Шпаргалка по "Менеджменту"

 

При оценке ситуации могут возникать  различные «подводные камни», прежде всего связанные с психологией  людей, поскольку любая информация рассматривается через призму личного  восприятия, а поэтому приобретает  субъективную окраску. Так, очевидными кажутся те факты, в истинности которых  никто не хочет сомневаться, а  не те, истинность которых действительно  неоспорима. Поэтому сомнению подвергается все, и прежде всего самое очевидное, кажущееся аксиоматичным. Для уменьшения субъективизма и ошибок в крупных организациях создаются специальные подразделения по планированию, сбору и оценке информации.

 

Высшее руководство устанавливает  масштаб допустимых отклонений от стандартов деятельности, в пределах которого они не должны вызывать тревоги. Это требует точности, ибо если масштаб слишком большой, можно вовремя не заметить проблемы, и фактические отклонения станут угрожающими; если же он незначителен, организация будет реагировать на любые отклонения, что разорительно. Поэтому, самое трудное здесь — оценить фактическую ситуацию и определить, что же является отклонением. Но в любом случае система контроля должна устранить отклонения, прежде, чем они перерастут в крупные проблемы.

 

Не все отклонения от стандартов нужно устранять, ибо иногда сами стандарты могут оказаться нереальными.

 

Четвертый этап процесса контроля состоит  в корректировке деятельности организации: модификации целей, пересмотре планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления.

 

Корректировка может быть осуществлена путем улучшения значения каких-либо внутренних элементов данной организа ции, усовершенствования системы управления или технологических процессов.

 

Но к этому нужно относиться весьма осторожно. Если дела в организации  идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить в ее деятельность лишних изменений. Обычно, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем, борьба с ними обходится недешево и ее по возможности стараются избегать.

 

На практике существуют два варианта корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, их ликвидации или нейтрализации; второй — в изменении стандартов, которые могут быть и ошибочными, поскольку часто устанавливаются на основе прогнозов, от которых реальная ситуация иногда существенно отличается.

6.ВИДЫ УПРВЛЕНЧИСКОГО КОНТРОЛЯ 

На практике существует три основных вида управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый. Предварительный, как это явствует из самого названия, предшествует активной деятельности организации, а тем более каким-то конкретным результатам. По своему содержанию это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к работе.

 

Управленческая система проверяется  на соответствие существующей структуре  организации, качество уже принятых решений, подготовленных документов, их адекватность имеющимся требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач, что во многом предопределяет успех будущей работы.

 

Предварительный контроль за персоналом призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональную пригодность сотрудников, определяют их потенциальную способность выполнения предстоящей работы. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов с помощью разного рода тестов, собеседований, экзаменов.

 

В сферу предварительного контроля персонала входят и такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения.

 

Контроль персонала призван  также следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, условиями для творчества и рационализаторства, состоянием здоровья и способностью выполнять в данный момент свои обязанности (например, предполетный медицинский контроль у летчиков).

 

Третье направление предварительного контроля — состояние материальных и финансовых ресурсов организации. По отношению к материальным ресурсам проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствие их структуры и количества потребностям производства, гарантированность поставок.

 

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов организации и  является ее бюджет или смета, позволяющие проверить надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов. Обычно эти документы составляются, исходя из прежнего опыта, но по ряду категорий затрат простая статистика прошлых лет не дает достаточной информации для определения необходимых расходов в новых условиях, поэтому контроль может опираться также на данные других организаций и среднеотраслевые показатели.

 

Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется не только по количественным, но и качественным показателям: уровню производительности труда, внедрению и использованию достижений НТР, новых методов работы, технологий как в организации в целом, так и в ее подразделениях.

 

Оперативный контроль, который на практике сливается с оперативным  управлением, проводится буквально одновременно с выполнением основной работы, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности движение изделий в рамках технологического процесса (последовательность операций, нормы времени на их выполнение, качество труда); загрузку оборудования; соблюдение общего графика работы; наличие запасов, незавершенного производства и готовой продукции, уровень текущих затрат, текущее расходование денежных средств. На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль.

 

Важнейшим объектом предварительного и текущего контроля является качество продукции и услуг. Отправным  моментом служит разработка стандартов, исходящих из производственных условий, традиций самого предприятия, требований рынка.

 

Текущий контроль может быть сплошным (статистическим) и выборочным (если число его объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать  изделие). Выборочный контроль требует  меньше затрат, но связан с риском случайных  ошибок. Их можно снизить путем  увеличения размера выборки, но при  этом соответственно будут расти  расходы.

 

Важную роль в повышении эффективности  контроля технологического процесса может  сыграть его карта, представляющая собой схему, на которую нанесены допустимые границы параметров качества и результаты измерений в обусловленные сроки, что позволяет сразу же наглядно обнаружить отклонения от стандартов.

 

В настоящее время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов качества, а на предупреждение их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т.п.

 

Третьим видом контроля является итоговый. Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих планов и предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.

7.САМОКОНТРОЛЬ

Навыки и методы самоконтроля

Самоконтроль - это осознание и  оценка субъектом собственных действий, психических процессов и состояний. Самоконтроль предполагает наличие эталона в форме субъективных представлений или критериев и возможность получения представления о контролируемых действиях и состояниях. Появление и развитие самоконтроля обусловлено требованиями общества к социальному поведению человека. Самоконтроль имеет регулирующую функцию, а также может быть объектом волевой регуляции, например, в стрессовых ситуациях.

Задачи самоконтроля

Регулирующая функция самоконтроля позволяет человеку решать задачи, поставленные им самим или предложенные кем-либо. Люди, владеющие искусством самоконтроля, способны совершать осознанные действия, контролировать проявление своих эмоций, и руководствуясь мотивацией, достигать собственных целей или вносить личный вклад в достижение коллективных целей. Как практический психолог, я особенно важное место отвожу эмоциональному самоконтролю – ведь именно в области эмоций и чувств наиболее полно проявляется бессознательное, внутренняя жизнь личности, ее психическая реальность.

Формы и навыки самоконтроля

Эмоциональный самоконтроль может  приобретать в некоторых случаях  формы внутреннего диалога с  самим собой — людям, поддерживающим его, возможно, знакомы скверное настроение и вспышки эмоций. В общественном транспорте или других местах, где много людей, нередко случается сталкиваться с грубостью, наглостью, проявлениями агрессии. Люди импульсивные, поддаваясь эмоциям, возможно, могут затеять ссору, дело может дойти и до драки, но те, кто достаточно хорошо контролирует себя, смогут найти достойный ответ, косвенно продемонстрировав человеку, что он не прав, и вызвав уважение к себе.

Если личность способна осознать переживаемую ситуацию и установить баланс между  эмоциями (переживаемым состоянием) и  сознанием, ей легче контролировать их проявления и не допустить негативного  поведения, направляя эмоции в правильное русло. В некоторых случаях, например, связанных с бизнесом, работой, социальными  отношениями, требующих самодисциплины, выдержки, искусства владения собой, навыки самоконтроля крайне важны. Представьте себе руководителя компании или другого топ-менеджера, который, понимая, что подчиненные на заседании совета директоров представили отчет, из которого следует, что они из рук вон плохо справились с работой, начинает стучать кулаком по столу или кричать на сотрудников. Импульсивность эмоционально заражает, но далеко не всегда способствует эффективности деятельности. Но если руководитель достаточно хорошо владеет собой, если его самоконтроль на достаточно высоком уровне, он поведет себя иначе. Он будет осознавать неудачи команды, но не будет торопиться с суждениями. Продумав вопросы, он созовет сотрудников, поделится своим отношением к случившемуся и, в манере, свободной от агрессии и конфронтационности, вынесет взвешенное решение.

 

№10 эффективность менеджмента

1.главный критерий результативности  управления 

2.факторы, влияющие на эффективность  деятельности менеджмента 

Деятельность  менеджера заключается в руководстве  людьми (то есть в управлении), направленном на достижение поставленных целей. Если управленческая деятельность решает поставленные задачи, обеспечивает реализацию целей, причем на основе оптимального использования имеющихся ресурсов, то она считается эффективной. Иными словами, эффективность показывает, в какой мере управляющий орган реализует цели, и в этом смысле проблема эффективности управления является составной частью экономики управления, частью эффективности производства. В связи с этим оценка эффективности менеджмента будет являться основополагающей при стратегическом и оперативном планировании организации.  
Эффективность менеджмента – сложная, многогранная категория. Она отражает характерные особенности экономических, социальных и иных явлений. Анализ категории эффективности, факторов ее определяющих позволяет сделать вывод, что адекватными содержанию и формам проявления эффективности являются группы показателей экономической эффективности, которые могут выступать в качестве измерителя, критерия эффективности организации.Анализ категории эффективности, факторов ее определяющих позволяет сделать вывод, что адекватными содержанию и формам проявления эффективности являются группы показателей экономической эффективности, которые могут выступать в качестве измерителя, критерия эффективности организации. В качестве критерия эффективности производства и управления используются частные показатели использования отдельных видов ресурсов:материальных ресурсов, основных производственных фондов, капитальных вложений, производительности труда, характеризующей экономическую деятельность персонала, и обобщающие показатели,  характеризующие конечные результаты. Улучшение показателей эффективности деятельности организации возможно в результате разработки и реализации путей роста экономической эффективности управления.  
Эффективность управленческой деятельности применительно к субъекту управления характеризуется не только количественными показателями (экономический эффект), но и качественными (социальная эффективность), характеризующимися только результирующими составляющими основных показателей: завоевание общественного доверия,           управляемость системы, удовлетворенность трудом идр.  
Однако в современных условиях бизнеса на российских предприятиях недостаточное внимание уделяется проблемам оценки труда и его эффективности, и в частности оценки эффективности деятельности менеджера и персонала. Оценка менеджера производится множеством форм по двум основным направлениям: оценка эффективности труда и оценка качества, которые определяют вклад менеджера в эффективность управления. Для установления соответствия результатов деятельности личности требованиям организации осуществляется оценка трудовой деятельности персонала.  
Важнейшим условием эффективности управления сегодня является использование новейших информационных технологий. При построении системы управления следует учитывать ряд факторов, определяющих эффективное ее использование и, следовательно, влияющих на общую эффективность менеджмента. Оценить эффект внедрения информационных технологий можно по основным показателям общественной эффективности: чистый дисконтный доход, индекс доходности, внутренняя норма доходности, срок окупаемости. 

 

 Общее представление

Осуществление и совершенствование  управления организацией вызывают необходимость определения результативности данной деятельности. В связи с этим законно встает вопрос,  что такое эффективность менеджмента или управления, каковы виды и принципы эффективности.  
Какую бы деятельность ни осуществлял человек, он всегда стремится выполнять рационально и эффективно. Рационализм предполагает поиск наиболее удобных и производительных методов выполнения работы, эффективность – наилучший результат, сопоставимый с затратами усилий или ресурсов на достижение этого результата.  
В данном случае закономерен вопрос,  насколько ваша организация экономична (цена которую пришлось заплатить за полученный результат) или выгодна, одним словом во сколько раз результат больше затрат?    
Однако часто главным бывает не то, во сколько раз результат больше затрат, а является ли он более ценным. Так как на сегодняшний день в условиях рыночной экономики во главу угла встают вопросы конкурентоспособности, то вы как руководитель должны заботиться о производительности, возрастания роли управления и общественной значимости.  В связи с этим, вам нужно научиться оценивать уровень управления, возможности организации и перед вами всегда будет стоять задача выбора наиболее выгодного варианта управления. 

Для обеспечения эффективности  менеджмента необходимо учитывать  все влияния на ее же факторы. Но это можно сделать только тогда, когда эти факторы систематизированы и выделены основные и определяющие.  
Что же такое фактор, по каким признакам их можно классифицировать?  
Фактор - момент, существенное обстоятельство в каком-то процессе, явлении. Эффективность управления формируется под воздействием ряда факторов, которые можно классифицировать по следующим признакам:  
1)    по продолжительности влияния;  
2)    по характеру влияния;  
3)    по степени формализации;  
4)    в зависимости от масштаба влияния;  
5)    по содержанию;  
6)    по форме влияния;  
Рассмотрим более подробно основные факторы, оказывающие влияние на эффективность менеджмента.  
По продолжительности влияния выделяют факторы, влияние которых сказывается на протяжении длительного времени (технический уровень производства, стиль управления и др.) и которые действуют непродолжительное время (прогулы, простои, нарушения трудовой дисциплины и т.п.).  
По характеру влияния различают факторы интенсивные и экстенсивные. Первые обеспечивают повышение эффективности менеджмента за счет мобилизации внутренних ресурсов, совершенствование организации труда управленческих работников и улучшение его условий, подготовка кадров управления. Вторые предусматривают привлечение дополнительных ресурсов – увеличение численности управленческого персонала, расширение технического оснащения труда управленцев на качественно неизменной основе и т.д.  
По степени формализации выделяют количественно измеримые и количественно неизмеримые факторы.  
В зависимости от масштаба влияния факторы можно подразделить на: народно-хозяйственные, отраслевые, на уровне организаций, на уровне подразделений.  
По содержанию различают факторы:  
·               научно-технические (уровень механизации и автоматизации труда),  
·               организационные (рациональная структура аппарата управления, расстановка кадров, документооборот, трудовая дисциплина),  
·               экономические (система материального поощрения и материальной ответственности),  
·               социально-психологические (мотивация труда, межличностные отношения),  
·               технические,  
·               физиологические (санитарно-гигиенические условия труда) и др.  
По форме влияния различают факторы прямые (квалификация персонала, состояние оборудования) и косвенные (психологический климат, групповая динамика). Первые непосредственно влияют на эффективность управленческого труда, вторые - опосредованно.  
Каждый из перечисленных факторов может воздействовать на систему управления сам по себе, в отдельности, а также в совокупности с другими. При совместном положительном воздействии они обеспечивают существенный рост результативности менеджмента (за счет синергического эффекта), при отрицательном - снижают ее. Роль менеджеров состоит в том, чтобы планомерно воздействовать на указанные факторы. Рост эффективности должен стать объектом постоянной управленческой деятельности на всех уровнях организации.