Отчет по практике в ЗАО «Астрахань-GSM

                                                                                          Генеральный директор

                                                                                          ЗАО «Астрахань GSM»

                                                                                          ___________ В.П. Зимин

                                                                                          «____»________ 200__ г.

 

                                                             

                                                 

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

И ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

                                                      ЗАО «Астрахань GSM»

 

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1 Отдел управления персоналом  и документооборотом (далее ОУПиД) является структурным подразделением Общества, действующим на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного Генеральному директору ЗАО «Астрахань GSM».

1.2 Руководителем отдела  является начальник отдела, подчиненный непосредственно Генеральному директору ЗАО «Астрахань GSM», который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности Приказом Генерального директора.

1.3. В своей деятельности ОУПиД  руководствуется действующим законодательством РФ, решениями общего собрания акционеров, решениями Совета директоров, Уставом  и другими внутренними актами Общества, настоящим Положением, правилами и методическими указаниями Росархива; инструкциями по ведению делопроизводства; трудовым законодательством; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, управления персоналом,  делопроизводства, архивного дела; приказами и Распоряжениями, а также устными указаниями Генерального директора.

1.4 Структуру и штатное расписание  отдела утверждает Генеральный  директор Общества в установленном  порядке и в соответствии с  организационно – управленческой  структурой Общества.

 

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

 

2.1 Главной целью деятельности отдела является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления и управлению персоналом.

 

2.2 Для достижения Главной цели отдел решает следующие основные задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

-обеспечение единого порядка  документирования, организации работы  с документами, информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и  подготовки документов к передаче  в архив в соответствии с  действующими нормативными документами;

-разработка, внедрение  нормативных и методических документов, новых технологических процессов  работы с документами и документационной  информацией на основе использования  средств организационной и вычислительной  техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

-осуществление контроля за своевременным  прохождением, исполнением и качественным  оформлением документов, анализ  исполнительской дисциплины;

-обеспечение отбора, учета и  сохранности документов, образующихся  в деятельности ЗАО «Астрахань  GSM», их архивное хранение, а также организация работы архива ЗАО «Астрахань GSM», экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов;

-организация методической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

-обеспечение режима доступа  и использования документальной  информации,

-комплектование предприятия кадрами  рабочих и служащих  
требуемых профессий;

-осуществление работы по подбору,  отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;

-организация кадрового  делопроизводства.

 

3. ФУНКЦИИ

 

3.1 ОУПиД в соответствии с  возложенными на нее задачами  осуществляет следующие функции:

 

-Разрабатывает, внедряет  и ведет табель и альбом унифицированных форм документов Общества, вносит  в них изменения;

-Осуществляет экспедиционную  обработку, прием, регистрацию,  учет, хранение, доставку и рассылку  корреспонденции (входящей, исходящей,  внутренней), в том числе переданной  по специальным средствам связи; ведет справочную работу по ней;

-Разрабатывает, внедряет  новые технологические процессы  работы с документами и документальной  информацией, способствующие повышению  культуры работы с ними, сокращению  сроков прохождения и исполнения  документов;

-Принимает меры по упорядочению  состава документов, оптимизации  документопотоков и документооборота  в целом;

-Принимает участие в  постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании  (в части информационного обеспечения)  автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в ЗАО «Астрахань GSM»;

-Обеспечивает своевременное  рассмотрение документов, представляемых  для доклада руководству ЗАО  «Астрахань GSM»;

-Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству ЗАО «Астрахань GSM»;

-Оформляет, размножает, хранит  подлинники организационно - распорядительных  документов (приказов, распоряжений  и др.) ЗАО «Астрахань GSM», обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

-Обеспечивает соответствующий  режим доступа к документам  и использования информации, содержащейся  в них;

-Организует и осуществляет  изготовление, копирование, оперативное  размножение документов;

-Организует контроль за  своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства ЗАО «Астрахань GSM», анализирует состояние исполнительской дисциплины;

-Осуществляет методическое  руководство и контроль за  организацией документационного  обеспечения в структурных подразделениях ЗАО «Астрахань GSM»;

-Разрабатывает и внедряет  после согласования с Центральной  экспертной комиссией (ЦЭК) нормативно - методические документы в области  документационного обеспечения;

-Разрабатывает сводную  номенклатуру дел ЗАО «Астрахань  GSM», формирует дела ОУПиД и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

-Организует работу по  приему Генеральным директором  ЗАО «Астрахань GSM» посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ЗАО «Астрахань GSM»;

-Организует работу  с  конфиденциальными документами  на основе соответствующих инструкций;

-Организует техническое  и документационное обслуживание  созываемых Генеральным директором  ЗАО «Астрахань GSM» совещаний и заседаний;

-Организует подготовку  к сдаче документов в архив  ЗАО «Астрахань GSM»;

-Организует и проводит  мероприятия по повышению квалификации  сотрудников, занятых документационным  обеспечением деятельности ЗАО  «Астрахань GSM».

-Организует работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

-Организует разработку  прогнозов, определение текущей  и перспективной потребности  в кадрах и источников ее  удовлетворения.

-Принимает участие в разработке  кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

-Осуществляет работу по подбору,  отбору и расстановке кадров  на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует  правильность использования работников  в подразделениях предприятия.

-Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

-Организует проведение аттестации  работников предприятия, ее методическое  и информационное обеспечение,  принимает участие в анализе  результатов аттестации, разработке  мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

-Участвует в разработке систем  комплексной оценки работников  и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения  персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

-Организует своевременное оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с  трудовым законодательством, положениями,  инструкциями и приказами руководителя  предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

-Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы.

-Осуществляет методическое руководство  и координацию деятельности специалистов  и инспекторов по кадрам.

-Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

-Обеспечивает составление установленной  отчетности по учету личного  состава и работе с кадрами.

-Организует табельный учет, составление  и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА  ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ  И ДОКУМЕНТООБОРОТОМ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ  С ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ КОМПАНИИ

5.  ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

 

5.1 Права Отдела осуществляются  его начальником, а также другими  сотрудниками в соответствии с их должностными инструкциями и настоящим Положением.

5.2 ОУПиД имеет право:

-отдел имеет право представлять  Общество в других организациях  и учреждениях по вопросам, относящимся  к компетенции отдела.

-осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях ЗАО «Астрахань GSM», о результатах проверок докладывать руководству;

-запрашивать у руководителей  структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения функций  контроля исполнения;

-вносить руководству ЗАО «Астрахань GSM» предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами и персоналом в Обществе;

-участвовать в постановке задач  и проектировании автоматизированных  информационных систем, связанных  с работой по документообороту  и кадровой работой;

-возвращать исполнителям на  доработку документы, оформленные  с нарушением установленных действующими  инструкциями требований;

-привлекать специалистов структурных  подразделений ЗАО «Астрахань  GSM», подведомственных подразделений к подготовке проектов нормативно - методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архивного дела, кадровой работы;

-участвовать в оперативных совещаниях  ЗАО «Астрахань GSM» при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции.

-при предварительном просмотре документов определять пути их дальнейшего движения.

-проводить сроковый контроль  за исполнением документов и  личных поручений Генерального  директора.

-представлять интересы предприятия  в сторонних организациях по  вопросам относящимся к производственной деятельности отдела.

5.3 Исходя из прав и функций определенных настоящим Положением, ОУПиД несет  ответственность за:

-разработку руководящих и методических  документов по организации     и ведению делопроизводства Общества;

-полноту контроля за исполнением  принятых решений Генеральным  директором, оформленных документально  в установленном порядке.

-начальник ОУПиД несет персональную  ответственность перед Генеральным  директором за осуществление  задач и функций, предусмотренных  настоящим положением.

5.4 Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность  работников ОУПиД определяются  должностными инструкциями, разрабатываемыми  на основании настоящего положения.

 

6.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

6.1 Всю полноту ответственности  за достижение целей отдела, за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением задач и функций  несет начальник Отдела, а при его отсутствии – лицо, его замещающее.

6.2 Начальник Отдела несет полную  ответственность в рамках своей  деятельности за исполнение утвержденных плановых показателей, за выполнение утвержденных бюджетом показателей подразделения, эффективность использования финансовых средств Общества, за качественное и своевременное выполнение задач, возложенных на управление настоящим Положением, за организацию системы контроля над эффективным использованием ресурсов Общества, за предотвращение фактов мошенничества, злоупотреблений, некомпетентности.