Організації як об'єкти управління

 

Неформальні групи та організації можуть перешкоджати досягненню формальних цілей, негативно впливати на дисципліну праці, поширювати неправдиві чутки, сприяти висуненню некомпетентних керівників, стримувати модернізацію виробничо-господарської діяльності.

Оскільки неформальні  групи (організації) є явищем об'єктивним, то менеджер повинен навчитись ефективно  управляти ними. Для цього потрібно:

• визнати існування неформальної групи, а також те, що її ліквідація може спричинити розпад формальної організації;
• вміти вислуховувати думки, міркування та пропозиції членів і лідерів неформальної групи;
• впливати на діяльність неформальних груп шляхом застосування загальних методів менеджменту;
• оцінювати кожне рішення з позиції забезпечення якісної взаємодії управлінців з неформальною групою;
• залучати лідерів і членів неформальних груп до участі у виробленні управлінських рішень;
• здійснювати оперативне забезпечення працівників точною інформацією з метою запобігання неправдивим чуткам, які може поширювати неформальна група (організація).

Характерні особливості  формальних і неформальних груп наведено у табл. 1.2.                                                                      

 

                                                                                                     Таблиця 1.2

Особливості формальних і неформальних груп

Параметри	Формальні групи	Неформальні групи
1	2	3
Мета	Конкретні цілі діяльності	Задоволення соціальних потреб, у спілкуванні, взаємодопомозі тощо
Спосіб створення	Планово	Спонтанно
Спосіб узаконення діяльності	Правове формальне узаконення	Базується на міжособистісних  зв'язках і не передбачає правового  формального узаконення
Структура груп	Формується свідомо, відповідно до цілей	Формується внаслідок  соціальної взаємодії
Комунікації	Формальні канали	Формальні та неформальні  канали
Чисельність	Чітко регламентована	Невизначена
Керівник	Призначається організацією	Висувається групою як лідер
Міжособистісні стосунки	Встановлюються на основі завдань, ієрархії, функцій	Розвиваються спонтанно
Вплив на членів групи	Управлінські рішення, форми влади, стилі керівництва	Персональний вплив
Контроль	Діють інструкції, стандарти, регламенти	Діють громадські санкції

 

Управління групами  слід здійснювати на засадах застосування загальних функцій менеджменту: планування, організування, мотивування, контролювання і регулювання. Обов'язковим елементом функціонування всіх груп є збори, на яких вирішують проблеми, виробляють і ухвалюють рішення. Важливо чітко встановити періодичність їх проведення; зміст проблем, які виноситимуться на їх розгляд; перелік учасників; технічні засоби, які необхідно буде застосувати тощо.

Для ефективності проведення зборів корисно скористатися рекомендаціями американського спеціаліста Роберта Бредфорда, які зводяться до:

• складання конкретного порядку проведення зборів;
• забезпечення вільного обміну інформацією між членами групи;
• повного використання здібностей її членів (компетентність, досвід, знання, підприємливість, талант, ідеї тощо);
• створення атмосфери довіри та самовираження;
• розгляду конфліктів як позитивних чинників і управління ними;

—підведення підсумків  за результатами зборів та окреслення майбутніх заходів;

—забезпечення вільного передавання інформації з метою уникнення однодуметва;

—призначення «опонента» для висунення альтернативних ідей та «адвоката» для захисту навіть неправомірних позицій.

Поділ управлінської  праці за вертикаллю та горизонталлю є передумовою формування ефективної організаційної структури управління. Цей процес забезпечує чітку ієрархію, спеціалізацію управлінської праці, функціональний розподіл, що сприяє зростанню ефективності системи менеджменту організації. Збільшення чи зменшення кількості рівнів управління спричинить зниження ефективності менеджменту в організації.

 

 

                                 2.Модель процесу комунікацій.

 

В управлінській діяльності комунікативні навики та риторичні  здібності відіграють важливу роль. Адже саме від того, наскільки менеджеру вдасться налагодити взаємодію з підлеглими та колегами, переконати у необхідності виконання прийнятих управлінських рішень залежить ефективність діяльності організації загалом чи її окремих структурних одиниць.

Комунікації супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації. Їх сутністю є взаємозв'язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо.

Комунікації — обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами (працівниками).

Комунікації у процесі  менеджменту відіграють дуже важливу роль і є його неодмінною складовою. Комунікації класифікують за кількома ознаками.

За  сферою охоплення:

1) комунікації між  організацією і зовнішнім середовищем.  Наприклад, з державою обмін  інформацією відбувається через звіти, з політичною системою — через лобі в парламенті. Під впливом зовнішнього оточення організовують наради, обговорення, телефонні переговори, готують службові записки, відеострічки, звіти та ін.;

            2) організаційні комунікації, які можуть здійснюватись:

— від вищих рівнів управління до нижчих («зверху —  донизу»). Наприклад, начальник оголошує підлеглим управлінцям план роботи на робочий тиждень, поточні завдання тощо;

— від нижчих рівнів управління до вищих («знизу — догори»). Так  надходить звітна інформація про рівень виконання завдань, недоліки, порушення, проблеми тощо;

— між різними підрозділами (відділами, цехами, службами тощо);

— між менеджером (керівником) і його робочою групою.

Організаційні комунікації  залежать від характеру діяльності, побудови, розмірів, можливостей організації тощо. Завадити таким комунікаціям можуть: деформація повідомлень на різних етапах передачі інформації, інформаційні перевантаження у системі комунікацій, громіздка структура управління організацією тощо;

3) міжособистісні комунікації (виникають між окремими працівниками). Ускладнювати їх можуть неповне «прийняття працівником інформації; невербальні перепони (погляд, вираз обличчя, посмішка та ін.); поганий зворотний зв'язок. Для усунення таких проблем необхідно пояснювати, обґрунтовувати свої ідеї, стежити за власними жестами, позами, інтонаціями, бути уважними до працівників, враховувати соціально-психологічний клімат у колективі, підтримувати якісний зворотний зв'язок тощо.

За  способом виникнення:

1) формальні (офіційні). Вони створюються керівництвом організації для досягнення її цілей, забезпечення взаємодії між структурними ланками;

2) неформальні. Встановлюються  вони на основі особистих стосунків в організації, як правило, в межах неформальних груп.

За  способом передавання інформації:

1) вертикальні комунікації.  Такими є комунікації між рівнями управління (інституційним, управлінським, технічним) в обох напрямах. За їх допомогою керівники доводять підлеглим завдання, делегують повноваження,  викладають інструкції, інформують про методи, терміни та параметри виконання окремих робіт. Зворотний зв'язок при цьому спрямований на узгодження, інформування про проблеми, можливість виконання певних робіт, зміну ситуації на місцях тощо. Як свідчать дослідження, до керівників організацій доходить лише до 10% переданої їм робітниками інформації;

2) горизонтальні комунікації.  Здійснюються вони між працівниками, які перебувають на одному рівні ієрархії, що забезпечує координацію діяльності;

3) діагональні комунікації. їх суб'єктами є особи, які перебувають на різних рівнях управління в межах передачі нелінійних повноважень.

За  способом здійснення:

1) вербальні (словесні)  комунікації. Здійснюються вони  через розмови, усні заяви,  повідомлення тощо;

2) невербальні (несловесні) комунікації. Вони відбуваються з використанням мови жестів (погляду, виразу обличчя, посмішки тощо). Уважно спостерігаючи за невербальною поведінкою співрозмовника, можна виявити, наскільки він відвертий, які його правдиві наміри, чи приємне йому це спілкування тощо. Особливу роль відіграє знання невербальних аспектів при спілкуванні з іноземцями.

Основою комунікацій  є інформація. Вона може надходити  за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами.

Інформація — сукупність повідомлень, які відображають характеристику явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Інформацію класифікують за різними ознаками.

За  повнотою охоплення явища:

— повна (всебічно та повною мірою розкриває сутність явища);

• часткова (відображає лише певний аспект явища, не даючи йому цілісної характеристики);
• надлишкова (містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуації).

За  періодом дії:

• разова (використовується лише один раз у специфічній ситуації);
• періодична (застосовується та формується систематично, залежно від потреб);

— довгострокова (використовується протягом тривалого терміну).

За змістом:

— планово-економічна (містить  дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни, собівартість, структуру  витрат тощо);

• фінансова (відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру видатків, платоспроможність, фінансову стійкість);
• облікова (містить дані податкового та управлінського обліку щодо діяльності організації);
• бухгалтерська (охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку);
• технологічна (розкриває зміст технології здійснення основних і супроводжувальних виробничо-господарських операцій);

— довідкова (містить  загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності)

— адміністративна (відображає дані про права, обов'язки, відповідальність, правила та процедури в організації).

За  рівнем достовірності:

• достовірна (об'єктивно і правдиво характеризує певне явище);
• недостовірна (має сумнівне походження, суб'єктивне забарвлення та потребує перевірки).

Законом України «Про інформацію» виокремлено такі основні  види інформації:

1. статистична інформація — офіційно документованім державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України, та підлягає систематичному відкритому опублікуванню;
2. масова інформація — публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація;

3) інформація державних  органів та органів місцевого і регіонального самоврядування — офіційна документована інформація, яка створюється у процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування. Основними її джерелами є законодавчі та нормативно-правові акти;

4) правова інформація  — сукупність документованих  або публічно оголошених відомостей  про право, його систему, джерела,  реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику. Джерелами її є Конституція України, норми і принципи міжнародного права, кримінальний кодекс, інші законодавчі і підзаконні правові акти тощо;

5) інформація про особу  — сукупність документованих  або публічно оголошених відомостей  про особу (національність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров'я, адреса, дата і місце народження);

6) інформація довідково-енциклопедичного  характеру — систематизовані,  документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя і навколишнє природне середовище;

7) соціологічна інформація  — документовані або публічно оголошені відомості про ставлення громадян і соціальних І груп до суспільних подій і явищ, процесів, фактів тощо.

Основними принципами інформаційних  відносин в Україні є: гарантованість права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свобода її обміну; об'єктивність, вірогідність, повнота і точність інформації; законність її одержання, використання, поширення та зберігання тощо.