5.4. Работники отдела обязаны обеспечивать  сохранность имущества, закрепленного  за Учреждением, выполнять требования  охраны труда, техники  общей и пожарной безопасности, производственной санитарии.

3. Документационное обеспечение ФБУ «Кадастровая палата» по Челябинской области

 

      В организации введена  номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

      Перечень  документов представленный в номенклатуре  содержит:

• Нормативно-правовое обеспечение (законы, распоряжения, постановления РФ, Челябинской области)
• Основным основополагающим нормативно-правовым документом является Устав
• Программно-методическое обеспечение;
• Приказы, распоряжения;
• Должностные инструкции;
• Договоры, соглашения;
• Бухгалтерская документация;
• Отчеты, анализ работы;

      При планировании, организации и контроле деятельности администрация Учреждения руководствуется следующими нормативно-правовыми документами: Конституцией РФ, действующим законодательством РФ и Челябинской области, указами Президента РФ, Постановлениями Правительства РФ и Челябинской области, Уставом города Челябинска, Уставом организации, нормативно-правовыми локальными актами, внутренними приказами, должностными инструкциями.

      Большое внимание уделяется оформлению писем. Письма  в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Челябинской области делятся на входящие и исходящие. Исходящие письма обязательно оформляются на бланке организации, на бумаге формата А4 (210 Х 297 мм.) с соблюдением стандартных полей для документов на бланках (левое - 20 мм., правое - 10 мм., верхнее - 15 мм., нижнее - 20 мм). Каждое поле имеет свое функциональное назначение: левое - для подшивки документа в дело, правое - для того, чтобы не стирался текст документа, верхние и нижние поля - для резолюций. Письмо может быть адресовано либо просто в организацию, либо ее структурному подразделению, либо конкретному лицу. Письма обязательно нумеруются и ставится дата. Указывается тема письма (например, "О написании годового отчета…"). После "шапки" (адресата) и темы письма следует обращение. Затем следует сам текст письма, после него следует реквизит "Подпись", в него входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если есть приложения, они указываются перед подписью, пишется слово "Приложения" и нумеруются (если их много), пишется название приложения и количество листов. Иногда бывает, что приложения высылаются в нескольких экземплярах и тогда указывается количество экземпляров каждого приложения. Внизу листа указывается исполнитель и его телефон для того, чтобы адресату можно было быстро найти в организации конкретного человека. Кроме обычных писем, есть еще  факсовые письма и электронные сообщения.

      Электронные сообщения оформляются так же, как и обычные письма. Отправитель  создает сообщение в специальной  электронной программе, указывает  точный электронный адрес и получателя. Обязательно указывается тема сообщения.

      К распорядительной документации организации относятся положения, инструкции, приказы, протоколы, планы, отчеты.

      Еще один вид распорядительных документов - приказ. Приказ издает Директор Учреждения.  
 

4. Организация работы персонала Отдела кадров ФБУ «КП» по Челябинской области

Должностная инструкция ведущего инженера по подготовке кадров отдела кадров ФБУ «КП» по Челябинской области

 

     1.1. Ведущий инженер отдела принимается  на должность и освобождается  от занимаемой должности директором  Учреждения

    1.2. Должность ведущего инженера  отдела относится к 4 квалификационному  уровню профессиональной квалификационной  группы «Общеотраслевые должности  служащих третьего уровня».

    2.1. На должность ведущего инженера  отдела принимается лицо, имеющее  высшее профессиональное образование  и стаж работы по специальности  в области организации управления  кадрами и руководящих должностях  не менее 5 лет.

       2.2. Ведущий инженер отдела должен знать:

     - законодательные и нормативные  правовые акты, методические материалы  инструкции по вопросам подготовки  и повышения квалификации кадров  Учреждения;

         - формы, виды и методы профессионального  обучения;

         - порядок разработки планов подготовки, переподготовки и повышения квалификации  кадров, учебных планов и программ, другой учебно-методической документации;

         - порядок оформления договоров  с учебными заведениями;

         - порядок ведения учета и составления  отчетности по подготовке и  повышению квалификации кадров;

     - кадровую политику и стратегию  Учреждения;

     - структуру и штаты Учреждения, его профиль, специализацию и  перспективы развития Учреждения;

        - порядок оформления, ведения и  хранения документов, связанных  с кадрами и их движением;

- профиль,  специализацию и особенности  структуры Учреждения;

- трудовое законодательство  Российской Федерации;

- организацию  труда; 

- правила и  нормы охраны труда;

- основы организации  делопроизводства;

- правила эксплуатации  средств вычислительной техники,  телекоммуникаций и связи.

      2.3. Ведущий инженер отдела должен  уметь организовать свою работу  и работу отдела, вести деловые  переговоры, работать с законодательными  актами, руководящими и нормативными  документами, осуществлять подготовку  проектов документов по вопросам, входящим в его компетенцию,  проводить аналитическую работу, консультировать по вопросам, входящим  в его компетенцию.

    2.4. Ведущий инженер отдела должен  владеть навыками делового письма, навыками работы с компьютером  и другой оргтехникой, а также  необходимым программным обеспечением.

      Ведущий инженер отдела в соответствии  с задачами и функциями отдела  исполняет следующие должностные  обязанности:

    3.1. Координация и методическое сопровождение  деятельности специалистов отдела 

    3.2. Участие  в разработке методических  документов по вопросам, входящим  в компетенцию  отдела.

    3.3. Разработка предложений по реализации  целей и задач, возложенных  на отдел, повышению эффективности  деятельности отдела, улучшению  организации деятельности отдела, повышению качества и производительности  труда

    3.4. Организация профессионального  обучения и повышения квалификации  работников Учреждения.

    3.5. Изучение потребности в обучении, составление списков работников, направляемых на обучение, планирование  профессиональной переподготовки, повышения квалификации работников  Учреждения.

    3.6. Взаимодействие с учебными заведениями  по вопросам подготовки, переподготовки  и повышения квалификации кадров.

    3.7. Участие в разработке учебной  документации (расписания занятий  учебных групп, учебные планы  и программы).

    3.8. Руководство учебно-методической  работой по всем видам и  формам подготовки и повышения  квалификации кадров Учреждения.

    3.9. Контроль качества проводимых  занятий, успеваемости обучающихся,  соблюдения сроков обучения, выполнения  учебных планов и программ.

    3.10. Участие в проведении итоговых  занятий.

    3.11. Участие в разработке кадровой  политики и кадровой стратегии  Учреждения.

    3.12. Осуществление организации работы  по подбору, отбору и расстановке  кадров на основе оценки их  квалификации, личностных и деловых  качеств.

    3.13. Разработка формы и содержания  Положений о структурных подразделениях  Учреждения и должностных инструкций  работников Учреждения, обеспечение  их актуальности.

    3.14. Формирования кадрового резерва,  работа с ним и его эффективным  использованием.

    3.15. Ведение информационной базы  данных о кадровом составе.

    3.16. Участие в мероприятиях по  укреплению трудовой дисциплины, снижению потерь рабочего времени,  и соблюдению работниками Учреждения  правил внутреннего трудового  распорядка.

    3.17. Обеспечение соблюдения сроков  и порядка оформления документов.

    3.18. Формирование установленной отчетности  по предмету деятельности отдела.

    3.19. Осуществление проведения иных  работ в соответствии с задачами  отдела.

    3.20. Участие в проведении комплексных,  тематических, контрольных проверок  структурных подразделений Учреждения.

    3.21. Исполнение приказов, распоряжений  и поручений директора (заместителя  директора) Учреждения, начальника (заместителя начальника) отдела.

    3.22. Обеспечение соблюдения на своем  рабочем месте требований по  охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и производственной  санитарии.

    3.23. Участие в рассмотрении обращений,  заявлений и жалоб граждан  и юридических лиц, органов  государственной власти, органов  местного самоуправления по вопросам, входящим в предмет деятельности отдела. 

Должностная инструкция документоведа I категории отдела кадров ФБУ «КП» по Челябинской области

      1.1. Документовед I категории отдела принимается на должность и освобождается от должности занимаемой должности директором Учреждения.

      1.2. Должность документоведа I категории отдела относится к 3 квалификационному уровню профессиональной квалификационной группы «Общеотраслевые должности служащих третьего уровня».

    2.1. На должность документоведа I категории отдела принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

       2.2. Документовед отдела I категории должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные  документы, касающиеся документационного обеспечения отдела;

- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

- профиль, специализацию  и особенности структуры Учреждения;

- трудовое законодательство Российской Федерации;

- организацию труда;

- правила и  нормы охраны труда;

- организацию кадрового делопроизводства;

- правила эксплуатации  средств вычислительной техники, телекоммуникаций и связи;

- кадровую политику  и стратегию Учреждения;

- структуру и  штаты Учреждения, его профиль,  специализацию и перспективы  развития Учреждения;

- порядок оформления, ведения и хранения документов, связанных с кадрами и их  движением.

    2.3. Документовед I категории отдела должен уметь организовать свою работу и работу отдела, работать с законодательными актами, руководящими и нормативными документами, осуществлять подготовку проектов документов по вопросам, входящим в его компетенцию, консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию.

    2.4. Документовед I категории отдела должен владеть навыками делового письма, навыками работы с компьютером и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением.

    Документовед I категории отдела в соответствии с задачами и функциями отдела исполняет следующие должностные обязанности:

1. Участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности документационного обеспечения отдела.
2. Контроль за состоянием кадрового делопроизводства.
3. Разработка унифицированных систем документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
4. Организация внедрения системы ведения документации.
5. Подготовка данных для подготовки установленной статистической отчетности по кадровым вопросам.
6. Принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
7. Участие в формировании кадрового резерва.
8. Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
9. Подготовка документации по проведению аттестации работников Учреждения, её методическое и информационное обеспечение.
10. Подготовка и оформление документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (в части заполнения трудового стажа работников).
11. Оформление листков нетрудоспособности.
12. Ведение информационной базы данных о кадровом составе.
13. Участие в мероприятиях  по укреплению трудовой дисциплины, снижению потерь рабочего времени, и соблюдению работниками Учреждения Разработка правил внутреннего трудового распорядка.