Разработка организационного проекта функциональной подсистемы управления перспективным технико-экономическим планированием системы уп

Из вышеуказанных функций подсистемы управления делопроизводственным обеспечением наиболее трудоемкими являются функции: осуществление разработки и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов – 39%, а также функция разработки оперативных графиков выпуска продукции и осуществления их выдачу цехам-исполнителям -28% от полной трудоемкости функций. Из этого следует, что эти функции требуют особого внимания к их выполнению.

Далее менее трудоемкими функциями являются:

      Разработка оперативных заданий цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществлять контроль межцеховых передач заготовок, деталей, узлов -13%;

      Обеспечение оперативного контроля над ходом производства, выполнения работ по внутризаводской кооперации – 8%;

      Осуществление  организации и руководства работой по комплексному экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия – 5%;

      Составление совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия – 4%;

      Обеспечение предоставления необходимыми обобщающими материалами и справками по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия – 3%.

2.1.4 Выводы из анализа состояния субъекта управления

После выполнения анализа состояния объекта и субъекта мы приходим к следующему выводу. Функционирование субъекта управления вполне соответствует достижениям целей объекта управления. Так же можно сделать следующие выводы:

Отдел общего делопроизводства слабый, фактически уходит много времени на выполнение функций, возможно, это связано: с нечетким распределением обязанностей, с отсутствием должного контроля над ходом действий, оперативного планирования, не мотивированностью персонала.

Так же важно учесть то, что масштабы работ больше запланированных, но и это, наверняка, связано, с застоями в документообороте, так как показатели своевременности тоже отстают от плановых. Уровень централизации, так же как и степень автоматизации и механизации влияет на быстроту ведения дел в рассматриваемом отделе.

Так же по трудоемкости, выполняемых функций, заметно, что происходит застой, т.е. информационные потоки развиты не достаточно хорошо.

2.1.5 Цели и критерии совершенствования подсистемы управления

Проанализировав исходные данные субъекта и объекта управления и  данные деятельности ОАО «Прогресс» были определены цель  и критерии совершенствования обеспечивающей подсистемы управления  делопроизводственным обеспечением производства. Целью является максимальное повышение эффективности деятельности отдела общего делопроизводства.

Критерии совершенствования подсистемы:

                    Своевременная разработка планов;

                    Своевременный контроль над исполнением деятельности, поставленных целей;

                     Организовать систематическое изучение использования рабочего времени, всеми категориями работников подразделения, распределить функциональные обязанности, повысить уровень требований;

                  Улучшение информационного обеспечения;

                  Улучшение мотивационного механизма;

                  Повысить уровень ритмичности подразделения.

2.2.Разработка задания  на оргпроектирование

Разработка задания на оргпроектирование является вторым этапом стадии предпроектной подготовки, результатом проведенного анализа состояния субъекта и объекта управления.

Задание на оргпроектирование содержит следующие рубрики.

2.2.1.Цель разработки оргпроекта.

Разработка оргпроекта необходима для совершенствования для деятельности подсистемы управления делопроизводственным обеспечением производства.

2.2.2.Основание для разработки оргпроекта.

Основанием служат документы, в соответствии с которыми принято решение о разработке проекта, это:

      Распоряжение директора;

      План совершенствования системы управления;

2.2.3.Требования к построению субъекта управления

Важнейшие принципы построения и развития системы управления подсистемы делопроизводственным обеспечением, использование которых необходимо при разработке данного проекта, это:

- Принцип обусловленности (формируются и изменяются не произвольно, а в соответствии с потребностями и целями производства);

-  Принцип экономичности (предполагает наиболее эффективную и экономичную организацию системы управления персоналом, снижение доли затрат на систему управления в общих затратах на единицу выпускаемой продукции, повышение эффективности производства. В случае если после проведения мероприятий по совершенствованию системы управления персоналом увеличились затраты на управление, они должны перекрываться эффектом в производственной системе, полученным в результате их осуществления );

- Принцип перспективности (при формировании системы управления персоналом следует учитывать перспективы развития организации);

- Принцип прогрессивности  (Соответствие системы управления персоналом передовым зарубежным и отечественным аналогам).

Методы построения системы управления - выработанной наукой и практикой инструментарий изучения состояний действующей системы управления, проектирования обоснования и реализации новой системы. Для данного организационного проектирования мы использовали системный анализ.

Системный анализ служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие системы управления в целом и составляющих ее компонентов, целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации; на выявление многообразных типов связей этих компонентов между собой и внешней средой, и сведения их в единую, целостную картину[].

2.2.4.Перечень проектных предложений

           На основе анализа работы делопроизводственного обеспечения выдвинут следующий перечень проектных предложений, которые внесут изменения в существующую организацию субъекта или элемента в направлении совершенствования и повышения уровня их организации:

             Внедрить систему менеджмента качества;

             Направить начальника отдела общего делопроизводства на повышение квалификации;

             Сократить цикл обоснования, выработки, принятия и реализации решений;

             Уменьшение ошибок в документации;

             Внедрение автоматизированной системы документооборота.

2.2.5. Нормативно-методическая база проектирования

Нормативные и методические документы, материалы, регламентирующие деятельность подсистемы оперативного регулирования, организации в целом, процесс организационного проектирования.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления создает условия для эффективного проектирования и реализации управленческих решений, что достигается за счет разработки и применения ряда документов организационно-распорядительного, методологического характера, которые устанавливают нормы правила - требования, методы, используемые процессы управления:

1.                  Устав организации;

2.                  Положение о общем делопроизводстве производства;

3.                  Штатное расписание;

4.                  Схема организационной структуры организации

5.                  Должностная инструкция заместителя генерального директора по общим вопросам;

6.                  Основные технико-экономические и финансовые показатели ОАО «Прогресс»;

7.                  Показатели объекта обеспечивающей подсистемы управления делопроизводственного обеспечения производства;

8.                  Состав и структура трудоемкости функций подсистемы управления делопроизводственного обеспечения производства системы управления организации.

2.2.6.Организация разработки оргпроекта

Для начала составим таблицу, в которой будут выявлены сроки разработки и внедрения проекта.

Таблица 4.Сроки разработки проекта