Подготовка и проведение деловых переговоров

Третий  этап проведения переговоров завершает длительный и трудный поиск решения проблемы: стороны приступают к разработке итоговых договорённостей. При работе над соглашением участником переговоров предстоит сделать окончательный выбор, который должен находиться в зоне допустимой для обеих сторон решения. [16; с 175]. 

Подготовка  к переговорам

     Тщательная  подготовка к переговорам – это залог их успешного проведения. Зачастую люди испытывают соблазн идти по пути наименьшего сопротивления и экономят время и силы на подготовку к переговорам.

Подготовительный  период может начаться задолго до фактического начала

переговоров и включает два основных аспекта организационный и содержательный. Организационный процесс: прежде всего необходимо осуществить выбор место и встречи. При выборе места проведения переговоров следует помнить о том, что люди комфортнее чувствуют себя на своей «территории» будь это офис или страна. А потому принимающая сторона имеет определённое преимущество. Возможен  выбор нейтральной территории. Что касается временного параметра переговоров, то длительность переговоров может быть весьма различна, от одного – двух дней до нескольких месяцев. [ 2; с 143-144].

Определение повестки дня –  не менее важная составляющая подготовки к переговорам. В процессе её составления определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решаются вопросы о длительности выступлений.

Формирование  состава участников переговоров – в этом случае необходимо решить такие вопросы, как: 1) кто возглавит делегацию 2) каков будет её количественный и персональный состав.

Содержательный  аспект:  в ходе подготовительного периода стороны обязательно решат ряд задач, которые и составляют собственно подготовку к предстоящим переговорам:

1. Анализ проблемы и интересы сторон;
2. Оценка возможных альтернатив переговорному соглашению;
3. Определение переговорной позиции;
4. Разработка различных вариантов решения проблемы и формирования соответствующих предложений;
5. Подготовка необходимых документов.

Важнейшая составляющая  содержательной стороны  подготовительной работы – анализ проблемы и интересов  сторон. Будущие переговоры могут  увенчаться успехом лишь в том случае, если стороны досконально проанализируют ситуацию и соберут необходимую информацию. До начала переговоров каждая из сторон должна оценить возможные альтернативы

переговорному соглашению. Это необходимо на тот  случай, если переговоры не завершаться успехом. Следующий шаг  подготовке к переговорам – определение переговорной позиции, стороны должны продумать вопрос о первоначально выносимой на переговоры позиции. В процессе подготовки к переговорам каждому из участников необходимо также разработать различные варианты решения проблемы и сформулировать предложение, отвечающее тому или иному варианту решения. [ 19; с 215].

Проведённая участниками целенаправленная подготовка к переговорам позволяет минимизировать риск их осложнений или срыва и  рассчитывать на результативность предстоящего переговорного процесса. Не стоит забывать – «тот, кто хорошо подготовился к сражению, на половину победил».  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.   Правила ведения  бесед и совещаний

  Деловая беседа

     Каждый  менеджер должен уметь вести деловые беседы. От этого во многом зависит успех или не успех дела. Пожалуй, беседа является одной из самых распространенных форм общения между людьми. Беседа может протекать между равными по своему социальному и интеллектуальному уровню партнерами, между начальником и подчиненным, мужчиной и женщиной, учителем и учеником, взрослым и ребенком. И каждый раз, в каждом конкретном случае имеется свой проверенный всем опытом человечества, стиль или сценарий. Даже самая «пустая, светская» беседа должна иметь четкую цель – это общее правило для любых форм общения. Очевидно что целью случайной, незапланированной беседы может быть просто приятный, необременительный диалог, когда каждый из собеседников старается быть вежливым, учтивым собеседником и тема их не принудительного разговора должна быть интересной для каждого из них.

[ 10; с  187].

Деловая беседа -  как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение, уточнение влияющих на выбор решения факторов, выбор решения, принятые решения и доведение его до собеседника. Залог успеха деловой беседы – компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников. Важным элементом как деловой, так светской беседы является умение слушать и слышать собеседника. Чтобы общаться мы должны выражать идеи, наши мысли и чувства. Существуют определенные правила, которых целесообразно придерживаться при ведении бесед в деловой и неформальной обстановке. Среди них можно выделить следующие наиболее важные. Говорить нужно так, чтобы каждый участник беседы имел возможность легко вступить в разговор и высказать свое мнение. Недопустимо нападать с горячностью и нетерпением на чужую точку зрения. Высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его, горячась и повышая голос: спокойствие и твердость в интонациях действует более убедительно.

Изящество в разговоре достигается через  ясность, точность и сжатость высказываемых  доводов и соображений. Во время  беседы необходимо сохранять самообладание, хорошее расположение духа и благожелательность. 

Подготовка  к беседе. Если на беседу вы пришли впервые, то необходимо, войдя – назвать себя. Если посетитель пришёл к вам и представился, постарайтесь сразу запомнит его имя и отчество. Всматриваясь в лицо своего будущего собеседника, нужно постараться прочесть его взгляд и без слов установить взаимное понимание. Учёные выяснили, что впервые встречая человека, мы сначала обращаем внимание на его внешний вид, нас интересует его экспрессия. («По одежке встречают, а провожают по уму») [10; с 184].

Встретив  посетителя, нужно встать из-за стола и пригласит собеседника сесть напротив.

     В каждой деловой индивидуальной беседе сложившуюся ситуацию рассматривают  с разных точек зрения два человека, причём каждый из них часто считает, что его точка зрения единственная правильная.

Менеджер должен понять, как его собеседник оценивает ситуацию и почему именно так, а не иначе. Необходимо постараться представить полную картину события или обстановки, ориентируясь только на слова собеседника. Нужно уметь слушать и правильно задавать уточняющее  и наводящие вопросы, которые могут помочь раскрыть мысли собеседника и как итог – правильно определить его точку зрения.  [10; с 185].

Беседа  может иметь сценарий, то есть строиться  по заранее подготовленным вопросам. Первый вопрос должен быть простым  и интересным, но не дискуссионным. Есть правило: чем больше человек хочет убедить, тем меньше он должен утверждать. Это позволит снизить количество контрутверждений уже в начале беседы. Личные вопросы и оговорки обычно приберегают к концу беседы, когда с собеседником установлен определённый контакт. [ 14; с 145-146 ].

Беседа  не всегда может проходить гладко. Причину неудач следует искать только в себе, в своём выражении лица, тоне, внимании, а не в собеседники.

Не следует  бояться высказывать эмоции, реагируя на слова собеседника.

Пагубной  для беседы оказывается безудержная  категоричность суждений, которая может  уничтожить доброжелательность собеседника. Нужно обращать внимание на темп беседы и паузы. Это имеет большое  значение, так как помогает выделить главное, подчеркнуть последующие или предыдущее. Речь собеседников должна быть отчетлива и предельна ясна. Не следует говорить слишком громко или слишком тихо. Первое – бестактно, второе – может заставить вашего собеседника многократно задавать один и тот же вопрос.

Как только точка зрения собеседника становится ясной и свою вы тоже высказали, можно  беседу завершать. Все вопросы согласованы, решения сформулированы, регламент  беседы выполнен. Можно прощаться. 

Совещания

Во время  совещаний между подчиненными и  руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, о чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям: 

• Сбор и переработка информации
• Координация деятельности всех служб предприятия и все его сотрудников
• Принятие решения

На совещание  сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению  общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения. [ 22; с 49].

Для некоторых  предприятий деловое совещание  – это единственная возможность  видеть и слышать руководителей  высших уровней управления. Для руководителей  деловое совещание  - возможность  показать свой талант менеджера.

Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:

• развитие и укрепление политики предприятия и проведения ее в жизнь
• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы
• выявление и расчет коллективных результатов
• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта

Планирование  проведения совещаний

Проведение  любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов.

1. Подготовка совещания

Начинается  с определения целесообразности его проведения. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений альтернатив, принятие решения по комплексным вопросам.

На этом этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть: решение вышестоящего руководства, возможность решения вопроса по телефону, возможность объединения с другими совещаниями. В том случае, если менеджер все-таки убедится в полезности совещания, его можно проводить. Итак, решение о целесообразности проведения совещания принято.

2. Проведение совещания

Менеджер-организатор  совещания должен заблаговременно  ознакомить всех участников с повесткой  дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать  тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

Учёные  установили, что оптимальная продолжительность  совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40 – 45 минут.[ 10; с 191]. Спустя 50 минут у участников совещания ослабляется внимание: возникает шум, лишние движения, отвлечённые разговоры. Если и

дальше  продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает  утомление. В случае если совещание  продолжается 2 часа без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы совещание  побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещание не должна превышать более 1 часа. Если обстоятельства дела требует более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять перерыв 10 – 15 минут.

3. Подведение итогов  и принятие решений.

Обычно  решение на деловом совещание  принимается с всеми вместе и  каждым в отдельности. Эффективность  решения зависит от того, насколько  каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и сооброжаения в общее решение.

Решения могут вырабатываться двумя способами: специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его  проект. Проект зачитывается. Участники  совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования; председатель собрания подводит итоге обсуждения и формулирует решение.

4. Контроль за выполнением  решения.

Без претворения  решения в жизнь и контроля за этим процессом любое деловое  совещание становиться бессмысленным. На этом этапе определяются лица, которые будут осуществлять контроль. 
 
 
 
 

Глава II. Подготовка и проведение деловых переговоров в гостинице  

«Панорама» 

2.1 Характеристика гостиничного  комплекса «Панорама» 

     Гостиница «Панорама» открыла свои двери для Сахалинцев и гостей города 3 сентября 2007 года. Находится гостиница в центре города и размещается в девятиэтажном здании. Гостиница не имеет звездной  категории, она относится к эконом классу, но при этом располагает уютными, комфортными и просторными номерами, а также великолепным панорамным видом.