Система делегирования полномочий и оценка ее эффективности на предприятии

     как првило, недостаточность полномочий у функциональных и линейных руководителей, которые “выталкивают” принятие решения на уровень вышестоящего руководителя, тем самым перегружая его текущими проблемами.

2.3. Анализ распределения задач, полномочий и ответственности в отделе образования Логойского райисполкома

     Отдел образования Логойского райисполкома действует на основании Положения. Отношения между работниками отдела регулируются коллективным договором. Должностные обязанности работников определены в должностных инструкциях. Вследствие выполняемых обязанностей и специфики занимаемой должности начальник, заместитель начальника по учебно-воспитательной работе, заместитель начальника по финансово-хозяйственной деятельности, главный бухгалтер, бухгалтер-кассир являются лицами с персональной материальной ответственностью.

     Проанализируем  распределение задач, полномочий и  ответственности отдела образования Логойского РИК на основании типовых должностных инструкций каждого административного работника.

     Начальник управляет отделом, отдает приказы и распоряжения, осуществляет регулирование, управление и контроль за качеством дошкольного, общего среднего образования в деревнях, селах, городских поселках Логойского района, общую координацию деятельности отдела в целом, является представителем интересов отдела перед другими физическими и юридическими лицами. В его непосредственном подчинении находятся заместитель начальника  по учебно-воспитательной работе, который осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений отдела; несет ответственность за проведение предметных олимпиад, организует методическую работу с директорами и др. (Приложение № 1) и заместитель начальника по финансово-хозяйственной деятельности, который несет ответственность за соблюдение сроков сдачи бухгалтерской отчетности, статистической отчетности; обеспечение денежными средствами школ, садов, приютов и др.

     Делегирование полномочий заместителя по учебно-воспитательной работе по начальным классам, в повышении квалификации, в физкультурно-оздоровительной работе, по школьным библиотекам возложено на методистов  учебно-методического кабинета( Приложение №2). Полномочия в оздоровлении,  воспитательной работе, по дошкольному образованию лежат на специалистах.

     Заместитель по финансово-хозяйственной части  делегирует полномочия касающиеся строительства, охраны труда, питания, энергетики хозгруппе, которая включает таких специалистов как инженер по строительству, инженер по охране туда, инженер-технолог по питанию, механик и энергетик. 

     Защита  имущественных интересов отдела в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления осуществляется юристом как при участии начальника, так и без него, а так же принимает участие в разработке документов правового характера; оформляет документы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности; консультирует работников по юридическим вопросам и др. 

     Делегирование полномочий начальника в принятии мер по обеспечению отдела квалифицированными кадрами осуществлено инспектору по кадрам, который в свою очередь выполняет непосредственно и свои должностные обязанности: прием и увольнение работников; составление отчетности; хранение трудовых книжек работников, расстановка кадров на основе их квалификации и др.

     Главный бухгалтер является ответственным  лицом за ведение бухучета в отделе, формирование учетной политики; ведет журнал-главную, сверяет все остатки кассы; контролирует составление и своевременное представление бухгалтерской статистической  и налоговой отчетности (Приложение № 3). Бухгалтера в подчинении главного бухгалтера осуществляют начисление заработной платы работников, начисление оплаты за питание, учет основных средств и материалов, ведение внебюджетной деятельности, расчет родительской оплаты, расчеты с дебиторами и кредиторами (Приложение № 4). Группа учета несет ответственность за составление смет и калькуляций, исчисляет ставки и надбавки, составляет отчеты, проводит проверки составления статистической отчетности и др. (Приложение № 5).

     Юрисконсульт осуществляет представительство интересов предприятия в суде, составляет иски, отзывы на иски, договора, по совместительству ведет кадровое делопроизводство (Приложение 6).

     В результате анализа распределения  полномочий было обнаружено частичное делегирование полномочий начальника подчиненным менеджерам. Однако данные функции лежат в сфере их профессиональных обязанностей. Начальник отдела постоянно перегружен текущей работой: работа с приказами, распоряжениями, решение проблем с высокой кадровой текучкой, общение с директорами школ, заведующими детскими садами и др.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Мероприятия по  совершенствованию  системы делегирования  полномочий в отделе  образования Логойского  райисполкома

     На  основании проведенного анализа  распределения прав и обязанностей в отделе образования Логойского РИК можно выработать некоторые рекомендации по делегированию полномочий начальника младшему звену менеджеров, направленные на повышение эффективности управления отделом.

     В первую очередь, начальнику необходимо обдумать, какие полномочия надо делегировать, а что целесообразнее оставить для самостоятельного выполнения. Приведем ряд рекомендаций о том, что же стоит делегировать.

     Рутинная  работа. Негоже руководителю самостоятельно сортировать письма на отзывы, рекламу, предложения и приглашения. Для  этого и набираются помощники и секретари.

     Специализированная  работа. Каждый должен заниматься тем, чем умеет. И если начальник не в силах нормализовать психологическую  атмосферу в коллективе, то лучше  передать эту задачу специалисту.

     Частные вопросы. То, что можно решить без  руководителя, лучше решать без него. Например, как представлять проект на совещании (в форме доклада или наглядного материала), каждый сотрудник в состоянии решить самостоятельно.

     Подготовительные  работы обычно тоже перепоручаются, а  руководитель знакомится только с конечным результатом и с ним уже и работает. Таким образом, начальник лишь получает список с именами лучших клиентов, или поставщиков, или заказчиков, но сам он не участвует в составлении такого перечня.

     Делегированию обычно подлежат долгосрочные проекты, которые не требуют немедленных решений. У руководителя и срочных вопросов достаточно. Те вопросы, решение которых еще требует предварительной подготовки, сбора материалов, составление планов и необходимых расчетов, передаются для доработки подчиненным.

     При этом не стоит сбрасывать на подчиненных  рутинную работу в полном ее объеме и ничего больше – так можно  отбить всякий интерес к работе в  целом. Одновременно полезно делегировать и часть заданий, в которых  сотрудники могут проявить себя, будут  увлечены работой, тем самым пробуждается чувство собственной успешности, состоятельности, проявляется инициативность и стремление к самостоятельности в принятии решении. Но всё же отдельные полномочия делегировать нельзя:

     Установление  целей – это находится только в компетенции руководителя. Только руководящее звено может устанавливать цели, вырабатывать политику организации, так как лишь ему известны долгосрочные перспективные планы развития фирмы, важные моменты, на которых бы стоило акцентировать внимание. Если же решение подобных вопросов передавать подчиненным, то существует риск упустить основополагающие аспекты. Да и не всегда сотрудники могут сравниться по своему профессионализму и опыту с руководством, соответственно, возможны лишние ошибки.

     Задачи  с высокой степенью риска, необычные и срочные дела. Именно в таких вопросах делегирование не нужно, поскольку здесь ответственность за принятие всех решений, даже самых незначительных, лучше брать на себя. Это поможет снизить вероятность ошибок. Плюс ко всему, всегда как-то спокойнее, когда знаешь, что все будет сделано в лучшем виде, потому что ты сам лично решил все проблемы.

     Далее важно продумать инструкцию для  сотрудников, которые будут выполнять  поручения. Такой инструктаж должен содержать:

     подробное объяснение сути задания, то есть выделение конкретной цели деятельности и результаты, которые должны быть предоставлены по окончанию работы;

     определение форму отчетности (доклад, презентация);

     определение конкретных сроков сдачи работы;

     объяснение  того, что на подчиненных возлагается полная ответственность за выполнение задания;

     определение полномочий сотрудников, которые они  получают на время выполнения поручения (использование служебного транспорта, использование какой-либо суммы  денег);

     объяснение  того, какое вознаграждение ожидает работников в случае успешного выполнения задания;

     ободрение подчиненных, «слова напутствия» для  того, чтобы сотрудники чувствовали  себя уверенно.

     Выбор сотрудников для  делегирования.

     Конечно же, не каждый сотрудник может принять  на себя ответственность за выполнение поручения. Это одна из главных проблем, которая препятствует делегированию полномочий. Соответственно, к вопросу выбора подчиненного для эффективной работы нужно подходить очень тщательно. Некоторые рекомендации, которые помогут определиться с характеристиками людей, имеющих возможности для наиболее успешного выполнения задания.

     Для того чтобы все поручения были выполнены качественно и в  срок, нужно, чтобы выбранные подчиненные  отвечали определенным требованиям:

     у сотрудника должна быть соответствующая квалификация, которая бы позволила выполнить проект без ошибок и достаточно быстро;

     необходимы  не только знания в конкретной области, но и опыт выполнения подобных заданий. Делегирование полномочий предполагает и делегирование ответственности за итоги работы, а человек, не имеющий никакого опыта, растеряется, еще не начав работать. Для новичков лучше подбирать работу в команде, где выделяется лидер, который может подсказать и помочь остальным;

     при выборе сотрудников надо учесть их текущую занятость, и если человек уже выполняет несколько проектов, лучше подобрать кого-то другого;

     выбранный работник должен иметь соответствующие  психологические характеристики: стрессоустойчивость, высокую работоспособность, самостоятельность, аналитичность, гибкость поведения;

     сотрудник, в идеале, должен иметь интерес  к выполняемому заданию и желание  работать.

     Контроль  за выполнением.

     Тем не менее, даже если руководителю удалось  определить передаваемые полномочия, разработать инструктаж, выбрать подходящих сотрудников, ему необходимо постоянно контролировать выполнение работы, чтобы избежать возможных недочетов, отклонения от плана. Таким образом, начальник выполняет здесь функцию контроля. Следующие направления деятельности руководителя:

     Важно проследить за тем, чтобы работники не откладывали в долгий ящик свои новые задания, а принимались за дело как можно быстрее. Лучше всего для этого определить конкретные сроки для выполнения поручения, предупредив о возможных последствиях в случае просрочки. Конечно, не стоит запугивать сотрудников, необходимо лишь проинформировать их о том, что задание важно выполнить в отведенные временные рамки.

     В процессе выполнения сотрудниками работы необходимо координировать их действия, ведь каждый может что-то не учесть и упустить. Можно давать необходимые пояснения и рекомендации на каждом этапе работы или сделать обязательным составление отчета по результатам выполнения каждого отдельного задания. Целесообразным также будет предварительное составление сотрудниками плана выполнения порученных заданий.