Применение системного подхода в менеджменте

    3) объяснение поведения или свойств  интересующего нас предмета с точки зрения его функций в этом целом, частью которого он является.

    Таким образом, при системном подходе синтез предшествует анализу, а при традиционном - наоборот.

    При аналитическом подходе объясняемый  предмет рассматривается, как целое, которое предстоит разложить на части. При системном подходе, объясняемый предмет рассматривается как часть некоторого целого.

    Таким образом, традиционный подход к управлению исходит из предпосылки, что наилучшего функционирования предприятия можно  достичь простым суммированием его частей в режимах наилучшего их функционирования. Принцип системности утверждает, что для сложных систем это условие не выполняется.

    Итак, автор изучил эволюцию развития системного подхода в менеджменте, современное  состояние системного подхода и его отличия от традиционного. Исходя из того, что в практической части работы автор будет рассматривать особенности применения системного подхода в социальной организации – одном из структурных подразделений муниципальной администрации, автор считает необходимым кратко остановиться на использовании системного подхода в муниципальном менеджменте.  

    1.2 Основные признаки  системности и  системные концепции

    Применение  теории систем к управлению помогает руководителям увидеть организацию  в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также способствует интеграции положений всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

    Теория  систем впервые была применена в  точных науках и в технике, а в конце 50-х годов стала использоваться в управлении, что явилось важнейшим вкладом в науку управления. Системный подход – это не набор каких-то руководств или принципов для управляющих, а способ мышления применительно к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, следует определить, что такое система.

    Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Примеры систем – машины, компьютеры, телевизоры, состоящие из множества взаимозависимых частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Если одна из частей будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Все биологические организмы также представляют собой системы. Жизнь человека зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальный организм человека.

    Все организации – это системы, поскольку  люди являются наряду с техникой социальными  компонентами организаций. Таким образом, социотехнические системы – это  люди и техника, используемые совместно в процессе производства. Точно так же, как и в биологическом организме, все части организации взаимозависимы.

    Существует  два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система, имеющая  жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от окружающей систему среды. Часы – пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

    Открытая  система – это система, взаимодействующая  с внешней средой, приспосабливающаяся  к изменениям в ней. Энергия, информация, материалы – это объекты обмена с внешней средой через проницаемые  границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне.

    Руководители, в основном, занимаются открытыми  системами, потому что все организации  являются открытыми системами. Выживание  любой организации зависит от внешнего мира.

    Крупные составляющие сложных систем, таких, как организация, человек или  машина, зачастую сами являются системами. Части, т.е. крупные функциональные составляющие сложной системы, называются подсистемами. Основное различие подсистем одной системы – в функциональности, т.е. каждая подсистема выполняет особую функцию. Понятие подсистемы – это важное понятие в управлении. Путем подразделения организации на отделы руководство намеренно создает внутри организации подсистемы – управленческие, кадров, маркетинга, финансов, и т.д. Отделы, управления и различные его уровни – каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.

    Подсистемы, в свою очередь, могут состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Проржавевший проводок от аккумулятора не подает ток в электросистему автомобиля, вследствие чего не может работать вся машина. Точно так же работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

    Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихейвиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления, главным образом, – техническими подсистемами. В результате они часто не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют, какое средство из арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

    Модель  организации как открытой системы (рис. 6) представляет собой упрощенное изображение организации как  открытой системы, есть входы и выходы. Входы – это компоненты, которые организация получает от окружающей среды: информация, капитал, человеческие ресурсы и материалы. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта готовая продукция и услуги, выносимые организацией во внешнюю среду, являются выходами. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавленная стоимость входов, включающая сумму затрат на заработную плату, процент на капитал, ренту и прибыль.

    В результате появляются многие возможные  дополнительные выходы, такие, как: прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответствен-ности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

    Рисунок 1.3.1 – Модель организации как  открытой системы

    Вообще  под операцией (или операционной функцией) понимается законченное действие или ряд связанных между собой действий, направленных на решение определенной задачи.

    Операционная  функция включает в себя те действия, в результате которых производятся товары и услуги, поставляемые организацией во внешнюю среду. Функцию операций имеют все организации, иначе  они просто не могут существовать. Термины «операции» и «производство» взаимозаменяемы. Однако под производством в основном понимается выпуск товаров и переработка сырья. Термин «операции» шире, он включает не только производство товаров, но и предоставление услуг, в том числе и нематериальных (отсюда – «непроизводственная сфера», включающая торговлю, гостиничный бизнес и т.д.).

    Больше  всего организации отличаются друг от друга по характеру конкретных видов деятельности, входящих в операционную функцию. При производстве, например, автомобилей и бытовой техники, перерабатываются огромные количества типов материалов; сначала из материалов производят отдельные детали и узлы, затем их собирают в готовые изделия стандартной конструкции. Строительные фирмы тоже потребляют большие объемы материалов, но каждая единица готовой продукции в этом случае может быть уникальна по своей конструкции. Кроме того, строительные работы происходят не в условиях фабрик или заводов, а на отдельных строительных площадках, где в дальнейшем и эксплуатируются изделия строительной промышленности.

    Полная  система производственной деятельности организации, состоящая из четырех  подсистем: планирующей, контролирующей, перерабатывающей и обеспечивающей, называется операционной системой. Некоторые авторы (например, В.Хойер) объединяют две первые подсистемы, подчеркивая их несомненное и необходимое единство (нельзя контролировать то, что не планируется, и бессмысленно планировать то, что невозможно проконтролировать). Организация как открытая система, которая преобразует входные величины в выходные, представлена на рис. 7. Взаимодействие отдельных подсистем между собой показано стрелочками, обозначающими потоки информации.

    Рисунок 1.3.2 - Операционная система организации

    Функция, считающаяся частью подсистемы обеспечения  в одной организации, может быть составляющей частью перерабатывающей подсистемы в другой. В университете, например, типография выполняет обеспечивающую функцию, а в коммерческом предприятии она может оказаться основной перерабатывающей подсистемой.

    Подсистема  планирования и контроля – это  подсистема, решающая конкретные вопросы, как правило, планирование производственных мощностей, диспетчеризацию, управление материально-производственными запасами, контроль за качеством, получает от перерабатывающей подсистемы информацию о состоянии системы и незавершенном производстве. Из внутренней среды организации поступает информация о целях, политике, основных направлениях и других внутренних параметрах. Из внешней среды поступает информация о спросе на продукцию, стоимости ресурсов, тенденциях развития технологии, правительственных нормативных актах и других факторах. Подсистема планирования и контроля должна обработать весь этот обычно большой объем сложной информации и выдать решение, как должна работать перерабатывающая подсистема.

    Операционные  системы можно классифицировать разными способами. В табл. 6 приведена  двухмерная классификация, основанная на характере выхода и типе используемого процесса переработки ресурсов. В соответствии с этой структурой можно проанализировать фактически любую операционную систему. Четыре типа процессов переработки опишем в таблице: 

    Таблица 1.3.1 – Классификация операционных систем

    Отличительными  характеристиками систем, ориентированных  на проекты, является то, что каждая единица конечной продукции уникальна  по конструкции, выполняемым задачам, местоположению или по каким-либо другим важным признакам. Процесс производства при этом имеет единичный, неповторяющийся характер. На выпуск каждой единицы продукции затрачивается относительно продолжительное время: несколько недель, месяцев или даже лет.

    Все ресурсы операционной системы в  данный момент времени направляются на реализацию одного или нескольких проектов.

    На  организацию могут влиять многие факторы внешней среды – от экономических и технических  условий до изменения социальных ценностей, политических сил и т.д.

    Взаимосвязанность факторов внешней среды – это  уровень силы, с которой изменение  одного фактора воздействует на другие факторы; изменение любой внутренней переменной может сказываться на других; изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Так, в начале 70-х годов нефтяной шок, вызвавший повышение цен на продукты нефтепереработки, повлек за собой общее повышение цен почти на все товары и услуги. Эти изменения стали катализатором серии правительствен-ных акций, таких как регулирование температуры в общественных местах, установление нормативов на эффективность использования топлива, введение налогов на сверхприбыль нефтяных компаний и т.д.

    Взаимосвязанность различных факторов внешней среды, как считают некоторые специалисты, должна была превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся. В этих условиях руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно, а должны понять взаимосвязанность и изменчивость этих факторов. Сегодня выживание многих фирм решающим образом связано с уровнем знаний организации об окружающей ее среде.

    Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация  обязана реагировать, а также  уровень вариативности каждого фактора.