Роль аутсорсинга в процесі прийняття управлінських рішень

Етап 2. Визначення критеріїв, що впливають на рішення.  Незалежно від того, наскільки точно визначені критерії, що впливають на рішення, кожен, хто змушений вирішувати проблему, керується додатковими критеріями. Найбільш прийнятні критерії на даному етапі ще не визначені, тому ОПР надає лише наближені характеристики, які можуть розглядатись як неважливі.

Етап 3. Розподіл критеріїв  за ступенем важливості. Оскільки критерії, визначені на попередньому етапі процесу прийняття рішень, не рівноцінні за ступенем важливості, менеджеру необхідно визначити ваговий коефіцієнт кожного критерію з тим, щоб призначити пріоритети в ході ухвалення рішення.

Етап 4. Визначення існуючих варіантів. На четвертому етапі ОПР, має визначити всі реальні варіанти (альтернативи), якими можна скористатися для вирішення проблеми.

Етап 5. Аналіз варіантів. Після визначення варіантів ОПР, має критично проаналізувати кожен з них. Переваги і недоліки кожного варіанта стають очевидними в процесі того, як вони порівнюються за допомогою критеріїв та їх вагових коефіцієнтів, встановлених на другому та третьому етапах. При цьому кожен варіант оцінюється за визначеними критеріями.

Етап 6. Вибір оптимального варіанта. Це вирішальний етап – вибір найкращого варіанта з усіх перерахованих і оцінених. Таким чином, після визначення всіх факторів, що впливають на рішення, розподілу їх за ступенем важливості і виділення найбільш вигідних варіантів треба вибрати модель, що отримала найвищу оцінку на п’ятому етапі.

Етап 7. Реалізація вибраного варіанту. Успішна реалізація управлінського рішення здійснюється за допомогою групи, або команди виконавців.

Етап 8. Оцінка ефективності рішення. Останній етап в процесі ухвалення рішення здійснюється з метою визначити, чи привело його впровадження до ліквідації відповідної проблеми. Якщо за результатами оцінки з'ясовується, що проблема, як і раніше існує, потрібно ретельно проаналізувати, на якому етапі була допущена помилка. Чи правильно визначена проблема. Чи є помилки в оцінці різних варіантів. Можливо, варіант вибраний правильно, але не належним чином реалізований. Відповіді на подібні питання можуть повернути менеджера на один з попередніх етапів. Бувають ситуації, коли процес прийняття рішення доводиться починати з самого початку.

Що стосується аутсорсингу  в даному алгоритмі прийняття управлінських рішень, то його місце визначається рядом етапів – переважно з другого по п’ятий.

Місце аутсорсингу в алгоритмі прийняття управлінських рішень представлено на Схемі 1.

Схема 1 Місце аутсорсингу в процесі прийняття управлінських рішень

1	Аналіз ситуації

 

 

8	Контроль і оцінка результатів

2	Ідентифікація проблеми

 

 

7	Управління реалізацією

3	Визначення критеріїв  вибору

 

 

 

6	Узгодження рішення

4	Розробка альтернатив

 

5	Вибір найкращих альтернатив

 

 

 

 

Розглянемо більш детально роль аутсорсингу  на кожному з  етапів прийняття управлінських  рішень:

• етап 1 – роль аутсорсера мінімальна. На даному етапі керівництво організації самостійно визначає факт виникнення проблемної ситуації, що являється передумовою звернення в аутсорсингову службу;
• етап 2 – після визначення проблемної ситуації компанія звертається до аутсорсера з проханням проаналізувати проблему та надати  найбільш прийнятні варіанти її вирішення. На цьому етапі компанія замовник відіграє лише пасивну роль, за потребою надає потрібну інформацію, контролює процес роботи;
• етап 3 – аутсорсер самостійно досліджує проблему на всіх можливих рівнях, за всіма аспектами, використовуючи в максимальній кількості всі можливі методи та технології, реалізуючи вимогу надання якісного, об’єктивного, високо професіонального матеріалу. Формування списку критеріїв для аналізу альтернативних варіантів вирішення проблеми здійснюється за участі компанії-замовника (список критеріїв повинен максимально враховувати специфіку роботи конкретного підприємства) та аутсорсера (адаптує критерії з урахуванням всіх вимог клієнта)
• етап 4 – аналіз максимально можливої кількості аспектів діяльності, які може охоплювати існуюча проблема, експертна та професіональна оцінка ситуації являються підґрунтям для формулювання списку можливих шляхів вирішення проблеми, що також входить в обов’язки аутсорсингової компанії;
• етап 5 – останній етап, в якому головну роль виконує компанія-аутсорсер. На даному етапі здійснюється аналіз всіх запропонованих варіантів вирішення проблеми. Аналіз здійснюється за переліком критеріїв, які були сформовані аутсорсером на другому та третьому етапі;
• етап 6 – за потребою замовника може виконуватись компанією-аутсорсером. Частіше керівник компанії-замовника, отримавши інформативний аналітичний звіт за визначеною проблемою з оцінкою можливих варіантів вирішення, самостійно визначає той варіант вирішення проблеми, що найбільш прийнятний та ефективний і призведе до мінімальних втрат;
• етап 7 та етап 8 – здійснюються з мінімальною участю аутсорсингової компанії. Головну роль грає керівництво підприємства, на якому виникла проблемна ситуація. Контроль та оцінка результатів використання конкретного рішення визначають ефективність застосування рішення, а також чи виникає потреба повторного проходження всієї послідовності етапів з метою пошуку та усунення помилок.

Звернення до аутсорсингу  надає компанії ряд переваг, найважливіші з яких:

• економія коштів,
• використання стороннього досвіду,
• більш ефективне здійснення функцій,
• об’єктивна оцінка ситуації,
• вивільнення та перерозподіл ресурсів, якими фірма може маневрувати і направляти на посилення своєї конкурентоспроможності та ін.

Таким чином, місце аутсорсингу  в процесі прийняття управлінських  рішень, переважно обмежується етапами: визначення критеріїв вибору, розробка альтернатив, вибір найкращих альтернатив. Саме на цих етапах аутсорсер відіграє керуючу роль і всю роботу здійснює самостійно. Однак, в залежності від особливостей послуги, що надається, аутсорсер може виконувати будь-який з етапів представленої моделі і в будь-якому об’ємі. Крім того, на замовлення клієнта аутсорсер може контролювати виконання лише одного або декількох конкретно визначених замовником етапів. Такі особливості обов’язково повинні бути вказані в договорі про надання аутсорсингових послуг.

Ми розглянули варіант, коли аутсорсер відповідає за аналітичну роботу, тобто за визначеною компанією-замовником проблемою аутсорсер шляхом детального збору і аналізу даних, генерує  найбільш прийнятні варіанти вирішення  цієї проблеми, а рішення щодо застосування того чи іншого варіанта і контроль за реалізацією покладаються на керівника компанії-замовника. Допустимі випадки, коли аутсорсер відповідає за впровадження альтернативного варіанта вирішення проблемної ситуації, чи за будь який інший етап процесу прийняття рішення. Таким чином, визначення місця аутсорсингу в процесі прийняття управлінських рішень може носити ситуаційний характер.

2. Доцільність аутсорсинга в процесі прийняття рішень.

Ми розглянули особливості  застосування технології аутсорсингу  в процесі прийняття управлінських  рішень. Проте існує також і  інший варіант, коли аутсорсинг виступає як елемент управлінського процесу. В даному випадку керівник, визначаючи доцільним застосовувати аутсорсинг, приймає рішення щодо його використання. Тобто зʼявляється потреба вирішити проблему: чи потрібно компанії звертатись до аутсорсингу, або яку компанію-аутсорсера слід обрати. В такому випадку результатом процесу прийняття управлінських рішень являється рішення щодо доцільності використання аутсорсинга.

Визначення доцільності  застосування аутсорсинга передбачає дослідження його переваг та недоліків.

До основних переваг належать:

1. скорочення витрат - основна і достатня умова для передачі сторонньої організації як прямих,так і непрямих витрат . Для аналізу і визначення доцільності передачі на аутсорсинг певних функцій, що призводять до зниження витрат, можна залучати сторонні організації, які спеціалізуються в суворо визначених сферах видах діяльності, з досить великим досвідом практичної роботи;
2. переклад постійних витрат в змінні здійснюється за допомогою двох аспектів мотивації. По-перше, за рахунок використання готової інфраструктури іншої організації скорочуються накладні витрати. По-друге, відбувається перерозподіл ризиків, частина яких переходить на залучену організацію. У контрактах аутсорсингу обговорюється, що оплата виконуваних робіт буде залежати від конкретних результатів;
3. більш ефективне здійснення функцій. Незалежно від спектра послуг стороння організація буде займатися своєю роботою більш професійно. При цьому зниження витрат буде обумовлено не тільки впливом збільшення обсягів виконаних робіт, але і застосуванням альтернативних підходів до організації такого процесу;
4. раціональний підхід до вирішення проблеми, що здійсненюється ззовні (дає компанії шанс переглянути власні методи організації роботи, тобто має на увазі перегляд першочергових завдань і порядок їх реалізації з нульової точки відліку);
5. вивільнення і перерозподіл ресурсів. Реалізується через перерозподіл ресурсів (робочого часу, грошових коштів і т.д.) на досягнення альтернативних цілей, які в даний момент для компанії найбільш значимі.

Також до переваг використання аутсорсингу належать: підвищення якості проведених заходів, свіжі креативні ідеї, генеровані компаніями-аутсорсерами. Крім цього,  співпраця між партнерами –  замовником і організацією-аутсорсером – призводить до синергії ефекту накопичених знань, навичок, досвіду, що виводить розвиток бізнесу на якісно новий рівень.

Особливу увагу слід приділити ролі аутсорсингу на сучасному бізнес-ринку. Аутсорсинг дозволяє підвищувати ефективність діяльності при швидко мінливих умовах, що характерно для сучасної економіки, при все ускладнених технологічних рішеннях та підвищенні вимог до якості як виробничої бази, так і компетенції персоналу, з одного боку, і необхідності зниження витрат для підвищення конкурентоспроможності підприємства – з іншого.

Тому, аутсорсинг – це відповідь на вимоги максимальної гнучкості, адаптивності до мінливої ​​ринкової кон'юнктури і сучасний елемент ефективного менеджменту.

Проте на ряду з перевагами існують також і недоліки застосування аутсорсинга:

1. компанія ризикує вивести за свої межі занадто багато видів діяльності і позбутися частини власних ресурсів і можливостей. У таких випадках компанія втратить види діяльності, які протягом тривалого часу забезпечували їй успіх на ринку;
2. передача деяких функцій в аутсорсинг недоцільна для великих організацій, оскільки вона може призвести до втрати конфіденційності інформації, до зниження оперативності в наданні необхідних відомостей для управління організацією,
3. психологічний фактор: не кожна фірма довірить внутрішню інформацію сторонньої організації;
4. передача на аутсорсинг яких-небудь функцій може призвести до втрати деяких видів діяльності, які в сукупності з основним видом, забезпечували організації успіх на споживчому ринку. Крім того, передавши в аутсорсинг багато функцій, у організації можуть зрости витрати. Надмірне захоплення аутсорсингом може привести фірму-замовника в повну залежність від зовнішніх виконавців;
5. досить великий ризик збитків через низьку якість послуг. Крім того, фірма-аутсорсер, як і будь-яка інша, зайнята, підприємництвом може розоритися, у зв'язку з чим, організація-замовник змушена буде скористатися послугами нового аутсорсера, а це додаткові моральні і матеріальні витрати.

Результати порівняльно-зіставного аналізу переваг та недоліків  аутсорсингу являються вирішальним  аспектом визначення доцільності його застосування в діяльності конкретної організації.

 

 

 

 

 

 

Схема 2 Переваги та недоліки аутсорсингу

 

 

Скориставшись представленими характеристиками аутсорсингу компанія при передачі бізнес-функцій аутсорсеру, повинна ретельно розрахувати доцільність аутсорсингової угоди за допомогою Методики обгрунтування управлінських рішень щодо доцільності застосування механізму аутсорсингу.

На підприємстві особа, що приймає рішення (ОПР) робить попередню, а потім детальну оцінку можливості позбавлення від неосновних бізнес-процесів з урахуванням всіх можливих переваг та недоліків. Якщо при цьому було прийнято позитивне рішення, наступним кроком буде перехід до вибору постачальника аутсорсингових послуг (схема 3).

 

 

 

 

Схема 3 Методика обґрунтування доцільності аутсорсингу