Пути совершенствования проведения деловых бесед

     СОДЕРЖАНИЕ

     Введение………………………………………………….............................3

     1.Беседа  в управленческом общении. Необходимые  менеджерские качества……………………………………………………………………………4

     2.Этапы  и принципы проведения деловой  беседы……………………...19

     3.Пути  совершенствования проведения деловых  бесед………………..26

     Заключение………………………………………………………………..31

     Список  использованной литературы…………………………………….32 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Я выбрала эту тему, потому что когда  закончу академию, мне неминуемо  придётся вступить в систему межличностных  отношений между руководителем  и непосредственно мной, то есть подчинённым. Поэтому уже в процессе учёбы, полезно познакомиться со спецификой взаимоотношений управляющего и управляемого, понять, как надо правильно обращаться со своим начальником, а возможно, ещё и с подчинёнными, как изучить своего руководителя, понять, что это за человек и  какие требования он выдвигает к  подчинённым.

     Деловая беседа — это форма межличностного общения, предполагающая обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленная на решение той или  иной проблемы.

     Успех беседы во многом зависит от того, насколько  хорошо собеседники знают друг друга, правильно ли уяснили особенности  характера своего партнера и выбрали  верный тон разговора с ним.

     Основная  цель деловой беседы - убедить партнера принять ваши конкретные предложения. Задачами беседы выступает получение  служебной информации, взаимное общение  работников одной сферы, совместный поиск, выдвижение и оперативная  разработка рабочих идей и замыслов, контроль и координация начатых  мероприятий, стимулирование трудовой активности.

     Целью работы является рассмотрение темы об особенностях проведения деловых бесед.

     Задачи  работы – раскрытие вопросов об особенностях деловой беседы, о проведении деловых бесед.

     Работа  состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы. 

 

     

     1.Беседа  в управленческом общении. Необходимые  менеджерские качества.

     Деловая беседа — это разговор преимущественно  между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать  во внимание специфические особенности  личности, мотивов, речевых характеристик  друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и  предполагает разнообразные способы  речевого и неречевого воздействия  партнеров друг на друга.

     В теории управления беседа рассматривается  как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями  разных организаций (или подразделений  одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована  и чаще происходит между представителями  одной организации.

     К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством  слова оказать определенное влияние  на другого, вызвать желание у  другого человека или группы к  действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые  отношения, другими словами, создать  новую деловую ситуацию или новые  деловые отношения между участниками  беседы; во-вторых, необходимость выработки  руководителем соответствующих  решений на основании анализа  мнений и высказываний сотрудников.

     В сравнении с другими видами речевой  коммуникации деловая, беседа обладает следующими преимуществами:

     • Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.

     • Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.

     • Возможность более гибкого, дифференцированного  подхода к предмету обсуждения как  следствие понимания контекста  проведения беседы, а также целей  каждой из сторон [6, с. 188].

     Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется  именно в непосредственном межличностном  взаимодействии, позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов  партнеров.

     При проведении деловых бесед желательно следовать сформулированным в первой главе правилам эффективной речевой  коммуникации. В то же время деловую  беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить  на основе следующих важных принципов:

     • Сознательная настройка на уровень  собеседника, учет содержания выполняемых  им задач, его полномочий и сферы  ответственности, жизненного и трудового  опыта, интересов, особенностей его  мышления и речи.

     • Рациональная организация процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками  содержания информации по обсуждаемой  теме, ибо пространное изложение  и избыточная информация осложняют  усвоение самого существенного.

     • Простота, образность, четкость языка  как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника [4, с. 211].

     Роль  вопросов в деловой беседе

     Беседа  не монолог, а диалог, т.е. двустороннее общение, целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшей  проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу, Поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению.

     Так как диалог контролирует спрашивающий, то с помощью вопросов он может  направить процесс передачи информации в русло, соответствующее его  планам и пожеланиям; перехватить  и удержать инициативу в беседе; активизировать собеседника, переходя тем самым от монолога к диалогу; дать возможность собеседнику проявить себя. Следовательно, умение задавать вопросы становится ключевым инструментом для быстрого и точного получения  необходимой информации.

     По  такому основанию, как цели и методы ведения разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с  работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

     Беседа  при приеме на работу носит характер «приемного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к нескольким базовым  вопросам и соответствующим ответам  на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение  информации, которую можно сгруппировать  в следующие блоки:

     — что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;

     — почему он ищет работу;

     — каковы его сильные и слабые стороны;

     — каковы его взгляды на эффективное  руководство (иначе говоря, его представление  о хорошем начальнике);

     — что он считает наиболее весомыми своими достижениями;

     — на какую зарплату он рассчитывает.

     Беседа  при увольнении с работы имеет  две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

     1. В ходе беседы необходимо выявить  истинную причину увольнения, его  мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью  производственным процессом, невниманием  или обидой, какими-либо иными  причинами. Необходимость проведения  собеседования в этом случае  обусловлена заботой руководителя  об улучшении управленческой  деятельности на различных уровнях  производства. Для этого полезно  задавать вопросы, связанные с  содержанием, объемом, условиями  выполнения работником производственных  заданий, выяснением его оценки  таких заданий и условий их  выполнения. Следует узнать, что  не нравилось сотруднику в  его работе и, напротив, что  доставляло удовлетворение. Служащие, которые покидают организацию  по собственному желанию, как  правило, искренни в своих замечаниях  и пожеланиях и делятся информацией,  которая может улучшить положение  тех, кто остается.

     2. Иначе протекают беседы с работником, которого приходится увольнять.  Процедура увольнения по решению  руководства крайне трудна для  всех, кто принимает в ней участие.  В специальной литературе она  получила название прощального  разговора. Эта процедура опирается  на знание специфики такого  разговора и на владение техникой  его проведения. Так, прощальный  разговор никогда не назначается  перед выходными днями или  праздниками: его не следует  проводить непосредственно на  рабочем месте увольняемого или  в помещении, где работает большое  количество народа; он не должен  продолжаться более 20 мин, так  как работник, переживающий неприятное  известие, не в состоянии внимательно  слушать и обдумывать различные  подробности, которые излагает  ему руководитель. Если руководителю  предстоит упрекать работника  в нарушении дисциплины или  говорить о других нарушениях, то он должен быть точным  и корректным в изложении фактов  и не дать увольняемому оснований  сомневаться в справедливости высказанных упреков. В зарубежной практике рекомендуется заготовить гуманный для увольняемого ход; например предложить ему список свободных рабочих мест на другом предприятии или предложить нечто вроде «реабилитационной программы» для увольняемого, в которой предусмотрено сохранение его уверенности в собственных силах, поддержание его авторитета в глазах окружающих и домашних.

     Проблемные  и дисциплинарные беседы вызваны  к жизни либо возникновением сбоев  в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины.

     В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения  проблемы, стремясь к тому, чтобы  в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. При этом существуют некоторые правила, позволяющие  избежать беседы в форме «разноса»  и провести ее с конструктивными  результатами. Для этого следует:

     1) получить необходимые сведения  о сотруднике и его работе;

     2) построить беседу, соблюдая следующую  очередность в сообщении информации; сообщение, содержащее положительную  информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера;  сообщение похвально-поучительного  характера;

     3) быть конкретным и избегать  неясностей (оборотов типа «Вы  сделали не то, что нужно», «Вы  не выполнили задания» и т.п.);

     4) критиковать выполнение задания,  а не личность.

     Соблюдение  этих правил помогает создать положительный  эмоциональный фон, который позволит провести неприятную часть разговора  конструктивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную позицию.

     При проведении проблемной беседы важно  выяснить: не является ли возникшая  проблема средством привлечения  внимания? (Например, провинившийся  работник скрывает свое недовольство по какой-либо причине и не хочет или не может открыто сказать об этом.) Не вызваны ли нарушения личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.)? Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть работнику нужна большая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства? Ответы на эти вопросы позволят принять решение о возможных организационных мероприятиях, которые необходимо осуществить в конкретный срок и которые могут стать, по существу, программой по преодолению возникшей ситуации.

     Если  в ходе проблемной беседы предполагается сообщить работнику о мерах дисциплинарного  характера, решение о наказании  следует выражать просто, четко, делая  акцент на понимании и правильной оценке случившегося.