Подготовка и проведение деловых переговоров с партнерами в турбизнесе

Деловой протокол охватывает широкое поле своей  деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение  записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т. д. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

      Переговоры  можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые меры для их реализации; сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров:

Анализ  итогов переговоров преследует следующие  цели:

- сравнение  целей переговоров с их результатами;

- определение  мер и действий, вытекающих из  результатов переговоров; 

- деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

Анализ  итогов деловых переговоров должен проходить 

по следующим  трем направлениям:    

1) Анализ  сразу по завершении переговоров  - такой анализ; помогает оценить  ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения); 

      2) Анализ на высшем уровне руководства организацией - такой анализ результатов переговоров имеет следующие цели: 

       обсуждение отчета о результатах  переговоров и выяснение отклонения  от ранее установленных директив;

       оценка информации об уже принятых  мерах и ответственности;

 определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров;

 получение  дополнительной информации о  партнере по переговорам;    

      3) индивидуальный анализ деловых  переговоров — это выяснение  ответственного отношения каждого  участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из переговоров.

В процессе индивидуальною анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

- правильно  ли были определены интересы  и мотивы партнера по переговорам?

- соответствовала  ли подготовка к переговорам  реальным условиям, сложившейся  ситуации и требованиям?

- насколько  правильно определены аргументы  или предложения о компромиссе? как повысить действенность аргументации в содержательном и методическом плане?

что определило результат переговоров? как исключить  в будущем негативные нюансы  в процедуре проведения переговоров?    

- кто  и что должен делать, чтобы  повысить эффективность переговоров?

- получение  объективного и полного ответа  на последний вопрос будет играть решающее значение для будущности организации.     

Условия эффективности переговоров. Предпосылки  успешности деловых переговоров  затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и  условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия:

- обе  стороны должны иметь интерес  к предмету переговоров;           

- они  должны иметь достаточные полномочия  в принятии окончательных решений  (соответствующее право на ведение переговоров);  

- партнеры  должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров;

- уметь  максимально полно учитывать  субъективные и объективные интересы  другой стороны и идти на  компромиссы;

- партнеры  по переговорам должны в определенной  мере доверять друг другу.

Для обеспечения  эффективности переговоров следует  соблюдать определенные правила.

Основное  правило состоит в том, чтобы  обе  стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров. 

Самое главное на переговорах — это  партнер. Его нужно убедить в принятии предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.

Переговоры  — это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому  важно найти общий знаменатель  для различных интересов партнеров.

Редкие  переговоры проходят без проблем, поэтому  важна склонность к компромиссу.

Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому  важно уметь задать правильно  вопрос и уметь выслушать партнера.

Позитивные  результаты переговоров следует  рассматривать как естественное их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.

Переговоры  считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2

Анализ  проведения деловых  переговоров в  туристическом агентстве  ООО «Антарес - тур».

2.1. Туристическое агентство ООО «Антарес – Тур» 

тел.: 8(931)220-99-23 
skype: antares-nn 
twitter: https://twitter.com/antarestour

Веб – сайт: http://antares-tur.ru

электронной почте: antares-tour@list.ru 

В своей курсовой работе я хотела бы рассмотреть еще  совсем новое туристическое агентство  ООО «Антарес - Тур».

Туристическое агентство «Антарес-Тур» на рынке  туриндустрии работает с февраля 2010 года. С даты основания офис компании располагается на Московском шоссе, д. 122, в ГМ "Карусель" на 2 этаже.

На данный момент планируется открытие дополнительного  офиса в верхней части Нижнего  Новгорода.

Виды услуг:

1. Подарочные сертификаты
2. Пляжный отдых
3. Экскурсионные туры
4. Активные туры
5. Морские и речные круизы
6. Лечение и оздоровление
7. Детский отдых
8. Шоп туры
9. Горные лыжи
10. Россия и СНГ
11. Льготный отдых
12. Индивидуальные и VIP - туры

ООО "Антарес-Тур" работает по программе социального  туризма для сотрудников органов  внутренних дел МВД России, военнослужащих внутренних войск МВД России и членов их семей, в соответствии всем необходимым установленным нормам и правилам, и гарантирует:

• 100% компенсацию проезда для военнослужащих, сотрудников, пенсионеров и членов их семей, а также курсантам образовательных учреждений МВД России в т.ч. и за границу (в страны Европы и Ближнего Востока - Израиль, Иордания, Оман, ОАЭ, Египет, Тунис, Марокко, Таиланд, Китай, Вьетнам, Турция).
• военнослужащим внутренних войск, сотрудникам внутренних органов МВД России и членам их семей, а также курсантам образовательных учреждений МВД России при оформлении зарубежной турпоездки через « Эстет Вояж» производить оплату путевок за минусом стоимости авиаперелета при наличии воинских перевозочных документов.
• договор с Главным центром специальных перевозок МВД Росси.
• организацию отдыха на объектах туристской индустрии Российской Федерации и зарубежных стран.

2.2. Заключение договора  ООО «Антарес - Тур» с ООО «Транском»

Компания  «Транском» предоставляет услуги транспортной сферы. От данной компании по электронной почте поступило предложение о сотрудничестве. Директор Антарес – Тур Цехановская Виктория прочитала условия работы  «Транском» и рассмотрела договор для ознакомления. Далее компании созвонились и договорились о встрече.

В день встречи в офис «Антарес – тур» пришел представитель компании «Транском». Во время переговоров Виктория задавала много различных вопросов анализируя каждую сторону компании «Транском», как сказала Виктория: «Теоретическая часть это одно, а практическая совсем другое». Поэтому нужно учесть все нюансы работы компании с которой собираемся сотрудничать. На месте обе организации заключили договор. Туристическому агенству «Антарес – Тур» сразу же выдали логин и пароль для входа в личный кабинет на сайте «Транском».

2. 3. Анализ Заключения договора организаций

Первый этап - уточнение интересов, позиций, целей и т.д. участников переговоров.

Второй  этап - обсуждение позиций - главное  на этом этапе - аргументация предлагаемых решений.

Третий этап - согласование позиций.

Четвертый (заключительный) этап - стороны приступают к редактированию текста.

В целом  если следовать, такому более стандартному поэтапному  плану то можно сказать, что не уточнена главная цель. Конечно, мы знаем, что одна из целей это заключение договора, но эта цель должна быть более развернутой. Ведь инициатива на переговорах будет у того кто лучше знает и понимает проблему и цель заключения договора.

Также при заключении договора присутствовали только по одному человеку  с каждой стороны. На мой взгляд, это не самый лучший вариант и с каждой стороны должны быть хотя бы по три человека, где двое из них являются помощниками. Они, возможно, могли бы придумать какие-нибудь свои более нужные вопросы и помогли бы лучше ответить на вопросы противоположной стороны.

Не составлена примерная программа, сценарий хода переговоров все проходило спонтанно.

Идеальное место для переговоров – спокойное, комфортабельное и нейтральное  пространство, никак не связанное  с деятельностью и проблемами участников. Так же говорят, что для этого вполне подойдет служебное помещение одного из участников, в данном случае деловые переговоры проходили в офисе ООО «Антарес – тур». На мой взгляд в их случае не подойдет данный офис, потому что он находиться в большом торговом центре, а значит это уже неспокойное и не нейтральное пространство.

Так же я считаю, что нужно было для  начала «Антарес – тур» все хорошо узнать и выяснить о данной организации  «Транском», а особенно каково качество выполнения всех ее услуг. И не спешить сразу же назначать встречу переговоров.

В данном случае не использовался ни один метод  ведения переговоров.

Основное  правило переговоров состоит  в том, чтобы обе стороны приняли  к убеждению, что они что –  то выиграли в результате переговоров. А значит основное правило выполнено.

В ходе переговоров реализованы следующие  функции.

1. Информационная. Получены новые интересующие «Антарес – тур» сведения.

2. Коммуникативная.  Налажены новые связи и отношения,  знакомство с потенциальным партнером, обмен точками зрения.

3. Контрольная  –скоординированы совместные действия.

4. И  немного рекламная функция которая может заинтересовать третьих лиц. реклама товаров или услуг. 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3

Предложения для улучшения  деловых переговоров

    3. 1 Предложения в ООО «Антарес - тур»

В данном пункте я хочу подвести итоги выше сказанного второй главы, а значит я кратко опишу  несколько предложений для улучшения  проведения и конечно же подготовки деловых переговоров для туристической  фирмы ООО «Антарес – тур».