Пути совершенствования проведения деловых бесед

     Например: «Как вы понимаете, наказания вам  не избежать. Конечно, речь не идет о  понижении в разряде, вы этого  не заслужили, однако выговора вам не избежать. Понимаю, что это наказание  радости вам не прибавит, но как  бы не были высоки ваши другие заслуги, иначе поступить не могу».

     Отметим еще раз, что критика со стороны  руководителя имеет значительный мотивационный  эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и как следует изменить в работе, при этом отмечать, что уже сейчас делается этим работником хорошо, является показателем высокой коммуникативной компетентности руководителя [2, с. 216].

     Проведение  беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

     Подготовительный  этап. В период подготовки к предстоящей  беседе необходимо продумать вопросы  ее целесообразности, условия и время  ее проведения, подготовить необходимые  материалы и документы.

     При выборе места проведения беседы полезно  учесть следующие рекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать  себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу «на нейтральной территории», где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.

     Готовясь  к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своем  умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой — своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать  все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения  и поведения своего собеседника  вплоть до использования пауз и жестов. В первом случае инициатива может  перейти к партнеру, во втором—  малейшее отклонение от плана может  привести к растерянности и неуверенности. Полезнее обдумать и спрогнозировать  основные линии поведения.

     Начало  беседы. Задачи, которые решаются в  начале беседы, связаны прежде всего  с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору,

     Именно  от первых фраз каждого участника  встречи зависит их дальнейшее отношение  к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

     Перечислим  ряд методов, использование которых  эффективно в начале беседы:

     • Метод снятия напряженности: использование  теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более  тесного контакта с собеседником.

     • Метод «зацепки»: использование  какого-либо события, сравнения, личного  впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить  суть проблемы, обсуждению которой  должна быть посвящена беседа.

     — Метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества  вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы,

     — Метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения — краткое сообщение  о причинах, по которым назначена  беседа, и быстрый переход к  конкретному вопросу.

     Основная  часть беседы нацелена на сбор и  оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей  собеседника; передачу запланированной  информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного  слушания и восприятия сведений и  фактов.

     Откровенной, конструктивно-критической атмосфере  деловой беседы противоречат:

     — бестактное обрывание на полуслове;

     — неоправданное лишение собеседника  возможности высказать свое мнение;

     — навязывание мнения ведущего беседу;

     — игнорирование или высмеивание  аргументов собеседника;

     — грубая реакция на высказывание партнерами противоположных точек зрения;

     — подтасовка фактов;

     — необоснованные подозрения, голословные  утверждения, окрики за критику;

     — давление на собеседника голосом, манерами.

     В деловом русском языке можно  выделить ряд устойчивых речевых  оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе  обсуждения проблемы и принятия решения.

     Заключительная  часть беседы служит своеобразной общей  ее оценкой. Успешно завершить беседу — значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.

     Важно отделить завершение беседы от других ее фаз; для этого используются выражения  типа «Давайте подведем итоги» или  «Мы подошли к концу нашей  беседы».

     Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной  среде. Четкое осознание участниками  беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой  беседы являются необходимыми составляющими  эффективной деловой коммуникации.

     Компетенции – это характеристики, необходимые  для успешной управленческой деятельности.

     При рассмотрении качеств человека, способствующих формированию определенных трудовых навыков  и выполнению определенных служебных  обязанностей, обычно выделяют профессиональные и индивидуальные (личные) компетенции. К профессиональным относят, как  правило, те, которые касаются выполнения им работы, его служебной деятельности, усиливаются при профессиональной специализации человека, а также  отражают преимущественно рациональное в поведении человека. В противоположность  этому считается, что индивидуальные (личные) компетенции - те, которые проявляются  и вне служебных отношений, в  быту, в семье, в повседневном общении  с друзьями, членами семьи, родственниками и другими людьми. В качестве важнейших личностных качеств руководителя рассматриваются: доброжелательность, справедливость, коллективизм, умение держать слово, отзывчивость, уравновешенность, скромность, внешняя привлекательность, жизнерадостность, широта кругозора. К числу деловых качеств менеджера относятся трудолюбие, инициативность, аккуратность, профессионализм, организованность, исполнительность, энергичность, ответственность, способности к работе, дисциплинированность.

     Вместе  с тем практика показывает, что  указанное разделение не только условно, но зачастую не вполне отражает реальную действительность. Дело в том, что  эффективность управления и успешность деятельности организации напрямую связаны не только с чисто профессиональными, но и со всеми иными качествами руководителя. В частности, существуют управленческие ситуации, успешное разрешение которых зависит, определяющим образом  именно от нравственных качеств руководителя.

     В процессе своей деятельности руководитель неизбежно проецирует свой внутренний мир, свои качества, все свои достоинства и недостатки на возникающие управленческие ситуации, на деятельность коллектива и развитие организации. В зависимости от этих качеств ситуации гармонизируются и разрешаются позитивно, способствуют развитию и усилению возглавляемого им коллектива и в целом организации, или наоборот, усугубляются, способствуют возникновению новых проблем и ведут к разложению коллектива, деградации, разрушению и, в конечном счете, к ликвидации организации.

     Таким образом, не менее важны для успешности работы менеджера общее отношение  к жизни и деятельности и его  нравственные качества, в том числе  уважение к людям, чувство долга, верность слову и делу, честность  перед собой и перед другими, энтузиазм по отношению к работе, оптимизм, открытость, любознательность, креативность, самостоятельность суждений, гибкость поведения, беспристрастие, способность  к критике и самокритике, доброжелательность, чуткость, отзывчивость, требовательность, великодушие, скромность, чувство нового.

     Трудно  переоценить значение для руководства  и управления коммуникативных качеств  менеджера, и, прежде всего, общительность, тактичность, умение слушать и понимать собеседника, умение ладить с людьми, вежливость, умение психологически корректно  воздействовать на людей, умение сохранять дистанцию.

     Весьма  необходимы для менеджера его  волевые качества - настойчивость, терпение, самообладание, способность к длительной концентрации внимания.

     Большое значение для эффективности работы менеджера имеют также его  эмоциональные проявления: естественность поведения, непринужденность, искренность  в общении, устойчивость к стрессу, эмоциональная стабильность, способность  к сопереживанию.

     Следует отметить и иные качества, нередко  забываемые, такие как алертность (расслабленная собранность, мгновенная готовность к адекватному действию без суеты и перенапряжения) и  трезвость (подход к жизни и ситуациям  в ней, при котором происходит объективная, истинная оценка происходящих событий и действий всех участвующих  в них лиц, в том числе самого себя).

     Коммуникативные качества имеют исключительно важное значение для деятельности практического  руководителя и консультанта в области  управления, менее важны они для  ученого, специализирующегося на проблемах  науки управления.

     Следует иметь в виду, что в профессиональной деятельности, особенно на первых ее этапах трудно быть успешным во всем. Не ко всем видам деятельности, присущим менеджеру, начинающий руководитель проявляет  одинаковые склонности и способности. Далеко не все свойственные сфере  управления формы и методы осваиваются  одинаково успешно. В этой связи  начинающему менеджеру важно  целенаправленно формировать свой индивидуальный стиль руководства, который бы учитывал с одной стороны, его склонности и способности, различного рода индивидуальные особенности, а  с другой - необходимость развития профессиональных качеств и самосовершенствования. В этой связи начинающему менеджеру важно иметь адекватную самооценку, осознавать свои индивидуальные особенности, способности и склонности, сильные и слабые стороны характера, а также способы и методы компенсации собственных недостатков. Абсолютно недопустимы как исключающие эффективное социальное управление негативные качества менеджера: вероломство, зазнайство, косность (рабская приверженность отжившим привычкам и традициям, неспособность воспринимать и поддерживать новое, диктуемое потребностями жизни), догматизм, формализм, авторитаризм.

     Такого  рода знания своих качеств помогают менеджеру формировать индивидуальный стиль управления, способствуют повышению  эффективности его деятельности, а значит успешности действий возглавляемого им коллектива, стабильному развитию организации.

     Для самостоятельной оценки своих качеств, в частности мышления, менеджерских способностей, волевого фактора, нравственных качеств менеджера следует учитывать  мнение окружающих, использовать самонаблюдение, а также психологические тесты.

     Вместе  с тем следует учитывать, что  стремление заниматься организаторской  деятельностью и общаться с людьми во многом зависит от содержания соответствующих  форм активности и от особенностей самого человека. В значительной мере это стремление определяется субъективной ценностью и значимостью для  конкретного человека будущих результатов  его деятельности и отношением к  лицам, с которыми он взаимодействует. Часто склонности появляются в ходе таких видов деятельности и общения, которые вначале человеку безразличны, но по мере его включения в них  становятся значимыми. Здесь весьма важны постановка человеком перед  собой целей собственного развития, а также усилия, прилагаемые человеком  в достижении поставленной цели.

     Для эффективного руководства на любом  уровне управления имеют значение две  группы индивидуальных качеств менеджера  [10, с. 152]:

1. качества, знания, навыки и умения, определяемые сферой деятельности организации (экономика, наука, культура, военное дело и т.д.). Здесь большое значение имеют образование по профилю деятельности, опыт работы в данной сфере, а также наличие личных связей в сфере деятельности организации;
2. качества и навыки, относящиеся к области руководства людьми и в своей сути не зависящие от сферы деятельности организации (лидерские качества и навыки, степень развития волевой, интеллектуальной и эмоциональной сферы, нравственные качества человека). В этой связи важным является то обстоятельство, что знания приобретаются в результате возможно весьма интенсивных учебных занятий, полного погружения в служебные ситуации, приобретаются и закрепляются относительно быстро при наличии Учителя и источников информации (книг, документации и т.д.), а также практики работы в конкретных жизненных ситуациях.

     В то же время воля, эмоциональная  и интеллектуальная сферы, нравственные качества руководителя (как и любого человека) формируются в течение  всей его жизни. Развитие этих качеств  требует напряженной работы над  собой, осознания и нравственной оценки жизненных ситуаций, конкретных событий, своей роли и места в  них. Это длительный процесс, резкие скачки в нем чрезвычайно редки  и маловероятны.