на территории которой они открываются.

Филиалы и представительства имеют отдельные балансы, входящие в баланс Банка.

Ответственность за деятельность филиалов и представительств несет Банк.

2.2 Анализ существующей на предприятии системы контроля исполнении решений и документов

Принципы и методы организации контроля ЗАО «МоскомПриватБанк».

Основными задачами контроля исполнения являются:

- Обеспечение выполнения поручений Директора ЗАО «МоскомПриватБанк» и   данных по поступившим заявкам;

- Организация и осуществление контроля своевременного исполнения решений,  поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах предприятия;

- Обеспечение руководства предприятия оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы ;

- Обеспечение соблюдения установленного порядка работы;

Все служащие обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данных участок, и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур.

Структурные подразделения  предприятия в соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений. Контроль по существу содержания и срокам исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений.

Организация контроля исполнения возлагается на руководителя и руководителей структурных подразделений.

Непосредственный контроль исполнения  возлагается группу контроля по приемке работ.

Контроль исполнения документов включает в себя:

-Постановку документов на контроль;

-Доведение документа (поручения) до исполнителя;

-Проверку хода исполнения;

-Учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

Поручение по исполнению документа должно быть дано руководителем в течение суток со времени поступления документа на рассмотрение. В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.

После рассмотрения руководителем документ передается в группу контроля по приемке выполненных работ. Работники службы  исходя из содержания документа и резолюции ставят на документе штамп о постановке на контроль с указанием срока исполнения и вносят соответствующую информацию в регистрационные формы.

Группа контроля по приемке выполненных работ ежедневно обобщает данные об исполнении документов и докладывает руководству информацию о состоянии исполнительской дисциплины, при необходимости вносит предложения по повышению уровня исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля.

Документы и поручения считаются исполненными после выполнения содержащихся в них заданий и представления сотруднику, осуществляющему контроль, материалов, подтверждающих исполнение.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

Отчет об исполнении должен содержать следующую информацию:

-Кому направлен ответ, дата и номер документа ответа, кем подписан, фамилия исполнителя, краткое содержание;

- Если ответ по документу дан в устной форме, в справке указываются дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа.

- Если подразделение является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении с учетом информации подразделений-соисполнителей.

Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

После исполнения документ направляется в дело в соответствие с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

Документы, подлежащие постановке на контроль.

Обязательному контролю исполнения подлежат:

-поручения и указания, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, письмах представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, судебных органов;

-запросы и обращения граждан и представителей организаций по качественному оказанию услуг(заявки от граждан);

-предложения, заявления и жалобы граждан;

-решения ЗАО «МоскомПриватБанк»;

-приказы, распоряжения, нормативные акты ;

-поручения руководителей ;

- распорядительные документы;

Постановке на контроль подлежат также поручения с формулировками "доложить", "представить", "внести предложения", "подготовить проект ответа (документа)" и другие поручения, предусматривающие выполнение какой-либо работы в установленный период времени.

Сроки исполнения документов.

Необходимость постановки документа на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя и содержания документа.

Сроки исполнения могут указываться в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксироваться в резолюции руководителя.

Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в первый следующий за ним рабочий день.

В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в учреждении

Контроль в компании.

2.3 Причины, факторы, снижающие эффективность работы.

В ЗАО МКБ на мой взгляд  выявлены следующие недостатки в работе руководства, которое  не может в полной мере проводить  эффективный контроль  при принятии управленческих решений.

На предприятии отсутствует контроль по подсистемам, а от обоснованности и реализации этих подсистем зависит эффективность системы менеджмента в целом.

Регламентация контрольных процедур на предприятии ограничивается описанием функционирования органов внутреннего контроля предприятия, а также процедур по сбору информации с целью составления отчетности (заключительного контроля). Описание процедур предварительного контроля, включающего сбор оперативной информации по контрольным точкам, анализе ее, принятие на ее основании решений отсутствуют.

На данном предприятии документ, описывающий структуру, утвержден, однако, степень детализации  информации в нем недостаточна. Это является серьезным препятствием для эффективного распределения функций между структурными подразделениями. Так как составной частью среды контроля  являются документы, регламентирующие деятельность  подразделения предприятия и отдельных специалистов (регламенты, инструкции), часть из них оказывается неразработанной или неутвержденной, отсутствует единообразие в стандартных изложениях информации, не взаимосвязаны между собой регламенты, качество информации в регламентах оставляет желать лучшего.

В последнее время на предприятии   потребность в решение проблем выбора существенно возросла и многие  из  традиционных способов их решения оказались малопригодными.

Прежде всего, многие из существующих организационных систем не включают  в  себя жизненно важный этап определения политики выбора - перечня аспектов,  которые необходимо  учитывать  при принятии решений.  Стремление  к учету лишь количест­венных аспектов принимаемых решений маскируется в утвержденных методиках оценки  альтернатив в виде различных формул.  В таких формулах делается попытка строго  обосно­вать соотношения  между некоторыми количественными показателя­ми, а многие качественные показатели просто остаются без внимания. Следстви­ем всего  этого  является однобокий характер принимаемых решений, что приводит к нежелательным последствиям как  для  лица, принимающего решения, так и для лиц, которых, принимаемые,  решения затрагивают.  В результате таких решений остается без  ис­пользования закупаемое уникальное оборудование,  предприятие сразу же нуждаются в pеконстpукции,  pазpабатываемые планы не соответствуют официально утвержденным направлениям деятель­ности и т.д.

В подобных  случаях причина заключается не в просчетах того или иного руководителя,  хотя бывает и такое. Причина глубже ­в неприспособленности  некоторых организационных систем эффек­тивно решать  многие  задачи  уникального  выбора.   Hекотоpые пpоцедуpы использования экспертов не соответствуют современным требованиям.

Анализ альтернатив требует больших затрат квалифициpованно­го труда. Часто сотрудники административного аппарата, занятые оперативной работой  и  выполнением  многочисленных поручений, просто не имеют времени для проведения такого  анализа.  Кроме того, они не всегда в достаточной мере подготовлены для выпол­нения соответствующей аналитической работы. Это приводит к то­му, что  глобальным  стратегическим проблемам выбора уделяется столько же внимания,  сколько и мелким  поручениям.  Следствием этого явля­ется недостаточная подготовленность и обоснованность принимаемых решений.

При отсутствии  четкой,  продуманной политики,  контроля над работой экспертов,  строгого анализа их предложений могут поя­виться несогласованные и даже пpотивоpечивые решения.

Возросшая сложность проблем выбора требует подготовки и использования специалистов-пpофессионалов по анализу вариантов принимаемых решений, которых на предприятии нет;  pазpаботки и практического использо­вания специальных  методов  анализа  и  сравнения сложных альтернатив, возникающих в процессе принятия решения.

Кроме проблемы принятия решения на предприятии существует еще одна значительная проблема.