Процесс коммуникаций, его элементы и этапы

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих  материалов этим требованиям. К методам  предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение  их запасов на уровне достаточном  для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который  позволяет также осуществлять функцию  планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том  смысле, что даёт уверенность: когда  организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

Текущий контроль

Как это собственно следует из его  названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Ткущий контроль не проводится буквально  одновременно с выполнением самой  работы. Скорее он базируется на измерении  фактических результатов, после  проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях. Управляющие  системы в организациях имеют  разомкнутую обратную связь, так  как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним  элементом, может вмешиваться в  ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Заключительный контроль

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена  или истекло отведенное для нее  время. Хотя заключительный контроль и  осуществляется слишком поздно, чтобы  отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет  две важные функции. Одна из них состоит  в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для  планирования в случае, если аналогичные  работы предполагается проводить в  будущем. Вторая функция заключительного  контроля состоит в том, чтобы  способствовать мотивации.

8. Процесс контроля содержания  и основные этапы

Этапы процесса контроля:

1. Установление нормативов (установление стандартов деятельности  организации, подлежащих контролю) - установление критериев эффективности  работы в виде количественных  и качественных целей. На данном  этапе происходит определение  параметров функционирования и  развития организации, которые  впоследствии необходимо контролировать, и источников информации о  них. Параметры бывают в виде  различных стандартов и нормативов, соответствующих целям организации.  К нормативам предъявляют следующие требования:

- научная обоснованность;

- надежность;

- гибкость;

- выполнимость в нормальном  режиме работы;

- адекватность.

Не все, что нужно контролировать, можно выразить в количественных показателях. Это усложняет контроль, поэтому иногда его осуществляют ориентируясь на различные реакции людей.

2. Создается модель системы  управления организацией, на которой  отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных  и конечных результатов, а так  же места для осуществления  контрольных действий (точки контроля).

3. Сопоставление фактических  результатов с нормативами (измерение  и анализ результатов деятельности  организации). Заключается в снятии  информации о реально достигнутых  результатах и сопоставлении  с существующими нормативами,  то есть выявление отклонения  от стандартов и принятие решения  о возможной корректировке нормативов.

Подэтапы:

- определение масштаба  допустимых отклонений;

- определение скорости, частоты  и точности измерений;

- измерение результатов;

- передача информации и ее оценка.

4. Реагирование менеджера  на результаты проверки (корректировка  хозяйственных, технологических  процессов в соответствии со  сделанными выводами и принятыми  решениями). Состоит в корректировке  деятельности организации, ее  целей, пересмотре планов, перераспределении  заданий, в совершенствовании  технологий и всего процесса  управления. Если процесс управления  протекает нормально, то есть  поставленные цели, в основном, достигаются  и лучше не вносить изменения.  Необходимо определить допустимую  степень отклонения от нормативов, которые не должны вызывать  волнения у менеджера. Корректировку  осуществляют только при реальной  опасности для деятельности организации. 

Варианты  корректировок:

- устранение причин, порождающих  отклонения путем их ликвидации;

- изменение стандартов, которые  могут быть ошибочными, так как  устанавливаются на основе прогнозов,  не соответствующим реальным  ситуациям.

9. Характеристики эффективного контроля

Поведение людей не единственный фактор, который определяет эффективность  контроля. Для того, чтобы контроль обеспечивал достижение целей организации, он должен владеть несколькими важными свойствами.

1. Стратегическая направленность  контроля. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отображать общие приоритеты организации и поддерживать их. Если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть настроен эффективный контроль, даже если эта деятельность трудно поддается измерению. Естественно, что конкретные области в разных организациях будут разными, но все организации нуждаются в эффективных системах контроля.

2. Ориентация на результаты. Конечная  цель контроля складывается не  в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и обнаружить  проблемы, а в том, чтобы решить  задания, которые стоят перед  организацией. Информация о результатах  контроля важна только тогда,  когда доходит до тех лиц,  которые имеют право сделать  на ее основании соответствующие  изменения. Когда контрольный  механизм не срабатывает, то  чаще всего причина кроется  в том, что необходимо усовершенствовать  структуру прав и обязанностей, а не процедуру измерений. Таким  образом, чтобы быть эффективным,  контроль должен быть интегрирован  с другими функциями управления.

В итоге контроль можно назвать  эффективным только тогда, когда  организация фактически достигает  желаемых целей и в состоянии  сформулировать новые цели, которые  обеспечат ее выживание в будущем.

3. Соответствие делу. Чтобы быть  эффективным, контроль должен  отвечать виду деятельности, которая  контролируется. Он должен объективно  измерять и оценивать то, что  действительно важно. 

4. Своевременность контроля. Для  того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в скорости или частоте его проведения. Нужные интервалы между проведением измерений или оценок. Значение интервала определяется с учетом временных границ основного плана, скорости изменений, расходов на проведение измерений и распространение полученных результатов.

Кроме этого, важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля – это система, которая  подает нужную информацию нужным людям  до того, как розів’ється кризис.

5. Гибкость контроля. Контроль должен  быть достаточно гибким и приспосабливаться  к изменениям, которые происходят.

6. Простота контроля. Как правило,  наиболее эффективный контроль  – это самый простой контроль  с точки зрения тех целей,  для которых он предназначен.

Самые простые методы контроля требуют  меньших усилий и более экономические. Контроль должен отвечать потребностям и возможностям людей, которые взаимодействуют  с системой контроля и реализуют  ее.

7. Экономичность контроля. Очень  редко стремятся достичь с  помощью контроля полного совершенства  в работе организации, поскольку  совершенствование и улучшение  на последних этапах требуют  непропорционально больших расходов  усилий и средств. 

Нужно помнить, что все расходы  организации, должны приводить к  увеличению ее преимуществ и доходов. Расходы средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные расходы  на систему контроля превосходят  создаваемые ею преимущества, организации  лучше не использовать эту систему  контроля вообще или же ввести менее  тщательный контроль. Вообще, поскольку  в контроле спрятаны много побочных расходов, таких как расходы рабочего времени и отвлечения ресурсов, которые  могли бы быть потрачены на решение  других заданий. Для того, чтобы контроль был экономически оправдан, отношение расходов к возможной прибыли должно быть низким.

8. Контроль на международном  уровне. Когда организации осуществляют  свой бизнес на заграничных  рынках, функция контроля добывает  дополнительную степень сложности.  Поскольку при выходе на международный  уровень количество целей в  предпринимательской деятельности  значительно увеличивается, то  контроль в этом случае осуществлять  сложнее. Менеджеры должны не  только устанавливать стандарты,  измерять результативность и  корректировать действия для  своего бизнеса внутри страны, но и осуществлять аналогичные  операции для своего международного  бизнеса. 

Дополнительный фактор, который  усложняет ситуацию с контролем, связан с возможными коммуникационными  проблемами, которые возникают между  центральной штаб-квартирой корпорации и ее филиалов и дочерних фирм. Подобные проблемы могут возникать через географическую отдаленность, языковые и культурные барьеры. Менеджерам, которые вывели свой бизнес на международный уровень, можно посоветовать воспользоваться следующими приемами: 1) периодически проводите совещания в штаб-квартире фирмы с соответствующим персоналом заграничных отделений и филиалов; 2) осуществляйте визиты руководства центрального офиса корпорации в заграничные филиалы и дочерние компании; 3) назначайте на работу в заграничные филиалы менеджеров из центральной штаб-квартиры; 4) требуйте предоставления отчетов из заграничных отделений в штаб-квартиру фирмы с детальным описанием результатов деятельности по отдельным направлениям работ; 5) осуществляйте разные виды бюджетно-финансового контроля.

Анализируя результативность деятельности заграничных филиалов фирмы, нужно, однако, обязательно помнить, что  возлагать на менеджера филиала  ответственность можно только за то, которое находится под его  контролем.

Наконец, многонациональные фирмы  должны применять финансовый и нефинансовый контроль. К нефинансовым характеристикам, которые подлежат контролю, принадлежит  судьба продукции фирмы на рынке, производительность труда, репутация  фирмы в стране и в обществе, моральный уровень сотрудников, взаимоотношения с профсоюзами  и отношения с правительством иностранной страны