Разработка организационного проекта функциональной подсистемы управления перспективным технико-экономическим планированием системы уп

2.2.7. Краткое технико-экономическое обоснование проектных предложений.

Успешная реализация оргпроекта должна привести к эффективному технологическому процессу, который предполагает увеличение объема выпуска качественной продукции. Предполагаемые источники экономической эффективности от внедрения мероприятий:

                  Сокращение трудоемкости работ;

                  Снижение издержек производства;

                  Увеличение удельного веса продукции;

                  Увеличение прибыли;

                  Рост производительности труда;

                  Своевременное выполнение плана.

В результате введения проектного предложения по совершенствованию обеспечивающей подсистемы управления делопроизводственным обеспечением производства, повысится эффективность работы организации в целом.

3. Проектная часть. Организационное проектирование подсистемы управления делопроизводственным обеспечением связями системы управления организации

3.1 Разработка орг. проектирования

На основе  проведенного анализа и разработки задания на организационное проектирование разработан комплекс проектных мероприятий.

В проекте выделено проектное предложение совершенствования – внедрение автоматизированных программных продуктов по делопроизводству «Канцлер».

Чтобы сдерживать натиск конкурирующих предприятий и организаций, бизнес должен успешно адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремление руководства компаний, с одной стороны, к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, и, с другой, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.

Помимо перечисленного, электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE- объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования.
При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является система документального обеспечения управления (СДОУ),  которая предназначена для решения следующих задач: документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений; документационного обеспечения управления (ДОУ); получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;
контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;
организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

3.2. Обоснование социально-экономической эффективности оргпроекта

Эффективность - следствие, это результат какого-нибудь действия. Социальная эффективность проектов проявляется в возможности достижения позитивных, а также избегания отрицательных с социальной точки зрения изменения в организации. Экономическая эффективность - экономический результат  осуществления мероприятий (производственные результаты -выручка).

Разработка и внедрение организационного проекта, совершенствования подсистемы делопроизводственным обеспечением производства требует определенных инвестиций. Поэтому при расчете экономической эффективности следует пользоваться «методическими рекомендациями по оценке эффективности инвестиционных проектов и по их отбору для финансирования» [1;C.398].

К основным преимуществам использования программных продуктов по делопроизводству можно отнести: исключение ошибок, которые могут совершить специалисты; высокая точность расчетов; оперативное вычисление большого количества показателей за максимально короткое время.

Так же в отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.

Поскольку стоимость программных продуктов по делопроизводству составляет 30 000 рублей и более, не каждое предприятие желает приобрести подобную программу. Однако если сравнивать трудозатраты на оценку  деловой активности предприятия и эффективности его деятельности, покупка программного продукта является оправданной и выгодной.

Так, трудозатраты на документооборот предприятия составляют 15 000 рублей (мес. заработная плата специалиста) / 22 (количество рабочих дней в месяце) * *5 дней (время необходимое для анализа состояния дел по делопроизводству) = 3 409 рублей – месячная экономия за счет внедрения программного продукта. Годовая экономия составляет 40 909 рублей. В результате использования автоматизированной экспертной системы, у специалистов по делопроизводству появится дополнительное время для более тщательного анализа. Таким образом, приобретение программного продукта для анализа делопроизводства позволит в оперативном порядке осуществлять анализ документооборота, а также существенно сократит трудозатраты предприятия.

Применение на практике разработанных рекомендаций позволит ОАО  «Прогресс» осуществлять свою деятельность более эффективно.

4. Внедрение организационного проекта

Процесс внедрения является завершающей частью организационного проектирования, прежде чем начать  внедрение проекта, необходимо провести, ряд мероприятий касающихся материально-технической, профессиональной, и социально – психологической подготовки.

План-график внедрения организационного проекта

Таблица 4.1.4

При использовании этих мероприятий, возможно значительное улучшение подсистемы управления делопроизводственного обеспечения производства.

Заключение

В рамках данной работы был разработан организационный проект совершенствования подсистемы делопроизводственного обеспечения производства системы управления ОАО «Прогресс».

В данном курсовом проекте мы рассмотрели теоретические основы организационного проектирования системы управления организации в целом, подробно описали место подсистемы делопроизводственного обеспечения в производственной деятельности организации, а также рассмотрели отдел общего делопроизводства, как обеспечивающую подсистему системы организации.

Определили источники затрат финансирования при внедрении проекта:

        Прибыль организации;

        Резервный фонд ОАО «Прогресс»

Таким образом, поставленные задачи были решены следующим образом:

        Изучены основы проектирования системы управления;

        Проведено комплексное исследование подсистемы делопроизводственного обеспечения производства.

        Разработан организационный проект управления системой;

        Разработаны мероприятия по внедрению организационного проекта.

В проекте выделено одно проектное предложение –внедрение автоматизированных прикладных программных продуктов.

Список использованной литературы

1.             Управление персоналом: курсовые проекты, практика, государственный экзамен, дипломный проект: Учеб. пособие.  под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА – М, 2009 г.-431с.-(Высшее образование);

2.                  Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие/Под ред. Д.э.н.,проф.А.Я. Кибанова – 2-е изд.,перера. И доп. М.:ИНФРА – М. 2008 г.-365 с.-(Высшее образование);

3.                  Основы управление персоналом организации. Учебник./ Под ред. А.Я.Кибанова 2-е изд.,перераб. и доп.- М.:ИНФРА-М.,2008г.-447 с.-(Высшее образование);

4.                  Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях:  под ред. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова.М.:Флинта – 2009г.- 294 с.;

5.                  Делопроизводство компании.: под ред./ А.Непогода, П.Семченко.М:Ай Пи Эр Медиа – М.2008г.- 327с.;

6.                  Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб.пособие для ВУЗов. Под ред./С.Л.Кузнецова. М:МЭИ-М.2010 - 232с.

7.                  http://workpaper.ru/

8.                  http://www.eos.ru/

9.                  http://www.kancler.by/

10.             http://www.uchebniki-online.com/read/620/page0002.html

11.             http://rvcgnivc.ru/index

6