Разработка организационного проекта функциональной подсистемы управления перспективным технико-экономическим планированием системы уп

Процесс разработки и внедрения проекта системы управления состоит из трех стадий: предпроектной подготовки, проектирования и внедрения. Стадии и этапы организационного проектирования:

1. Предпроектная подготовка.

1.1. Технико-экономическое обоснование необходимости           разработки оргпроекта (ТЭО) – предназначен для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности совершенствования системы управления организацией и включает следующие разделы: введение, характеристика, цели и критерии совершенствования системы управления, ожидаемые системы управления, выводы и предложения. Он включает:

             Системное обследование состояния производства и управления;

             Системный анализ состояния производственной системы;

             Системный анализ состояния системы управления.

            1.2. Разработка задания на Оргпроектирование (ЗО) – является исходным документом для разработки проекта совершенствования системы управления организацией. Важнейшим разделом этапа ЗО являются «Требования к построению системы управления организацией», которые содержат формулировку требований к системе управления в целом, а также к подсистемам и элементам системы управления. Разработка задания на оргроектирование включает:

             Формулировка результатов анализа состояния производства и управления;

             Разработка предложений по совершенствованию производственной системы и системы управления;

             Расчет ожидаемых технико-экономических результатов;

             Установление сроков разработки проекта и определение источников финансирования.

2. Проектирование.

2.1. Разработка организационного общего проекта (ООП) – разрабатывается на основе утвержденного ЗО на систему управления организацией. В ООП входят:

             Разработка мероприятий по совершенствованию функциональной подсистемы управления;

             Корректировка задания на оргпроектирование;

             Расчет ожидаемого экономического эффекта;

             Экспертиза и утверждение общего проекта;

2.2. Разработка организационного рабочего проекта (ОРП) – разрабатывается на основе утвержденного ООП системы управления организацией. ОРП занимается:

             Разработка проектной документации на функциональную подсистему  управления;

             Расчет ожидаемого экономического эффекта;

             Экспертиза и утверждение рабочего проекта;

3. Внедрение проекта совершенствования системы управления включает в себя следующие стадии:

             Социально-психологическая подготовка к внедрению;

             Разработка системы стимулирования внедрения проекта;

             Опытное внедрение и внедрение проекта;

             Расчет фактического экономического эффекта;

После описания роли и места исследуемой подсистемы, а также после  изучения теоретических подходов к разработке и внедрению оргпроекта для совершенствования  функциональной подсистемы управления капитальным строительством производства переходим к аналитической части, т.е к рассмотрению содержания работ на стадии предпроектной подготовки процесса оргпроектирования.

1.3. Принципы и методы формирования и развития системы управления организации.

В процессе управления используются множество разнообразных способов, подходов и приемов, позволяющих упорядочить, целенаправить и эффективно организовать выполнение функций, этапов, процедур и операций, необходимых для эффективной деятельности организации. В совокупности они выступают как методы управления, под которыми понимаются способы осуществления управленческой деятельности, применяемые для постановки и достижения целей.

Основу системы методов, используемых в управлении, составляет общенаучная методология, предусматривающая системный и комплексный

Подходы, моделирование, экспериментирование, конкретно- исторический подход, экономико- математические и социологические измерения и т.д.

Наиболее большего эффекта и качества функционирования системы управления организации можно достигнуть в том случае, когда применяется системный метод анализа. Это позволяет оценить объект проектирования со всех сторон сразу.

2. Аналитическая часть. Предпроектная подготовка разработки оргпроекта функциональной подсистемы делопроизводственного обеспечения производства системы управления организации.

2.1. Технико – экономическое обоснование необходимости разработки оргпроекта.

2.1.1. Краткая характеристика организации и перспективы ее развития

ОАО «Прогресс» расположенное в Москве, является  крупной промышленной организацией. Она включает 7 цехов основного производства, специализирующихся на разработке и производстве генераторов и оборудования для строительного комплекса - башенных кранов, мобильных грузовых подъемников, то есть основной продукции завода. Кроме того, в настоящее время освоены и серийно выпускаются товары народного потребления. В структуру вспомогательного производства входят 3 цеха. Мастерские и производственные участки, главная задача которых – обеспечение работоспособности и ремонта оборудования, машин, механизмов, зданий и сооружений.

Конечный результат деятельности основных цехов – готовая товарная продукция, которая реализуется внешнему потребителю; конечный результат вспомогательных цехов потребляется внутри самой организации.

Обеспечивающее производство создает информационные и административные условия для развития  основного и вспомогательного производства выполняет функции координации и контроля текущей деятельности персонала, а также наем, оформление и расстановку кадров.

Рассматриваемая организация является коммерческой. Она самостоятельно заключает договоры с потребителями продукции, в том числе получает государственные заказы, а также заключает договоры и ведет расчеты с поставщиками нужных производственных ресурсов. ОАО «Прогресс» несет полную ответственность перед финансовыми органами за своевременное перечисление налогов и других платежей, покрывает из собственного дохода все убытки и потери за счет выручки от реализации

продукции производит оплату расходов на производство и его развитие, а также на закупку сырья, материалов и оплату рабочей силы.

Организация основана в 1960 году и на протяжении всего этого времени обеспечивает строительный и энергетический комплекс города и регионов средствами механизации, технологическим оборудованием, что отразилось и на организационной структуре (в ее состав входят три КБ, ориентированные на три вида выпускаемой продукции: КБ мелкосерийного производства оборудования для строительного комплекса, КБ генераторов и КБ товаров народного потребления).

Основной рынок сбыта продукции – Москва. Это около 70% от общего объема выпускаемой продукции, 10% - Московская область, остальные 20% - регионы России.

Основные технико-экономические и финансовые показатели работы ОАО «Прогресс».

Таблица 2.1.1.1

Из данных таблицы 2.1.1 видно, что фактический объем выпуска продукции превышает плановый на 11,38 млн. руб., это говорит, что организация является рентабельной. Фактические показатели превышают плановые.

Стоимость реализованной продукции по плану составило 192,41 млн. руб., что на 6,44 млн. руб. меньше фактического показателя. Объем продукции по разработкам НИИ фактически составило  64,72 млн. руб., отклонение от плана на 3,86 млн. руб. Также наблюдается отклонение от планового показателя объема продукции по разработкам КБ на 3,03 млн. руб.

Фактический показатель, характеризующий себестоимость изделий равняется 184,06 млн. руб., что на 4,84 млн. руб. больше планового показателя.  Организация перевыполнила план реализации продукции на 3%.

Однако следующее, на что следует обратить внимание, наблюдается избыток рабочей силы. Среднесписочная численность персонала составляет 4810 чел., что превышает план на 25 человек. Далее следует отметить, что в фактический коэффициент текучести кадров (12%) больше планового на 7 %. Увольнения из-за нарушения трудовой и производственной дисциплины, сверхурочная работа, слабая организация охраны труда на предприятии и т.д.

Организационная структура предприятия – иерархическая. Все работники строго подчиняются вышестоящим лицам. Рядовые сотрудники не допускаются к разработке и принятию управленческих решений. Управление осуществляется:

      Генеральным директором, которым по каждым отельным видам деятельности имеет заместителей;

      Советом акционеров, защищающим интересы работников общества.

2.1.2.Системный анализ состояния объекта управления

Объектом управления является область деятельности, на которую оказывает влияние исследуемая им функциональная, целевая или обеспечивающая подсистема.

Объектом управления оргпроекта является процесс производственной деятельности ОАО «Прогресс». В таблице 2.1.2.1 указаны  значения показателей, характеризующих подсистему управления делопроизводственного обеспечения.

Основные показатели управления международными хозяйственными связями производства системы управления организации.

Таблица 2.1.2

  Метод экономического анализа представляет собой способ подхода к изучению хозяйственных процессов в их плавном развитии. Характерными особенностями метода экономического анализа являются:

                  Определение системы показателей, всесторонне характеризующих хозяйственную деятельность организаций;

                  Установление соподчиненности показателей с выделением совокупных результативных факторов и факторов (основных и второстепенных), на них влияющих;

                  Выявление формы взаимосвязи между факторами;

                  Выбор приемов и способов для изучения взаимосвязи;

                  Количественное измерение влияния факторов на совокупный показатель.

Совокупность приемов и способов, которые применяются при изучении хозяйственных процессов, составляет методику экономического анализа. Экономический анализ позволяет найти причины отклонений от нормальной экономической деятельности[12;C.105].

Анализ этих показателей позволил выявить трудности и недостатки в состоянии объекта управления, а так же их причины.

Исходя из вышеизложенных данных, мы замечаем отставание фактических показателей.

      Так показатель удельного веса документов с ограниченным доступом отстает на 13%;

      Показатель затрат времени на подготовку документации уходит на 30 часов больше планируемого;

      Показатель уровня централизации отстает на 9,2%;

      Так же значительное отставание своевременности подготовки документов на 9 %.

      Показатель степени соблюдения требованиям отстает на 6 %.

      Необходимо учесть, показатель масштабов выполняемой  работы, фактический показатель превышает плановый на 1,1%.

2.1.3 Системный анализ состояния субъекта управления

Субъект управления - это направленность управленческого процесса, совокупность управленческих звеньев (подразделений) и руководящих лиц, обладающих определенными полномочиями и ответственностью.

Субъектом управления является совокупность управленческих звеньев и должностных лиц осуществляющие управление делопроизводственным обеспечением. В данном проекте субъектом является заместитель генерального директора предприятия по общим вопросам.

Состав и структура трудоемкости функций функциональных подсистем системы управления организации

Таблица 2.1.3