Пути совершенствования проведения деловых бесед

     Напомним  некоторые аспекты деловой беседы. Она выполняет ряд важнейших  функций. К их числу относятся:

     -взаимное  общение работников из одной  деловой сферы;

     -совместный  поиск, выдвижение и оперативная  разработка рабочих идей и  замыслов;

     -контроль  и координирование уже начатых  деловых мероприятий; поддержание  деловых контактов; стимулирование  деловой активности.

     Основными этапами деловой беседы являются: начало беседы; информирование партнеров; аргументирование выдвигаемых положений; принятие решения; завершение беседы.

     Максимальную  трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую  они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые  они хотят получить. Но практически  всегда появляется "внутренний тормоз", когда речь идет о начале беседы. Как начинать? С чего начинать? Какие  фразы более всего подходят? Некоторые  партнеры допускают ошибку, игнорируя  этот этап, переходят сразу к сути проблемы. Можно, образно говоря, сказать, что они переходят к началу поражения.

     Некоторые считают, что начало беседы определяют обстоятельства, другие, — что начинать беседу необходимо с конкретного  вопроса, третьи попросту не задумываются над этим. И лишь некоторые понимают и задумываются над этой проблемой, осознавая ее важность.

     Образно говоря, этот процесс можно сравнить с настройкой инструментов перед  концертом. В любом случае на этом этапе беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику. Ведь начало беседы — это своеобразный мостик между нами и собеседником.

     На  первой фазе беседы мы ставим следующие  задачи:

     -установить  контакт с собеседником;

     -создать  благоприятную атмосферу для  беседы;

     -привлечь  внимание к теме разговора;

     -пробудить  интерес собеседника.

     Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию  и т.д.). Причина заключается в  том, что первые фразы беседы оказываются  слишком незначительными. Следует  иметь в виду, что именно несколько  первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушать  нас или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — часто из любопытства  или ожидания чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают  внутреннее отношение собеседника  к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас [ 6, с. 266].

     Приведем  несколько типичных примеров так  называемого самоубийственного  начала беседы и проанализируем их.

     Так, следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: "Извините, если я помешал..."; "Я бы хотел  еще раз услышать..."; "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать... ".

     Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику, о которых говорят следующие  фразы: "Давайте с вами быстренько рассмотрим... "; "Я как раз  случайно проходил мимо и заскочил к вам..."; "А у меня на этот счет другое мнение...".

     Не  следует своими первыми вопросами  вынуждать собеседника подыскивать  контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время  с точки зрения психологии это  промах.

     Существует  множество способов начать беседу, но практика выработала ряд "правильных дебютов". Вот некоторые из них.

     1. Метод снятия напряженности позволяет  установить тесный контакт с  собеседником. Достаточно сказать  несколько теплых слов — и  вы этого легко добьетесь. Нужно  только задаться вопросом: как  бы хотели чувствовать себя  в вашем обществе собеседники?  Шутка, которая вызовет улыбку  или смех присутствующих, также  во многом способствует разрядке  первоначальной напряженности и  созданию дружеской обстановки  для беседы.

     2. Метод "зацепки" позволяет  кратко изложить ситуацию или  проблему, увязав ее с содержанием  беседы. В этих целях можно  с успехом использовать какое-то  небольшое событие, сравнение,  личные впечатления, анекдотичный  случай или необычный вопрос.

     3. Метод прямого подхода означает  непосредственный переход к делу  без какого бы то ни было  вступления. Схематично это выглядит  следующим образом: мы вкратце  сообщаем причины, по которым  была назначена беседа, быстро  переходим от общих вопросов  к частному и приступаем к  теме беседы. Этот прием является "холодным" и рациональным, он  имеет прямой характер и больше  всего подходит для кратковременных  и не слишком важных деловых  контактов.

     Очень важно помнить о нашем личном подходе к беседе. Основное правило  заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого  "вы-подхода". "Вы-подход" — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: "Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?"; "Как бы мы реагировали на его месте?". Это уже первые шаги в направлении "вы-подхода" . Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.

     Конечно, трудностей в начале беседы не избежать.

     Любой человек, живущий в гуще событий  и общающийся со множеством людей, постепенно накапливает опыт, формирует свои представления о приемах общения  с людьми. Это следует иметь  в виду, если возникают сложности  в начале беседы, особенно с незнакомыми  собеседниками. Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии или антипатии, в основе которых  лежит личное впечатление, вызванное  тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает.

     Это может оказать позитивное, нейтральное  или даже негативное воздействие  на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится  схематичным мышлением. Таким образом  возникают предубеждения и предрассудки. В таких случаях нужно действовать  осмотрительно, не торопясь. 

     3.Пути  совершенствования проведения деловых  бесед.

     Совершенствовать  формы и методы проведения бесед  следует независимо от того, проводятся ли они для заслушивания простого устного сообщения человека или  с целью подбора нужного, квалифицированного исполнителя определенной работы. При  этом необходимо учитывать, что каждая удачная беседа, т. е. каждое личное эффективное общение по обмену информацией  проводится с соблюдением определенных правил, которым вы вольно или невольно следуете. В связи с этим цель вашей деятельности состоит в изучении и сознательном применении их к всевозможным случаям проведения бесед, что позволит значительно повысить их эффективность, и сократить время на их проведение.  
Необходимо помнить, что в результате каждой целенаправленной беседы можно получить сведения, необходимые для принятия решения, и, лишь учитывая всю совокупность обстоятельств, отыскать оптимальное решение. При этом задача состоит в том, чтобы заранее определить и выявить нужные факты, организовать их быстрый и умелый сбор, оценить их по достоинству и вовремя прекратить беседу после получения нужных сведений. Менеджеры и бизнесмены должны помнить, что все это возможно лишь в ходе продуманной беседы. В предпринимательской деятельности необходимо исходить из того, что эффективная беседа является испытанным методом обмена информацией, необходимой для работы, и к тому же самым простым, доступным и результативным из всех известных методов. Она идет на пользу обоим собеседникам, помогает установить взаимное доверие, необходимое для бизнесменов и предпринимателей в любой обстановке, повышает деловые качества как менеджеров и бизнесменов, так и рядовых исполнителей. Зарубежные специалисты по управлению считают, что беседу можно считать экономически эффективной, если она является средством получения, а не выдачи информации, проверки и обмена информацией и используется для распределения и закрепления обязанностей при выполнении определенных заданий. 
1). Определение конкретной задачи. Конечная цель любой беседы направлена на получение информации, являющейся основой решения. Вместе с тем в ходе беседы достигаются и второстепенные задачи, заключающиеся в проверке того, что собеседник может и хочет дать и дает вам нужную информацию. При этом важное значение имеет строгая целеленаправленность и правильная последовательность определения задач, для чего рекомендуется установить:  
а) уровень квалификации работника, претендующего на данную должность, б) сможет ли работник выполнять данную работу в данных условиях;  
в) не найдется ли более подходящий работник для данного дела среди других, с которыми вы вели беседы. 
В случае если во время беседы с работником, претендующим на должность, выяснилась недостаточная его квалификация, не тратьте напрасно время. Прекращайте беседу и не пытайтесь выяснять другие аспекты. При соответствий кандидатуры первому условию, но осложнении других требований и, в частности, условий найма, определите возможность рассмотрения этого вопроса в будущем. Если уверенности нет, обсуждайте или подыскивайте другую кандидатуру.

2). Составление плана беседы. Составляйте вначале предварительный план проведения беседы. Внимательно проанализируйте и попытайтесь осмыслить его. При этом необходимо учитывать, что если известны цели и порядок, которого следует придерживаться во время беседы, то необходимо определить наиболее приемлемые методы беседы и меру использования каждого из них. Целесообразно выбрать один из трех методов проведения бесед, указанных ниже, причем лучше всего исходить из его приемлемости в конкретных условиях

3). Метод регламентированной беседы по определенному образцу. Проводите беседу по строгим правилам. Метод регламентированной беседы по определенному образцу дает лучшие результаты при использовании его как для достижения первой цели проверки пригодности кандидата к занимаемой должности, так и для получения от своих подчиненных сведений, необходимых в повседневной практике. 
В первом случае проведение беседы рекомендуется начинать с простого составления перечня вопросов, подлежащих выяснению. Преимуществом рассматриваемого метода является то, что здесь можно получить ответы и реакцию работника незамедлительно, без соответствующей его подготовки и обдумывания, определить степень владения его специальностью. Итог беседы должен показать, что если кандидат разбирается в этих вопросах и дает разумные ответы, пользуясь нужной терминологией, то вполне обоснованно можно предполагать, что у него есть опыт и навыки работы в той должности, на которую он претендует. 
Во втором случае, используя этот метод для получения от своих подчиненных сведений, необходимых в повседневной работе, лучшие результаты будут достигнуты, если вы составите, и будете пользоваться стандартным контрольным перечнем вопросов. 
4). Метод целенаправленной беседы со взаимным обменом информацией. Используя этот метод целенаправленной беседы, аргументируйте, логически обосновывайте убеждения и разъяснения, используйте рациональные логические доводы с целью преодоления неведения, субъективной, искаженной, неверной концепции собеседника по обсуждаемому вопросу. Критику неверных взглядов, установок и слабостей собеседника осуществляйте деликатно, тактично, осторожно, доброжелательно и великодушно, без всякой дискриминации и менторства. Как можно подробнее объясните исполнителю характер работы, сообщите о предоставляемых правах, благах, которыми будет пользоваться работник, и условиях работы, откройте перед ним благоприятную, оптимистическую перспективу, дайте конкретные рекомендации, которые следует усвоить и точно выполнять. Для успешного применения рассматриваемого метода требуется понимание того факта, что кандидат в ходе беседы должен получить не только полностью ответы на все свои вопросы, но и дополнительную информацию о предстоящем заседании. Исходя из этого рекомендуется заранее подготовить ответы на все предполагаемые вопросы, которые он может задать относительно работы и ее условий, а именно: специфические особенности работы, подробное ее описание, требования, предъявляемые в отношении квалификации смежной специальности, личных качеств.  
5). Метод свободной беседы. В первом случае для достижения поставленной цели подчас бывает недостаточно информации, получаемой как ответы на поставленные соответствующие вопросы. Необходимо убедиться в умении претендента мыслить логически, самостоятельно и давать ответы на вопросы еще до того, как они заданы. Для этого попытайтесь вызвать кандидата на откровенность и прислушаться к его словам. Его действия, слова, поведение, жесты, интонации, выражение лица или улыбка подскажут вам его отношение к данной работе и его истинные интересы. 
Во втором случае рекомендуется также тщательно продумать вопросы и метод ведения беседы, стараясь при этом предвидеть вопросы, которые могут быть заданы собеседником и заранее подготовиться к ответам на них. При этом исходите из того, что содержание получаемой вами информации будет зависеть от правильности и целенаправленности задаваемых вопросов. Подготовьте их заблаговременно. Вы избавитесь от неуверенности в процессе беседы, если они будут вами осмыслены и заранее подготовлены, и вам не будут угрожать непредвиденные паузы неловкого молчания в моменты продумывания и формулировки вопросов. 
Основные (ключевые) вопросы подготовьте в письменной форме. Это на тот случай, если при одном варианте вы не получите требуемую информацию. Беседу же начинайте с незначительных вопросов, формируя и задавая их по ходу разговора. Этот же метод ведения беседы целесообразно использовать и с увольняющимися работниками, при этом, возможно, вам удастся получить такую важную для управления информацию, которую нельзя получить ни при каком другом виде беседы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение.

     Практика  деловых отношений показывает, что  в решении проблем, связанных  с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с  другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и  чаще всего применяемой.

     Понятие "деловая беседа" весьма широко и достаточно неопределенно: это  и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

     Под деловой беседой понимают речевое  общение между собеседниками, которые  имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для  установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки  конструктивного подхода к их решению.

     Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить  собеседника в обоснованности вашей  позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой  беседы — убедить партнера принять  конкретные предложения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы.

1. Баева  О.А. Ораторское искусство и  деловое общение – М.: О.А.Баева.: Новое знание, 2003. – 385 с.

2. Бороздин  В. Психология делового общения В.Бороздин – М.: Инфра-М, 2002. – 224с.

3. Горанчук  В. Психология делового общения  и управленческих воздействий/  В.Горанчук.– М.: Олма-Пресс, 2003. –  245 с.

4. Ковальчук  А.С. Основы имиджеологии и  делового общения/ А.С.Ковальчук.– Ростов на Дону: Феникс, 2003. – 459 с.

5. Колтунова  М.В. Язык и деловое общение  /– М.: Экономическая литература, 2002. – 419 с.

6. Кузин  Ф.А. Культура делового общения/ Ф.А.Кузин.– М.: Ось-89, 2000. – 284 с.

7. Лавриненко  В.Н. Психология и этика делового  общения /В.Н.Лавриненко.– М.: ЮНИТИ, 2002. – 450 с.

8. Мальханова  И.А. Деловое общение/ И.А.Мальханова.– М.: Академический проект, 2003. – 493 с.

9. Шеламова  Г.М. Деловая культура и психология  общения / Г.М.Шеламова.– М.: Академия, 2002. – 514 с.