Отчет по учебно-ознакомительной практике по менеджменту

 - выдает доверенности на право представительства от имени ООО «Группа-Е», в том числе доверенности с правом передоверия;

 - обеспечивает выполнение текущих и перспективных планов ООО «Группа-Е»;

 - издает приказы о назначении на должности работников ООО «Группа-Е», об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

 - принимает решения и издает приказы по оперативным вопросам деятельности ООО «Группа-Е», обязательные для исполнения работниками ООО «Группа-Е»;

 - обеспечивает необходимые условия труда работникам ООО «Группа-Е», отвечающие требованиям безопасности и гигиены в соответствии с кодексом законов о труде Российской Федерации;

 - ведет учет военнообязанных постоянно работающих в ООО «Группа-Е» и бронирует тех военнообязанных, которые по территориальной, городской или районной комиссии по бронированию военнообязанных освобождаются от призыва на военную службу при мобилизации;

 - осуществляет иные полномочия, не отнесенные к компетенции учредительа ООО «Группа-Е».

 Права и обязанности директора, порядок  осуществления им полномочий по управлению ООО «Группа-Е» устанавливаются договором, заключенным между ООО «Группа-Е»и директором ООО «Группа-Е».

 На  наш взгляд структура управления ООО «Группа-Е» является линейной. На это указывает тот факт, что директору подчиняются его заместители, главный бухгалтер, главный инженер, а им в свою очередь исполнители на местах, что полностью соответствует описанию линейной структуры управления. Так, главному бухгалтеру подчиняется отдел бухгалтерии, а именно бухгалтер-кассир и бухгалтер ТМЦ, в подчинении главного инженера находится МТО, а в частности инженер МТО, заместителю по капитальному строительству подчиняется непосредственный исполнитель – РБУ. Поскольку структура управления является линейной, то связей между службами практически нет, поскольку у них слишком мало точек соприкосновения. Например, главный бухгалтер и главный инженер имею мало общих производственных интересов в связи со своей специфической деятельностью. Связи между службами установлены должностными инструкциями, а также иными документами нормативного характера, которые, к сожалению, не были предоставлены в ходе прохождения практики на предприятии для ознакомления с ними. Координация деятельности на предприятии происходит на прямую между отделами, что сокращает время для принятия решения, но в свою очередь создает ряд других проблем, в частности происходит сбив с графика движения бетоновозов. Из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что отношения между отделами носят в основном неофициальный характер. 

 2. Информационное и документационное обеспечение системы управления предприятием

 Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного  развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

 От  совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

 1) Возможная  экономия расходов за счёт  снижения

• фонда заработной платы
• коммунальных услуг
• стоимости программного обеспечения
• расходов на почту
• расходов на оформление договоров
• расходов на перераспределение сырья

 2) Устранение  возможных расходов в будущем

• избежание будущего роста численности персонала
• уменьшение требований к обработке данных
• снижение стоимости обслуживания

 3) Возможные  нематериальные выгоды

• улучшение качества информации
• повышение производительности
• улучшение и ускорение обслуживания
• новые производственные мощности
• более уверенные решения
• улучшение контроля
• уменьшение просроченных платежей
• полное использование программного обеспечения

 В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из:

• Получения информации
• Ее переработки
• Анализа, подготовки и принятия решения

 Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема—передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

 Основными задачами документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:

• Сокращение информационных потоков до оптимального минимума
• Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов

 Таким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

• руководство теряет целостную картину происходящего;
• структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;
• это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
• приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
• для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
• оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

 В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета. Осознав важность совершенствования документационного обеспечение управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Может быть основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря - референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

 Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

1. Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации.

 Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

 В процессе прохождения практики на ООО «Группа-Е», было выявлено что информационное и  документационное обеспечение системы  управления предприятием носит стихийный  характер. Сбором первичной информации занимается сам директор, не смотря на то, что это задача его подчиненных. Это в свою очередь сокращает фонд времени руководитель для обработки информации и выработки решения. Необходимо заметить, что документы на проверку и подписку руководителю предприятия поступают ненормированно, то есть в процессе работы, директора часто отвлекают на подписание бумаг. Этот вывод был сделан в процессе собеседования директора с нашей группой практикантов. На рабочем столе документы не были разложены в каком то систематическом порядке, и для того чтобы показать нам какой-либо документ директор тратил некоторое время, а то и вовсе не находил документа, хотя был уверен в том что он там. Этот факт говорит о том, что свою рабочую и личную документацию руководитель не систематизирует, для оперативного поиска информации ему требуется время, которое могло бы быть потрачено более рационально и эффективно.

 Из  разговора с менеджером по продажам бетона стало ясно что директор не в полной мере знаком с клиентами (покупателями бетона) его предприятия, а, значит, не имеет информации что это за люди и какие меры по отношению к ним следует предпринимать. 

 Тема 3. Методы, формы и стили управления предприятием 

 1. Оценка современного состояния менеджмента: оценка системы управления предприятием, обзор существующих проблем, узких мест, дублирования или упущенных функций.

 Эффективность управления зависит от многих факторов и, естественно, не в последнюю очередь  от стиля руководства и культуры менеджера. Стиль управления можно представить как совокупность методов, подходов, применяемых менеджерами в системе управления своими подчиненными при выполнении своих функциональных обязанностей.

 Стиль управления совершенствуется под воздействием культуры управления, целей и методов, применяемых на практике. В условиях развития рыночных отношений, внедрения новых методов хозяйствования, развития многообразия форм собственности кардинально меняется и стиль управления. Характерными признаками конкретного стиля управления являются гибкость, тактичность, правдивость, справедливость, требовательность, забота о подчиненных.

 В свою очередь, культура управления производством  определяется степенью совершенства во всех областях производственно-экономической, коммерческой деятельности, социальной сфере, морально-психологического климата  коллектива. Культура управления проявляется в этике работы, стремлении выполнить ее качественно и красиво. Повышение культуры управления зависит также от приобретения научных знаний, своевременного использования опыта и культуры управления в передовых странах.

 Известно, что стиль в управлении есть метод  реализации на практике сложнейших социально-экономических  и психологических аспектов. Стиль  управления есть форма проявления действующей  структуры управления он складывается в процессе взаимоотношений менеджеров со своими подчиненными. Это означает, что каждый работник действующей структуры управления может оказывать свое влияние на выработку стиля управления. В свою очередь, стиль управления, выработанный коллективом, оказывает обратное влияние и воздействует на каждого работника в отдельности.

 Степень взаимного проникновения и влияния  принятого на "вооружение" стиля  руководства зависит от специфики  производственных и социально-психологических  условий.