Система контроля в процессе принятия управленческих решений

Системы обратной связи. Обратная связь – это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчинённым о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. Все системы обратной связи состоят из одних и тех же фундаментальных элементов и работают на одних и тех же принципах (рис.2).

Обратная связь – реакция на сообщение, которая помогает отправителю, источнику информации, определить, воспринята ли отправленная им информация [16;234].

Система обратной связи – в управлении – любой механизм, обеспечивающий получение данных о результатах, которые могут быть использованы руководителями для корректировки отклонений от намеченного плана.

Организационные системы с обратной связью. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или не замкнутым системам, т. е. такие системы не могут работать непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Внешний для таких систем элемент – руководитель-менеджер – регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в её цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами – структурой организации, целями, задачами, технологией и людьми. Внешние факторы – это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

Заключительный контроль.

Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции:

1)                 Заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные ими планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

2)                 Заключительный контроль способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно [6;111].

                         1.3 Этапы контроля

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе выпол­няется комплекс специализированных работ.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных в процессе планирования.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени (например, один год) называются показателями результативности. Пока­затели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко установить пока­затели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, т.e.  для таких. которые поддаются количественному измерению.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов прини­мается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение получен­ных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги [19;271].

Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб - то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклоне­ния, что весьма разорительно и требует много времени.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно зас­тавлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

После оценки полученных результатов процесс контроля переходит на третий этап, на котором менеджер должен принять какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.

Нe все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иног­да сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они осно­вываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего и иногда они могут оказаться нереальными. При пересмотре планов должны пере­сматриваться и стандарты. Кроме того, иногда оказывается, что пла­ны трудновыполнимы. Поэтому стандарты необходимо пересмотреть в сто­рону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически делают тщетными стремления работников и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию.

И, наконец, возможен случай, когда сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются и, таким образом, можно продолжать измерять результаты, не изменяя стандарты и повторяя цикл контроля.

При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, т.к. контроль сильно действует на психологическое состояние работников. Часто имеет смысл сделать процесс контроля нарочно видимым, наглядным, т.к. цель контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предупредить их и, в конечном счете, достичь поставленных целей.

Но наглядность контроля может вызвать отрицательный результат. Если сотрудники знают установленные стандарты и всю процедуру контроля, то они, как правило, стремятся зафиксировать измерения результатов ра­боты на уровне, который гарантирует наивысшее вознаграждение и в тех только областях, где проводятся измерения. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом побочных эффектов, иначе она будет ориентировать сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при про­ведении контрольных измерений,  а  вовсе  не  на то, чтобы достичь целей организации [3].

Глава 2. Анализ   системы контроля   ЗАО «МоскомПриватБанк»

2.1 Краткая характеристика предприятия

ЗАО «МоскомПриватБанк»

ЗАО Московский коммерческий банк «Москомприватбанк», именуемый в дальнейшем «Банк», является кредитной организацией, созданной по решению учредителей в форме акционерного общества закрытого типа. 

Сокращенное наименование Банка: ЗАО «МКПБ».

Юридический адрес: 127299, г. Москва, ул.Космонавта Волкова, д.14, 499-745-78-54, 499-745-78-92, 499-745-78-99  

Регистрационный номер: 2827

Дата внесения в КГР: 10.05.1994

Основной государственный регистрационный номер: 1067711004360 (30.05.2006)

Устав: Дата согласования последней редакции устава: 28.02.2006, cогласованные изменения в уставe: прочие изменения (21.04.2008)

Уставный капитал: 897 743 000,00 руб., дата изменения величины уставного капитала: 14.12.2007

Лицензия (дата выдачи/последней замены): лицензия на привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов (30.05.2006)
Генеральная лицензия на осуществление банковских операций (30.05.2006)

Москомприватбанк создан в 1994 году на базе представительства украинского Приватбанка в Москве, однако его учредителями выступили российские фирмы АОЗТ «Люир» (33%), АОЗТ «ТТУ НДМ ИНК» (35%) и ТОО «Давр» (32%).

Исторически специализировался на обслуживании торгового оборота России и Украины, был одним из крупнейших игроков на рынке валют стран СНГ и даже прослыл «грозой мягких валют». В начале 1999 года Москомприватбанк занимал 68-е место по размеру активов среди всех российских банков. Однако на начало 2002 г. по этому показателю он занимал уже 162-е место, а на 1 апреля того же года  - 190-е. За полгода активы-нетто сократились с 2 млрд. рублей до чуть более 1,5 млрд. рублей. Наблюдатели связывали это с небезупречным менеджментом, в особенности с личностью председателя правления Дмитриея Рябоконя, из-за которого банк покинули многие менеджеры и специалисты. 12 августа 2002 года акционеры Москомприватбанка отправили Дмитрия Рябоконя в отставку, назначив на его место зампреда Приватбанка Юрия Пикуша.

В 2004 году украинский Приватбанк официально приобрел 50% акций московского банка. Оставшиеся доли распределились следующим образом: ООО «ТТУ НДМ ИНК» - 17,5%, ООО «Люир» - 16,5%, ООО «Давр» - 16%. В том же 2004 году Москомприватбанк сделал ставку на развитие розницы.

ЗАО КБ «ПриватБанк» создано в 1992 году. Сеть банковского обслуживания банка включает более 2,4 тыс. филиалов и отделений по всей территории Украины. ПриватБанк владеет 95,06% акций Paritate Banka (Латвия), 50% - ЗАО «Москомприватбанк» (Москва, РФ), а также имеет филиал на Кипре, представительства в Кишиневе (Молдова) и Алматы (Казахстан). По данным банка, к октябрю 2006 года его крупнейшими акционерами являлись Геннадий Боголюбов (прямое участие - 38,76%; опосредованное - 16,36%) и Игорь Коломойский (в таких же долях). На 01.01.2007 активы Приватбанка составляли 6,746 млрд. долларов, собственные средства - 644 млн. долларов. По размеру активов и вкладов физических лиц Приватбанк является крупнейшим среди 166 действующих в Украине банков.

В сентябре 2005 года российский Москомприватбанк сообщил о преобразовании в закрытое акционерное общество (соответствующая запись в ЕГРЮЛ появилась только 30 мая 2006 года).

У Москомприватбанка 87 точек продаж, в том числе 21 филиал в различных регионах России, а также 1500 банкоматов и 2 706 POS-терминалов. На текущий момент у банка ярко выраженная розничная специализация -кредитный портфель на 90% представлен кредитами физическим лицам, банком выпущено более 400 тысяч пластиковых карт, а вклады населения составляют 32% пассивов. Еще 20% пассивов формируют средства материнского банка. На российских рынках МБК и ценных бумаг банк сейчас совсем не заметен. В банке трудятся почти 2,5 тысячи работников.

В рэнкинге российских банков на 01.07.2007 Москомприватбанк с активами-нетто 8,3 млрд. рублей занимал 173-е место и 365-ю строчку по размеру капитала.

По организационно-правовой форме Москомприватбанк относится к акционерным обществам закрытого типа. Банк является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе; может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права; нести обязанности; быть истцом и ответчиком в суде.

Банк имеет круглую печать со своим полным фирменным, наименованием на русском языке, изображением эмблемы и указанием местонахождения, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации. Филиалы и представительства Банка имеют печать с теми же реквизитами с указанием наименования филиала или представительства и места их нахождения.