Отчет о прохождении практики в администрации Первомайского района

         Повестка  дня заседания и порядок работы утверждается администрацией в начале заседания.

      На  заседаниях администрации вопросы докладываются ее главой, заместителями главы, управляющим делами, членами администрации, руководителями структурных подразделений администрации и районных организаций, председателями районных исполнительных комитетов, а также с согласия главы администрации – другими должностными лицами, готовившими проект решения. Для доклада устанавливается время до 15 минут, для выступлений до 5 минут, в отдельных случаях главой администрации устанавливается иное время.

      Решения администрации на заседаниях принимаются простым большинством голосов от его установленного состава.

      Решения, требующие после обсуждения на заседании  администрации доработки, возвращаются готовившим их структурным подразделениям. Доработанные решения представляются управляющему делами администрации после визирования руководителями соответствующих структурных подразделений администрации, юрисконсультом администрации, заместителями главы администрации в двухдневный срок (кроме решений, по которым администрацией установлен иной срок).

      Решения администрации подписываются ее главой и управляющим делами, приложения к ним визируются руководителями структурных подразделений, ответственными за их подготовку.

      По  отдельным, не терпящим отлагательства вопросам, решения могут приниматься в рабочем порядке путем опроса членов администрации. При этом решение по вопросу принимается простым большинством голосов от установленного состава администрации. Решения администрации, касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, вступают в силу только после их опубликования в районной газете.

      Решения администрации рассылаются секретарем приемной администрации исполнителям и заинтересованным организациям в трехдневный срок после из окончательной доработки. Решения администрации направляются в вышестоящие государственные органы только по решению администрации или поручению главы администрации. Государственные органы могут получить решение администрации только по письменному запросу с письменного разрешения главы администрации.

      Протоколы заседания, решения администрации оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в городе Минске, городских и районных исполнительных комитетах, их структурных подразделениях (далее – Инструкция по делопроизводству), письмом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от  18 ноября 2002 года №3-1 /616 «О единых требованиях к оформлению текстов документа, готовящихся в органах государственного управления», их копии направляются в Минский горисполком. 

      Глава администрации в порядке оперативного руководства издаёт в пределах своей компетенции распоряжения по вопросам, не требующим коллегиального рассмотрения. Проекты таких распоряжений в обязательном порядке на ряду с заинтересованными службами должны быть завизированы юрисконсультом администрации. Порядок подготовки проектов распоряжений главы администрации  аналогичен порядку подготовки проектов решений администрации.

      Распоряжения  главы администрации подписываются им самим, а в его отсутствие – первым заместителем главы, и вступают в силу с момента их подписания, если в них не указан иной срок введения в действие.

      Решения или материалы по решениям администрации Первомайского района, которые ввиду важности предусмотренных в них мероприятий подлежат широкому и немедленному обнародованию, публикуются в газете «Вести Первомайского Района». 

    3. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

    Наибольшее  внимание было уделено мною работе того отдела, в котором я непосредственно  проходил практику – отделу по обращениям граждан, контролю и делопроизводству. В соответствии со штатным расписанием, работают 6 работников.

    Основные  функции этого отдела состоят  в следующем:

    1. Обеспечивает учет письменных  и устных обращений граждан,  постановлений и решений вышестоящих органов, администрации района, других документов, контроль за их своевременным и качественным исполнением.

    2. Осуществляет материально-техническое  обеспечение отделов администрации.

    3. Осуществляет прием и регистрацию  документов от предприятий, организаций, учреждений, юридических и физических лиц.

      Делопроизводство  по обращениям в администрацию ведётся  централизованно, отдельно от других видов  делопроизводства и возлагается  на начальника общего отдела, в управлениях  и отделах – на лиц, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на главу администрации, управляющего делами, руководителей, управлений и отделов.

      Обращения граждан, поступающие в администрацию, рассматриваются и контролируются в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об обращениях граждан» от 6 июня 1996 года (в ред. Закона Республики Беларусь от 01.11.2004 г. № 340-3).

      Все письменные обращения, поступающие в администрацию, регистрируются в день их поступления в общем отделе администрации.

      Регистрация письменных обращений в администрации осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной) – путём занесения данных о документе в электронную регистрационно-контрольную карточку обращения граждан (далее – РКК) с последующей корректировкой введенной информации в ходе работы по рассмотрению обращения, карточкой (в РКК), журнальной с графами, аналогичными реквизитам РКК. Количество экземпляров регистрационных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям.

      После  регистрации обращения в этот же день передаются на рассмотрение главе  администрации. В соответствии с резолюцией главы администрации обращения передаются начальникам общего отдела администрации, должностным лицам администрации, управлений и отделов, руководителям районных организаций с одновременным уведомлением об этом заявителя, а содержание резолюции вводится в РКК.

      Должностные лица, получившие обращения граждан для рассмотрения, в зависимости от содержания обращения принимают решение:

• о проведении проверки и разрешении обращения граждан;
• о направлении обращения в государственный орган, иную организацию (должностному лицу), к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращении;
• о подготовке заявителю письменного ответа с разъяснением вопросов, изложенных в обращении.

      Вся переписка по обращениям ведется  за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца за подписью руководства государственного органа, дающего ответ.

      В ответах, направленных в вышестоящие  государственные органы, иные организации  по находящимся на контроле обращениям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

      Письменные  обращения считаются разрешенными, если поставленные в них вопросы  рассмотрены, приняты необходимые  меры и гражданам даны ответы в  сроки, установленные законодательством об обращениях граждан.

      Обращения должны быть рассмотрены не позднее  одного месяца со дня их регистрации, а не требующие дополнительного  изучения и проверки – не позднее 15 дней. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации указанный срок может быть продлен руководством администрации, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан. При необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации срок рассмотрения может быть продлен руководством администрации до шести месяцев с одновременным уведомлением об этом граждан. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня регистрации в общем отделе администрации.

      Письменные обращения должны соответствовать требованиям, предъявляемым ч.1, 2 ст. 7 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан». Обращения, не соответствующие указанным требованиям, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения.

      Повторные обращения, в которых не приводятся новые сведения или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке.

      Запрещается передавать обращения в государственные  органы, иные организации (должностным  лицам), действия или бездействие  которых обжалуются, за исключением  случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится  к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).

      Если  решение вопросов, содержащихся в  обращении, не входит в компетенцию  администрации, то обращение в пятидневный срок направляется в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан либо по данным обращениям гражданам в пятидневный срок дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию, к какому должностному лицу им необходимо обратиться.

      В случае получения письменного заявления  об отказе гражданина от своего письменного  обращения, главой администрации принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан.

      Обращения, поступившие из редакции газет, журналов, телевидения, радио и других средств  массовой информации подлежат рассмотрению в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об обращениях граждан», законодательством Республики Беларусь о средствах массовой информации и Инструкцией об организации работы с обращениями граждан в администрацию Первомайского района.

      Личный  прием граждан в администрации проводится руководством администрации согласно утвержденному графику. График приема граждан по личным вопросам утверждается главой администрации и вывешен у поста охраны администрации.

      Проведение  руководством администрации выездного приема граждан по месту жительства осуществляется согласно графику, представляемым отделом организационно-кадровой работы и утверждаемым главой администрации.

      Прием граждан осуществляется в назначенный  день, время в порядке очередности. Во время личного приема граждан  для обеспечения квалифицированного решения поставленных ими вопросов могут привлекаться сотрудники соответствующих служб администрации.

      Регистрация граждан, обратившихся на личном приеме к руководству администрации, производится секретарем приемной путем занесения  данных в карточку. В РКК вносится отметка о результатах рассмотрения обращения граждан.

      Контроль  за сроками и порядком разрешения обращений возлагается на общий  отдел администрации.

      Обращения систематически анализируются и  обобщаются общим отделом с целью  своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Результаты анализа и работы с обращениями граждан ежегодно рассматриваются на заседаниях администрации.

    Прием граждан осуществляется главой администрации (Скакуном В.А.), первым заместителем главы (Яльчиком К.Т.), заместителями главы (Жамойтиным Г.Б., Богдан В.А., Милошевской Н.Г.), управляющим делами администрации (Рындиным В.К.) в пределах своей компетенции согласно графику. Прием граждан главой администрации и первым заместителем главы администрации осуществляется по предварительной записи в порядке, установленном администрацией. Предварительная беседа с гражданами, консультации, разъяснения и запись на прием проводятся работниками общего отдела администрации.

      Отдел по обращениям граждан,  контролю и делопроизводству  администрации Первомайскогорайона г. Минска состоит из  6 человек:

1. Начальник отдела
2. Главный специалист
3. Специалист первой категории
4. Старший инспектор
5. Инспектор
6. Заведующий хозяйством

    Моя работа в этом отделе заключалась, в основном,  в помощи специалистам отдела. Я занимался приёмом, регистрацией, учётом, распределением и доставкой по принадлежности поступающей в администрацию корреспонденции; приёмом и отправкой исходящей корреспонденции, телеграмм. Специалисты отдела обучили меня работе с электронной системой ведения делопроизводства по обращениям граждан( программа «Документооборот»). 

    4. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ И ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ ПРИ АДМИНИСТРАЦИИ ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙНА Г. МИНСКА