Організаційна структура управління

     2.2 Вид організаційної  структури підприємства  ТОВ «Національна  мережа будівельно-господарських  гіпермаркетів «Епіцентр  К» 

     Послідовність проектування організаційної структури  схожа з послідовністю елементів  процесу планування. Згідно класичної теорії організації, структура організації повинна бути розроблена зверху вниз [14, с. 331].

     Керівник  ТОВ «Національна мережа будівельно-господарських  гіпермаркетів «Епіцентр К»»  поставив конкретні завдання щодо розширення асортименту та торгівельних точок. Тоді ж була виявлена необхідність у створенні філій. Таким чином, був проведений поділ організації по горизонталі на блоки, що відповідали найважливішим напрямкам діяльності по реалізації стратегії:

• встановити співвідношення повноважень різних посад (що було передбачено посадовими інструкціями).. При цьому керівник встановлює ціль команд, або регламентує діяльність кожного відділу, що передбачено в положеннях про відділи, проводить подальший поділ на дрібніші організаційні підрозділи, щоб ефективніше використовувати спеціалізацію і уникати перевантаження керівництва;
• визначені посадові обов'язки як сукупність певних завдань і функцій, які також передбачені посадовою інструкцією, розробленою на кожну посадову особу.

      Таким чином, була сформована організаційна структура змішаного типу. Слово «бюрократія» виникає асоціації з канцелярською волокітою, поганою роботою, багатогодинним очікуванням для одержання довідок і форм. Все це дійсно буває, однак не притаманне діяльності ТОВ «Епіцентр К», так як діяльність організації досить спеціалізована, а поведінка співробітників відповідає правилам і задачам підприємства.

      На  основі аналізу роботи ТОВ «Епіцентр К» можна виділити характерні риси цієї організації, що підтверджують її приналежність до бюрократичного типу.

      Статус  кожної посадової особи є чітко  визначеним посадовими інструкціями де передбачені функціональні обов'язки, права та відповідальність, а також  порядок підпорядкування. Кожна посадова особа приймає рішення в межах своєї компетенції і функціональних обов’язків, але вона може проявити ініціативу, хоча напрямок ініціативи теж визначений посадовою інструкцією. Дана організація прагне стабільності, але все більше приходе розуміння того, що зміни є необхідним атрибутом кожної організації в сучасних ринкових умовах. Методика проведення роботи і правила також стабільні, але їх зміна цілком допустима, оскільки організації приходиться адаптуватися до зміни зовнішніх та внутрішніх факторів, що постійно впливають на її діяльність. Підбір кадрів до персоналу адміністративного управління здійснюється за професійними якостями, досвідом роботи на протязі якого людина набуває ділових якостей.

      Організаційна структура стає більш міцною і  життєздатною тільки втому випадку, коли в організації встановлюється чітка ієрархічна взаємодія між дорученнями керівництва, тобто коли власний прояв управлінських дій головного керівника здійснюється по всій вертикалі. Саме при таких умовах в організації формується неперервний ланцюг командування, який забезпечує підпорядкування будь-якого суб'єкта діяльності тільки одній особі – вищому керівникові (директорові).

      Даний принцип, при деяких умовах може перетворюватись  у свою протилежність, якщо «дати  йому волю», він починає наштовхувати керівника на розширення своїх власних  повноважень за рахунок утримання свого контролю над усіма, навіть мілкими структурами управління. Однак можливості людини небезмежні. Людина може керувати успішно лише обмеженою кількістю підлеглих. Вона повинна брати до уваги реальний діапазон управління, або як цей феномен ще називають, діапазон контролю. Одержала розповсюдження точка зору про два типи діапазонів управління – оперативного і штабного. Перший може включати до тридцяти підлеглих, а другий - від трьох до дев'яти.

      Діапазони контролю впливають на багато факторів організації. Якщо він звужений, то структура організації має високу концентрацію, якщо ж розширений – плоску. Висока конфігурація обумовлює багаторівневий менеджмент, більше трьох рівнів управління, а плоска - до трьох рівнів. Перша структура, витратна, негнучка, має утруднення в сфері ділової комунікації.

      ТОВ «Національна мережа будівельно-господарських  гіпермаркетів «Епіцентр К»»  належить до плоскої структури конфігурації, що має певні переваги там, де структура високої конфігурації має недоліки, але вона менш демократична. В центрі керівники використовують в роботі стандартні процедури і приписи. В задачах підлеглих окремих відділів багато спільного, введення нових задач для підлеглих майже відсутнє. Ці ознаки свідчать про широкий діапазон контролю в організації. Але розгалуження торговельної мережі по всій Україні звужує діапазон контролю.

      Хоча  бюрократія являє собою розповсюджену  модель формування організації, вона має  певні недоліки. В бюрократичних  структурах виникають труднощі, що пов’язані з наданням великого значення стандартизованим правилам, процедурам і нормам, що забезпечують належне виконання співробітниками своїх завдань, виконанню запитів інших підрозділів, а також взаємодію з клієнтами та державними установами [20, с. 334]. Це призводить до того, що організація втрачає гнучкість поведінки, оскільки всі проблеми і питання що тут виникають вирішуються тільки виходячи з прецедентів. Відсутність гнучкості може виникати і у взаємовідносинах працівників в межах організації. Строге слідування встановленим правилам може породжувати нові проблеми в ході взаємодії, обміну інформацією і координації діяльності різних частин організації. Також це призводить до негнучкості і повному порушенню здатності організації породжувати і вводити нові елементи в процес своєї діяльності. Особливо це стосується тих організацій, яким необхідно по-новому реагувати на швидкі зміни умов ринку і технології, а «Епіцентр К» відносить саме до таких організацій. Та всі недоліки бюрократичного типу даної організації виражені не так яскраво. Дійсно, деяким відділам, в силу їх функціональних обов'язків, приходиться діяти в межах певних правил і норм, але в цілому організація намагається зберігати гнучкість поведінки, що надто важливо в сучасних ринкових умовах.

      Необхідно розуміти, що організаційна структура – це не застигла форма. Оскільки організаційні структури застосовуються на планах, то суттєві зміни в планах можуть викликати відповідні зміни в структурі. В діючих організаціях до процесу зміни організаційної структури слід ставитися як до реорганізації, так як цей процес, як і всі функції організації, нескінченний. На сьогоднішній день організації, що успішно функціонують регулярно оцінюють міру адекватності своїх організаційних структур, і змінюють їх так, як цього вимагають зовнішні умови. Вплив зовнішнього середовища на структуру організації буде розглянутий нижче. Вимоги зовнішнього середовища, в свою чергу, визначаються в ході планування і контролю. Кожен з варіантів організаційної структури придатний тільки для певних ситуацій і досягнення відповідних цілей.

      Організаційна структура гіпермаркету «Епіцентр К» має наступний вигляд (рис. 2.1).

     Рис. 2.1 Організаційна структура «Гіпермаркету «Епіцентр К» м.Хмельницький» 

     Вищим органом управління є збори учасників. Генеральний директор призначається зборами учасників, він організовує роботу гіпермаркету, укладає угоди, представляє його у всіх організаціях, установах, видає доручення, відкриває в банках розрахункові рахунки, видає накази, що обов’язкові для всіх працівників, затверджує штатний розклад підприємства, приймає та звільняє з роботи працівників.

     Гіпермаркет безпосередньо підпорядковується  директору гіпермаркету, якого призначає  генеральний директор.

     Під час відсутності директора гіпермаркету його функції покладаються на відповідного комерційного директора.

     Комерційних директорів є два. Їм підпорядковуються  такі відділи: відділ маркетингу, торгові  відділи, відділ комплектації, відділ тюнінгу, форматно-розкроювальна дільниця, відділ внутрішньої реклами, відділ інформації, відділ прийому товару, відділ доставки.

     Головний  бухгалтер підпорядковується директору  гіпермаркету. В той же час головному  бухгалтеру підпорядковані наступні відділи: відділ бухгалтерського обліку та звітності, відділ кас, відділ безготівкових розрахунків, молодший бухгалтер, бухгалтер кафе.

     Заступник директора з адміністративно-господарської  діяльності підпорядковується безпосередньо  директору гіпермаркету.

     Планово-економічний  відділ, управління роботи з персоналом, відділ кадрів підпорядковуються директору гіпермаркету.

      _{Отже, бюрократична модель управління має свої позитивні властивості, але її не можна застосовувати без детальної обробки і вдосконалення всіх складових. Для того, щоб враховувати різницю в задачах, стратегічних і оперативних планах організації, керівники використовують різні системи департаменталізації. Це поняття означає процес поділу організації на окремі блоки, котрі можуть називатися відділами, дільницями або секторами.} 
 
 

III Шляхи  підвищення ефективності використання організаційних структур управління ТОВ «Національна мережа будівельно-господарських гіпермаркетів «Епіцентр К»» 

     На  основі проведених досліджень, пропонується застосувати конкретні заходи по вдосконаленню організаційної структури  управління ТОВ «Національна мережа будівельно-господарських гіпермаркетів «Епіцентр К»», а отже і діяльності організації в цілому.

      Дослідження виявили, що в сучасному менеджменті  головним в побудові структури є  те, яку з трьох видів стратегій  обере фірма: стратегію інновацій, стратегію на зменшення витрат або стратегію, що включає основні риси перших двох .Для ТОВ «Національна мережа будівельно-господарських гіпермаркетів «Епіцентр К»» необхідно обрати стратегію на зменшення витрат, оскільки в бізнесі необхідно діяти за принципом максимальні прибутки при мінімальних витратах особливо за сучасних економічних умов. Тому на даному етапі важливо зберігати структуру ієрархічного типу, якій притаманні високий ступінь формалізації і низький рівень всього управлінського персоналу в прийнятті рішень. Отже вдосконалення організаційної структури ТОВ «Національна мережа будівельно-господарських гіпермаркетів «Епіцентр К»» необхідно проводити за рахунок її спрощення. Воно здійснюється шляхом перетворення лінійних структур в більш плоскі через скорочення рівнів управління. Це спрощення стосується  роздрібної торгівельної мережі гіпермаркетів, оскільки через наявність у більшості обласних центрів та деяких інших містах України існує пірамідальна структура управління з чотирма рівнями управління. В той же час оптово-роздрібно торгівельна мережа може успішно функціонувати без застосування одного рівня управління. При цьому необхідно скоротити посади других комерційних директорів кожного супермаркету, натомість ввести посади заступників комерційних директорів, що суттєво знизить витрати організації щомісяця. Це також дасть змогу уникнути бюрократичної тяганини, оскільки організатори роздрібної торгівлі можуть напряму успішно взаємодіяти з організаторами роздрібної торгівлі в містах, це підвищить продуктивність праці, а отже ефективність діяльності кожного гіпермаркета.

     Також, для зменшення витрат на утримання  виробничого персоналу необхідно  провести скорочення штату по відділах, де існують посади в яких організація  не має негайної потреби на сьогоднішній день. Можливо скоротити:

1. в фінансовому відділі посаду інструктора з експлуатації, виробничо- технічних та організаційних питань на який за списком знаходиться два чоловіки;
2. в структурі управління організації існує група технології та якості, до якої входить два організатори роздрібної торгівлі які виконують такі ж функції ревізорів, як і організатори, що належать до торгового відділу;
3. робітників стуктури адміністративно-господарчої діяльності, які зайняті на ремонтно-будівельних роботах. В даний час організація не проводить будівництва і не має великої кількості технічних засобів для проведення ремонтних робіт, а їхні функції виконуються електромеханіком.

     Оскільки  начальник фінансового відділу  не може ефективно одночасно виконувати покладені на нього завдання, які пов’язані з маркетинговою стратегією і з контролем роботи роздрібних точок для розподілу його завдань, необхідна посада маркетолога. Також необхідний спеціаліст з менеджменту який би узгоджував роботу дільниці експедирування товарів, фінансового відділу та роздрібної торгівельної мережі, спеціалізувався на пошуку постачальників унікальних товарів за максимально низькими закупівельними цінами, а також виконував функції заступника директора.

     Таким чином, з урахуванням наведених пропозицій організаційна структура управління ТОВ «Національна мережа будівельно-господарських гіпермаркетів «Епіцентр К»» матиме такий вигляд (рис 3.1.). 

      Директор

Комерційний

директор