Процесс коммуникаций, его элементы и этапы

Утвердительный 
Они являются обладающими чувством собственного достоинства и уверенными. 
Они являются прямыми, но чувствительными в их подходе и честности. 
Говорите ясно и спокойно и имейте смягченное положение тела 
Ими легко не управляют, потому что они поддерживают себя, не будучи конфронтационными отрицательным способом. 
Они готовы сделать компромиссы.

Ясно, утвердительный коммуникационный стиль – желаемый из четырех, и  у других трех есть свои недостатки. Большинство людей может думать о различных людях, которые вписываются  в каждую категорию. Понимая различные  особенности каждого стиля, люди, ли в бизнесе или жизни вообще, могут изучить, как эффективно иметь  дело со всеми типами стилей.

В то время как не всегда приятно  иметь дело с агрессивными, пассивными, или пассивно-агрессивными лицами и  коммуникационными стилями, это  должно быть сделано. Ниже некоторые  способы справиться с некоторыми коммуникационными различиями для контакта более трудных типов:

Агрессивный: Доберитесь до пункта сразу  же. Говорите непосредственно и ясно. Так как агрессивные типы могут  быть жестоко честными и иногда невнимательными, важно взять то, что они говорят  с зерном соли. Обычно их критика  и конфронтационный вопрос не предназначены, чтобы быть взятыми лично.

Пассивный: может быть особенно печально говорить с пассивным коммуникатором, потому что у них, может казаться, не есть любое собственное мнение. Хотя это может быть расстраивающим, избегите быть настойчивыми или конфронтационными. Пассивным коммуникаторам только требуется время, чтобы чувствовать себя довольными другими.

Пассивно-агрессивный: Так же, как  пассивно-агрессивные коммуникаторы  – комбинация двух стилей, подход к  ним должен быть комбинацией также. Признайте, что говорящий с ними могло бы быть расстраивающим как с пассивным коммуникатором (так как они избегают конфликта), но это также важный, чтобы не взять что-либо, что они говорят или делают лично (как с агрессивными типами), потому что это может находиться в противоречии с тем, что они говорят.

Идеально, все должны общаться как  утвердительные типы, но это не действительность. Понимая различные типы, Вы можете столкнуться с немного меньшим  расстройством, потому что Вы признаете  стиль, знаете, что ожидать, и как  общаться лучше всего с ними. И  как только Вы понимаете свои собственные  коммуникационные ловушки стиля, Вы можете исправить их и общаться эффективнее.

5. Преграды на пути  коммуникации

Преграды на пути коммуникации – это то, что называется барьерами на пути коммуникации. Они обусловлены восприятием информации, интерпретацией получаемой информации, уровнем и разнообразием суждений. Исходя из этого, люди имеют обыкновение воспринимать порой только часть информации, искажать ее или получать искаженной. Преградами могут быть также установки, позитивные или негативные ощущения, эмоциональные состояния людей, которые могу смещать восприятие и влиять на поведение.

Согласно исследованиям, информационные потоки и точность информации в обменах ею между членами  организации зависит от атмосферы  доверия и открытости. Установлено, что, если руководители открыты и  честны со своими сотрудниками, то сотрудники, в свою очередь отвечают руководителю взаимностью, такой контакт приносит удовлетворениесо своими сотрудниками отформационные потоки и точность информации в обменах ею между членами организации зависит от атмосферы .

К используемым символам коммуникации относятся слова, жесты, интонации (вербальные и невербальные средства, семантические факторы  или факторы разнообразия значений).

Семантические барьеры – действуют в многонациональной среде, где понимание значения символа неоднозначно.

Барьеры взглядов, выражения лица – открытого, прикрытого, имеющих культурные ограничения.

Барьеры интонационные – плавности, громкости речи, чрезмерно высокой или низкой амплитуды голоса.

Барьеры плохой обратной связи или ее отсутствия – наиболее важные в устранении, так как информация в этом случае недополучена или не получена совсем.

Барьеры от невоспитанности слушателя – часто встречаются у людей, которых не обучали умению слушать. Управляющим свойственно больше говорить, чем слушать. Со временем это переходит в привычку. По исследованиям ученых руководитель с течением времени слышит лишь на 25 % эффективно.

Барьеры искажения информации – преднамеренные и непреднамеренные. Возникают вследствие фильтрации информации, затруднения в межличностных контактах, разности расставленных отправителем акцентов. Согласно исследованиям, 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% — до начальников цехов, 20% -до рабочих.

Барьеры информационных перегрузок. Руководитель не в состоянии адекватно реагировать на избыток информации. Он вынужден отсеивать ее часть, но не обязательно ту, которую считают наименее важной подчиненные.

Барьеры, связанные с плохо структурированной организацией. Если структура организации продумана плохо, то растет вероятность информационных искажений. Многие организации, исходя из этого, перешли к структуре с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена.

Наличие преград  на пути коммуникации поддается (должно поддаваться) регулированию. То есть регулирование  информационного потока – одна из функций руководителя, показатель оценки его работы. Управленческие действия по регулированию информационного  потока: создание прочной обратной связи; снижение остроты тенденции  фильтрации или игнорирования идей, сбор предложений, телефонная связь; регулярные ответы руководства на вопросы сотрудников.

Итак, эффективность управления коммуникационным процессом и информационными потоками достигается хорошо отлаженной обратной связью: между организацией и ее средой; между уровнями подразделений; между различными отделами; между руководителем и подчиненным; между руководителем и рабочей группой.

6. Регулирование и контроль  в системе менеджмента

Регулирование в системе  менеджмента – одна из четырех  взаимосвязанных функций менеджмента. Слово «менеджмент» имеет в данном контексте три значения. Менеджмент – это управление, вид деятельности по руководству людьми и процессами в организации. Также менеджмент – это область знаний о том, как осуществлять процессы управления. И, наконец, под менеджментом понимается категория специалистов, осуществляющих функцию управления.

Управление – это не единовременное действие, а сложный  процесс, состоящий из серии непрерывных  взаимосвязанных действий. Каждое действие является самостоятельным процессом  и называется управленческой функцией. Каждая из функций также представляет собой процесс, состоящий из сложной цепи действий, связанных между собой, и очень важна для успешного ведения дел в организации.

Функциями менеджмента являются четыре взаимосвязанных процесса: планирование, организация мотивация и контроль. Регулирование и контроль в системе менеджмента тесно связаны с функцией планирования. Поскольку, в процессе выполнения планов, органами управления осуществляется регулирование. Регулирование – это деятельность по поддержанию заданных параметров в системе менеджмента, в которой процессы управления динамично меняются. Регулирование имеет задачу сохранять упорядоченность, как в системе производства, так и в системе управления. Функция регулирования связывает систему управления с внешней средой.

Регулирование в  системе менеджмента призвано детерминировать всякое отклонение от нормы и достигать такой деятельности системы, при которой все отклонения состояния системы менеджмента от заданного значения, нормы, выравниваются.

Производство – это  деятельность, связанная с постоянным динамизмом процессов. Непрерывные  изменения ситуации порождаются  движением самой системы и  возмущающими действиями внешней среды. Внутренние для системы изменения учитываются специфической формой регулирования – диспетчерской деятельностью. Воздействия же внешней среды проявляются в отношениях, в первую очередь, между предприятиями - между потребителем и поставщиком. Не являются редкостью нарушения обязательств по поставкам, например, и это очень осложняет регулирование. Поэтому система менеджмента должна владеть различными приемами регулирования – устранение воздействия помех, выравнивание отклонений, компенсация возмущений – чтобы сохранение заданных параметров было обеспечено.

Вместе с функцией регулирования  в системе менеджмента качества осуществляется координирование – обеспечение согласованности действий по времени и в пространстве органа управления и должностных лиц, а также между системой и внешней средой. Координирование обеспечивает быстродействие системы менеджмента, гармонию взаимосвязей подразделений, маневрирование ресурсами, техническими и трудовыми, когда меняются технико-экономические задачи. Координация – это синхронизация усилий всех участников производства, которая позволяет эффективно достигать поставленных целей.

Регулирование в  системе менеджмента невозможно без коммуникации. Коммуникация - процесс межличностного и организационного общения при передаче информации внутри системы и во внешнюю среду. Посредством коммуникации информация передается одним лицам, которые принимают решения, и эти решения передаются исполнителям. Как показывает практика и исследования, в системе менеджмента большую часть рабочего времени занимают именно коммуникации - обмен информацией. Характер коммуникаций может быть различным – от устных распоряжений до заседаний, документов, отчетов, служебных записок. Широко используются электронная и телефонная связь, радио и телевещание. Таким образом, в интегрированной системе менеджмента устанавливается взаимодействие между подразделениями, осуществляется маневрирование ресурсами, достигается единство и согласование всех стадий менеджмента как процесса управления - планирования, организации, мотивации и контроля, а также согласованность действий руководителей. Коммуникации являются связующим звеном всей системы менеджмента.

7. Формы и методы контроля деятельности организации

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки  стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация  функционировала успешно.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить  проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в  кризис.

Одна из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Равно важной является и положительная  сторона контроля, состоящая во всемерной  поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы  определить, какие именно направления  деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи  организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям  внешней среды.

Контроль не только позволяет проблемы и реагировать на них так, чтобы  достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно  вносить радикальные изменения  в деятельности организации.

Контроль - это критически важная и  сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что  контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого  не поручал.

Контроль есть фундаментальный  элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать  полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они  являются неотъемлемыми частями  общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как  мы познакомимся с тремя основными  видами контроля: предварительным, текущим  и заключительным. По форме осуществления  все эти виды контроля схожи, так  как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе  к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

рис № 1

Предварительный контроль

Этот вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления  предварительного контроля является реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде всего, он применяется по отношению к  трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа деловых  и профессиональных навыков и  отбора наиболее подготовленных и квалифицированных  людей. Во многих организациях предварительный  контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса  обучения.