Організації як об'єкти управління

Носіями інформації можуть бути дискети, диски, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітні стрічки, плакати, книги, вінчестери тощо.

Одним із основних носіїв є документація — письмове надання інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Відповідно до Закону України «Про інформацію» документ — передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Документацію класифікують за різними ознаками.

За  змістом:

 — адміністративна (правила, процедури, інструкції,  накази, розпорядження тощо);

 — планово-економічна (техніко-економічний план, план збуту, інвестиційний проект та ін.);

— комерційна (договори щодо постачання та збуту, замовлення, оферти, рахунки-фактури тощо);

• фінансова (бюджет, фінансовий план, платіжні відомості та ін.);
• зовнішньоекономічна (зовнішньоекономічні договори, вантажно-митна декларація, інвойс тощо);

— бухгалтерська (журнали-ордери, касова книга та ін.)»

— обліку кадрів (трудові  книжки, штатні розписи, посадові інструкції тощо);

— технологічна (технологічні карти, конструкторські  схеми, інструкції з експлуатації техніки та ін.).

За  складністю:

• проста (відображає один процес);

• складна (відображає кілька процесів).

 За призначенням:

— індивідуальна (призначена для конкретних посадових осіб);

• типова (призначена для широкого кола користувачів).

За  місцем у менеджменті:

•    службово-інформаційна (службові листи, акти тощо);

— розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.);

— спеціальна (фінансова, бухгалтерська, технологічна, планова, звітна та ін.).

Діловодство — процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробленням, проходженням, зберіганням тощо.

До основних функцій  діловодства належать: попередній розгляд  і облік документів; довідково-інформаційне обслуговування; контроль за виконанням основних положень документів; удосконалення (раціоналізація) документообігу; експедиційне оброблення і транспортування документів.

За  рівнем централізації виділяють такі системи діловодства:

а) централізована — за такої системи вся документація прямує в єдиний центр організації (наприклад, у канцелярію);

б) децентралізована — передбачає надходження документів за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

в) змішана — поєднує елементи централізованої та ще централізованої систем.

Роботу з документацією  здійснюють в організаціях спеціальні служби. До них належать канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат, референтура тощо.

Часто управління виробничо-господарською  діяльністю вимагає застосування графіків і графічних засобів. Графік — це спосіб наочного зображення стану і процесу виробничо-господарської діяльності з допомогою умовних позначень (крапок, ліній, фігур тощо). Він поєднує в собі графічний образ (систему накреслень) і легенду (умовні позначення на графіку). Графік має бути наочним, змістовним, образним, універсальним, зручним у користуванні тощо.

Графічні  засоби поділяють на кілька груп:

1) органіграми — графіки, які характеризують структуру і взаємовідносини явища. До них належать: класифікаційні графіки (класифікація підприємств); оргсхеми (організаційні структури управління підприємств, цехів); оперограми (порядок руху сировини, деталей); хронооперограми (порядок руху в часі) тощо;

2) топограми — графіки, що відображають явища у просторі. Ними є маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях; планування виробничих дільниць, робочих місць; схеми змащування обладнання; маршрут руху багатоверстатника тощо;

3) хронограми — графіки, які характеризують зміну явищ у часі. Передусім це такі графіки: циклограми; планово-контрольні графіки; диспетчерські графіки руху транспорту тощо;

4) діаграми — графіки, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ). До них належать: діаграми порівняння показників; діаграми розподілу показників; хронодіаграми тощо.

Якість роботи підрозділів  організації, окремих виконавців, груп працівників значною мірою залежить від добре налагодженого комунікаційного процесу.

Комунікаційний процес — процес обміну інформацією з метою розв'язання конкретної проблеми.

Невід'ємними елементами комунікаційного процесу є:

— відправник (джерело) (особа, група осіб (підрозділ),

організація, яка генерує ідеї, збирає та передає інформацію);

— повідомлення (інформаційна ідея, закодована з допомогою символів);

• канал (засіб передавання інформації);
• отримувач (споживач) (особа, група осіб (підрозділ), організація, для яких призначена інформація).

Комунікаційний процес охоплює такі етапи: формування або вибір ідеї (зародження ідеї); кодування (перетво рення ідеї на повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації); вибір каналу (вибір способу передавання з допомогою телефонного, електронного зв'язку, відеострічок тощо); передавання ідеї (повідомлення); декодування (трансформація символів відправника в думки отримувача); оцінювання та уточнення повідомлення; здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

 У комунікаційних процесах постійно виникають шуми, які деформують зміст повідомлення, спричиняють відхилення, помилки тощо. Тому обов'язково слід враховувати можливі неточності під час передавання інформації, пам'ятаючи водночас, що часто комунікаційний процес триває лише кілька секунд.

Під час здійснення різних видів комунікацій особливої  ваги набуває культура спілкування  — дотримування правил поведінки  та етикету, передбачених міжнародним  протоколом.

Графічну модель комунікаційного  процесу подано на рис.2.1.

 

 

 

                Рис. 2.1. Модель комунікаційного процесу

 

 

 

                                                  Завдання

Керівництво фірми НВП  «Дніпро» приступило до розробки стратегічного  плану на п'ять років. Була створена група з п'ятьох людей, до складу якої увійшло вище керівництво. Група прийняла рішення розбити процес стратегічного планування на такі етапи:

 

• розробка цілей організації; 1
• управлінське обстеження сильних і слабких сторін;3
• оцінка стратегії;6
• реалізація стратегії; 5
• аналіз стратегічних альтернатив;2
• вибір стратегії.4

 

Після цього група  приступила до розробки конкретних рішень по кожному з етапів.

 

Питання:

1. Як ви вважаєте, чи вдалим було рішення групи? Які наслідки очікуються?
2. У якій послідовності варто здійснювати процес стратегічного планування?

 

        Стратегічний менеджмент можна розглядати як динамічну сукупність п’яти взаємопов’язаних управлінських процесів. Ці процеси логічно витікають (чи слідують) один за одним. Однак існує стійкий зворотній зв’язок і відповідно зворотній вплив кожного процесу на інші і на всю їх сукупність. В цьому полягає важлива особливість структури стратегічного менеджменту. Схематична структура стратегічного управління зображена на Рис.3.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.3.1. Структура стратегічного менеджменту

 

 

                     Аналіз середовища підприємства.

 

Аналіз зовнішнього  середовища зазвичай вважається вихідним з позицій стратегічного менеджменту, так як він забезпечує як базу для  визначення місії і цілей підприємства, так і для вироблення стратегії поведінки, яка дозволяє підприємству здійснити свою місію і досягнути своїх цілей.

 

Однією із ключових ролей  будь-якого управління є підтримання  балансу у взаємодії організації  із середовищем. Кожна організація  включена в три процеси:

• Отримання ресурсів із зовнішнього середовища (вхід);
• Перетворення ресурсів в продукт (перетворення – безпосереднє завдання управління виробництвом);
• Передача продукту у зовнішнє середовище (вихід).

Управління покликане  забезпечити баланс входу і виходу. Як тільки в організації порушується цей баланс, починаються проблеми в функціонуванні організації. Сучасний ринок різко підсилив значення процесу виходу в підтриманні цього балансу. Це якраз і знаходить відображення в тому, що в структурі стратегічного управління першим блоком є блок аналізу середовища.

До компонентів зовнішнього  середовища системи управління виробництвом відносяться макросередовище, інфраструктура регіону, мікросередовище підприємства. Макросередовище характеризується різними сферами розвитку країни. До цих сфер відносяться міжнародна, економічна, політична, соціально-демографічна, правова, екологічна, природно-кліматична, науково-технічна, культурна. В свою чергу кожна сфера визначається рядом факторів (показників), які прямо чи опопсередковано впливають на ефективність функцонування фірми.

Інфраструктура регіону (перш за все, міста), де територіально  розташоване підприємство, суттєво  впливає на ефективність і стійкість  її функцонування. Разом з тим  основні галузі інфраструктури регіону тат як і макросередовище, впливають на роботу підприємства опосередковано.

До галузей інфраструктури відносяться: ринкова інфраструктура (банки, страхові і інші фінансові  установи); моніторинг навколишнього  природного середовища; промисловість; будівництво; охорона здоровя; наука і освіта; культура; торгівля; громадське харчування; транспорт і звязок; житлово-комунальне господарство; побутове обслуговування; приміське сільське господарство та ін. Кожна галузь інфраструктури регіону характеризується конкретними факторами і показниками. Які на стійкість діяльності підприємства здійснюють, як правило, опосередкований вплив.

Розглянуті фактори  макросередовища і інфраструктури регіону впливають на стійкість  і ефктивність функціонування підприємства опосередковано, ними саме підприємство не має можливості управляти. Звичайно чим більша питома вага підприємства в обсязі виробництва регіону чи країни, тим більше підприємство буде мати впливу на цю форму зовнішнього середовища і, навпаки, зовнішняє середовище буде здійснювати вплив на підприємство.

До факторів прямого  впливу зовнішнього середовища на стійкість  і ефективність функціонування підприємства або до факторів мікросередовища  відносяться наступні: постачальники, споживачі, конкуренти,контактні аудиторії, маркетингові посередники, податкове законодавство і законодавство в сфері ЗЕД.

Постачальники: з позицій  управління виробництвом можна аналізувати  за наступними показниками: якість сировини (по видах) і матеріалів, що постачаються; якість комплектуючих виробів, оснащення, запасних частин тощо; якість інформації, що поступає на підприємство;якість нормативно-методичної і техніко-економічної документації, що поступає на підприємство; якість підготовки спеціалістів, що залучаються на підприємство; прогнозована зміна умов постачання.

Характеристика споживачів включає дослідження наступних  показників: тенденції зміни кола потреб основних споживачів товарів  підприємства; прогноз зміни параметрів ринку за обсягом і асортиментом товарів; прогнозз зміни доходів споживачів; прогноз зміни складу і значення ознак сегментації ринку всередині країни і за її межами.

Дослідження конкурентів  передбачає: аналіз якості, цін і  конукрентоспроможності товарів конкурентів; аналіз організаційно-технічного рівня  виробництва основних конкурентів; прогнозування конкурентоспроможності, ціни товарів основних конукрентів; прогнозування ринкової та виробничої стратегій основних конкурентів.

Контактні аудиторії  включають аналіз відношення до фірми  і її товару фінансових кіл регіону, засобів масової інформації, державних і муніципальних закладів; громадської групи сприяння, суспільних організацій та ін.; розробка міроприємств по покращенню відносин з контактними аудиторіями.

Маркетингові посередники  аналізуються за наступними показниками; структури і стратегії оргових посередників і уточнення разом з ними стратегії маркетингу; налагодження контактів з агенствами з надання маркетингових послуг; встановлення звязків з кредитно-фінансовими установами.

Фактор законодавства  з податкової системи і зовнішньоекономічної діяльності включає: формування банку даних по податковій системі і зовнішньоекономічній діяльності; аналіз впливуставок податків, мит, квот, лицензій і інших показників на діяльність підприємства; підготовка пропозицій з вдосконалення законодавства з податкової системи і зовнішньоеконмічній діяльності.