Руководство по проведению интервью

«Что вы будете делать, если клиент предъявляет вам претензию, адресованную не вам?» или «Продайте  мне вот этот карандаш» или  «Давайте поменяемся местами, представьте, что интервью проводите вы...»

Наблюдения за кандидатом при выполнении таких заданий  дают возможность сделать интересные выводы о своеобразии его личности и характерных чертах поведения.

Интервью-провокация

Данный стиль предполагает сознательное использование провокаций как приема, нацеленного на выявление  моделей поведения кандидата  в нестандартных и конфликтных  ситуациях. Этот прием достаточно эффективен, однако есть опасность «перегнуть палку» и вызвать неприятие как интервьюера, так и компании в целом смягчить впечатление от применения такого стиля можно, объяснив, что с аналогичными ситуациями придется сталкиваться в реальной жизни и надо ко всему быть готовым, а затем перейти к партнерскому стилю интервью.

Интервью в партнерском  стиле

Общение идет на равных. В  ходе интервью вакантная должность  как бы «примеривается» на конкретного  кандидата. Вопросы имеет право  задавать и та, и другая сторона. Общий тон беседы доброжелательный, уважительный.

Надо помнить, что не только вы наблюдаете, но и за вами наблюдают. Не только вы выбираете, но и вас  выбирают. Поэтому стоит следить  не только за невербаликой кандидата, но и за своим поведением:

как вы реагируете на ответы, которые  вам не нравятся, как вы ведете записи, может ли их прочитать кандидат. Если вы во время беседы нервничаете, смотрите в окно, зеваете, морщитесь  или перебираете ручки или  бумаги - это красноречивый знак для кандидата.

Любой контакт является рекламой или антирекламой вашей компании. Ведя интервью в том или ином стиле, вы формируете мнение о компании в  глазах общественности.

 

В конце основного этапа  интервью необходимо предложить кандидату  задать вопросы относительно вашей  компании или должности.

Если у кандидата нет вопросов - это настораживающий сигнал: либо кандидат уже понял, что ему неинтересно  ваше предложение, либо он просто не знает, что спросить, а значит, не инициативен  или не обладает в должной степени  аналитическими способностями.

 

О чем могут быть вопросы?

О компании: размерах, масштабах  и направлениях деятельности, перспективах развития, о правилах, принятых в  компании, о надежности и платежеспособности, о людях, работающих в компании.

О должности: круг должностных  обязанностей, о будущем начальстве и возможных подчиненных, режиме работы и т.д.

О дальнейшем взаимодействии: как будет приниматься решение  о приеме на работу, предстоят ли еще собеседования, как будет  сообщено решение?

Отвечать на все вопросы  следует спокойно, с достоинством. Ваше право - решать, какую информацию и на каком этапе знакомства стоит  сообщать кандидату. Вы можете вежливо  отказаться от ответа на вопрос:

«Эта информация предоставляется  только после принятия решения о  приеме на работу», или «Мы сможем об этом поговорить на нашей следующей  встрече, хорошо?»

 

 

 

 

 

 

 

Определение интервью по компетенциям

Интервью по компетенциям является частным видом структурированного интервью, в котором задача интервьюера  выявить и оценить наличие  и степень развития тех или  иных компетенций у кандидата.

Набор оцениваемых компетенций  определяется требованиями конкретной работы, спецификой организационной  культуры компании-работодателя, а  так же исходя из изменений и нововведений планируемых в компании.

Вопросы интервью в основном сфокусированы на приведении кандидатами  примеров, описывающих их поведение  в различных ситуациях, где им было необходимо (либо же у них была такая возможность) продемонстрировать то или иное качество.

Таким образом, задачей интервьюера  является получение достаточного количества примеров, дающих возможность определить компетенции кандидата, которые  являются его сильными сторонами (применительно  к предполагаемой должности), и компетенции, которые будут ограничивать его  эффективность.

Компетенции имеют по-уровневое описание. При формировании требований к держателю позиции по каждой из компетенций определяется целевая «планка», т.е. уровень компетентности, который должен демонстрировать руководитель,  работающий на данной должности.

Задача интервьюера - оценить уровень  развития каждой компетенции, а так  же понять насколько существенен разрыв между наличным и целевым уровнями. 
Раздел 2. Работа интервьюера на различных стадиях проведения интервью

Подготовка к  интервью.

 

Подготовка интервью является одним  из важнейших факторов повышения  эффективности его проведения.

Основными рекомендациями по подготовке к интервью являются:

• Определите требования к опыту работы, образованию, знаниям и навыкам,   которые предъявляются к кандидатам на данную вакансию;
• Определите набор оцениваемых компетенций, исходя из требований конкретной работы, специфики организационной культуры компании-работодателя, и изменений планируемых в компании.
• Определите целевой уровень развития каждой из компетенций для данной вакансии.
• Проанализируйте анкету / CV кандидата, на предмет его адекватности задачам вакансии. Обратите внимание на то, как кандидат структурировал информацию о себе. Проверьте даты, временные интервалы, последовательность мест работы и должностей.
• На основании вышеприведенного анализа, а так же времени, которым Вы располагаете для интервью, выберите вопросы, которые наиболее подходят для формата Вашего интервью. Примите в расчет то, что на 1 вопрос требуется приблизительно 5-7 минут.
• Подготовьте информацию для кандидата о вакансии, о месте работы, о специфике работы в компании, …

Зарезервируйте заранее время для интервью и подготовьте комнату.

 

Телефонное интервью

 

Предварительное собеседование  может проводиться по телефону в  целях экономии времени.

Старайтесь следовать следующим  правилам:

• Если звоните по рабочему телефону, не говорите другим лицам, что звоните по поводу вакансии.
• Поинтересуйтесь у кандидата, в удобное ли время вы звоните.
• Спросите, готов ли сейчас человек рассматривать предложения о новой работе.
• В двух словах расскажите о вакансии и попросите разрешения задавать вопросы.
• Уточните сведения о профессиональных знаниях и опыте.
• Спросите о причинах сменить работу.
• Узнайте ожидания по зарплате.
• Не затягивайте разговор. Ваша цель - определить, интересен вам кандидат или нет.

 

Проведение интервью.

Проведение интервью по компетенциям требует от интервьюера высокого уровня профессионализма в области  оценки. Подробный анализ составляющих этого навыка выходит за рамки  настоящего руководства. Ниже приведены  лишь основные требования и рекомендации по технике проведения интервью:

• Постройте контакт с кандидатом таким образом, чтобы он смог говорить с Вами открыто, а Вы могли получить нужную Вам информацию. Для этого будьте: поощряющим, поддерживающим, инициативным и одновременно жестким там, где это необходимо.
• Помните, что 80 — 90% времени на первом этапе интервью должен говорить кандидат, а не Вы.
• Для того чтобы правильно использовать результаты интервью, Вы должны запоминать сказанное и правильно записывать полученные данные. Один из наиболее эффективных приемов ведения интервью — записи во время интервью. Записывайте только ключевые моменты и фразы, а так же свои комментарии об особенностях поведения кандидата.
• По каждой компетенции Вы должны собрать не менее 2-3 фактов из опыта кандидата. По каждой компетенции следует получить как позитивную, так и негативную информацию.
• Оценку кандидата проводите только после окончания интервью.
• Не подсказывайте кандидату ответы. У него не должно сложиться впечатление о том, что есть правильные и не правильные ответы.
• Используйте бланк интервью, как ориентир, а не как детальную инструкцию.

 

Схема построения интервью.

1. Введение, установление контакта
1. Представьтесь 
2. Обозначьте цель и процедуру интервью
3. Предупредите кандидата о записях
4. Задайте общий вводный вопрос (например, «расскажите о Вашей предыдущей работе»)
2. Основная часть, интервью по компетенциям
1. Исследуйте оцениваемые компетенции (см. ниже вопросы по компетенциям и индикаторы)
2. Предложите кандидату добавить о себе что-то на свое усмотрение
3. Предложите кандидату задать вопросы Вам
3. Завершение интервью
1. Расскажите кандидату о вакансии
2. Расскажите кандидату о дальнейших шагах и процедурах отбора

 

 

 

                                       ТИПЫ ВОПРОСОВ

 

 

Тип вопроса	Что можно достичь  с его помощью?	Примеры вопросов
Ключевой (в начале беседы  и при вводе новой темы)	· получить развернутую информацию по данной теме · обозначить для собеседника сферу Вашего интереса · помочь партнеру "раскрыться"	"Как Вы строите отношения с подчиненными?"        "Какие задачи  Вы решали  в последние полгода?"       "Чем Вы любите заниматься  в свободное время?"
Проверочный	· уточнить факты	"Не могли  бы Вы уточнить, в каком месяце  это было?" "И как часто  Вам платили такие премии?" "В чем заключалась  Ваша роль в этом проекте?"
Пояснение	· раскрыть сообщаемую собеседником информацию	"Значит ли  это, что Вы практически не  работали с компьютером?" "Получается, что  Вы не закончили институт?" "Так Вы не  совсем свободно говорите по-английски?"
Перефразирование	· проверить информацию · помочь кандидату в объяснении	"Если Вы  делали эту работу  раз в  неделю, то почему же Вы не  смогли изучить ее?"   "У Вас в  подчинении в последнее никого  не было, и как же Вы справлялись?"
Фокусировка	· вынудить собеседника прямо ответить на поставленный  вопрос · заставить собеседника раскрыть свои мысли и чувства (за счет создания эмоционального давления путем уточнения вопросов)	"Что Вам  больше всего нравится в Вашей  работе?" "Какие свои  качества Вы можете оценить  как положительные?" "Какими своими  успехами Вы гордитесь?"
Обобщение	· свести отдельные качества кандидата вместе и повторить их с целью уточнения понимания · зафиксировать противоречия	"Вы разработали  должностные инструкции еще в  прошлом году, но так и не  ввели их. Так ли я понял?" "Вы сказали,  что ушли с работы в апреле. А поисками работы  занялись  только в  сентябре.  Я Вас  правильно понял?"

 

 

СИТУАЦИЯ

 

Российско-бельгийская фирма  по реализации молочной продукции, насчитывающая 300 человек и успешно работающая на московском рынке, разрабатывает  планы расширения своей деятельности и организации молочного производства в России. С этой целью она объявила набор специалистов на ряд должностей, в том числе и на должность  секретаря - референта. Необходимо определить требования к претендентам и провести собеседование.

 

 

1. Составьте перечень тех профессионально-важных  качеств, которые, по вашему  мнению, обязательно должны присутствовать  у секретаря-референта. При выполнении  задания используйте анкету для  описания должности секретаря-референта  фирмы "Шанс".

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Выделите те качества, которые  можно уточнить в процессе 10-ти  минутного собеседования. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Выделите основные показатели (факты, способы реакции, особенности  поведения), которые вы можете  использовать в качестве индикаторов  при наличии у кандидата искомых  качеств.

 

 

 

 

 

 

 

4. Сформулируйте не более 10 ключевых  вопросов, с помощью которых можно  выяснить, насколько кандидат соответствует  этим требованиям (т. е. выяснить  наличие у него необходимых  качеств). 
АНКЕТА ДЛЯ ОПИСАНИЯ ДОЛЖНОСТИ

"СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ" ФИРМЫ "ШАНС"

 

1.	Название должности	секретарь-референт
2.	Непосредственный руководитель	директор фирмы
3.	Непосредственные подчиненные, их основные обязанности	Отсутствуют
4.	Основная цель работы	организация помощи руководителю, контроль и распределение информационных потоков, поступающих в офис
5.	Каковы основные обязанности  и задачи специалиста	· подготовка документов, контрактов, в том числе на французском и английском языках · стенографирование во время заседаний · телефонное обслуживание клиентов офиса, общение с клиентами и ответы на вопросы по телефону, · прием и регистрация документов, · обеспечение сохранности документов
6.	Как происходит оценка работника	по количеству замечаний  и дополнений от руководителя
7.	Как работа согласуется с  деятельностью отдела	Полностью
8.	Откуда поступает работа	· от руководителя · от коллег · от покупателей · извне (по телефону)
9.	Куда направляется сделанная  работа	· за пределы организации · руководителю · в структурные подразделения фирмы
10.	Как часто и в каком  объеме поступает работа по каждому  виду деятельности	работа поступает регулярно, по мере появления новых клиентов и видов работ
11.	Должен ли работник заполнять  какие-либо документы или вести  записи, какие и как часто	ведение журналов учета входящей и исходящей документации, поступления  звонков, отправления факсов, составления  контрактов
12.	Какое оборудование используется служащим	многоразрядные калькуляторы, системный телефон, факс, ксерокс, компьютер (Excel, Windows, Word)
13.	В какой степени работа требует контактов	· постоянный контакт с руководителем · периодические контакты со структурными подразделениями и работниками · редкие контакты с частными лицами
14.	Рабочие условия командировки	рабочее время с 9.00 до 17.30 с перерывом на обед; при необходимости  возможны задержки после работы и  работа во внеурочное время за дополнительное вознаграждение
15.	Какая требуется квалификация и опыт для выполнения работы	высшее экономическое  образование, умение работать на компьютере
16.	Какие специальные навыки и подготовка необходимы для выполнения работы	знание стенографии, делового этикета, иностранных языков, машинописи
17.	Условия найма и труда: · вид контракта · режим работы · зарплата · премия · бонусы · продолжительность отпуска	работа по контракту с 3-месячным испытательным сроком, оплата устанавливается индивидуально, предусмотрены  ежемесячные премии в размере  оклада, отпуск - 24 рабочих дня