Организация управления предприятием

Достоинства централизованных структур состоят в следующем: 
1. централизация улучшает контроль и координацию специализированных функций, уменьшает количество и масштабы ошибочных решений, принимаемых менее опытными менеджерами; 
2. Сильное централизованное управление позволяет избежать ситуаций, при которых одни отделы фирмы растут и развиваются за счёт других или организации в целом; 
3. Централизованное управление позволяет более экономно и легко использовать опыт и знания персонала центрального административного органа.

Существует руд  преимуществ децентрализованных структур:

1. Управлять  крупными организациями централизованно  невозможно из-за огромного количества  требующейся информации и, следовательно,  сложности процесса принятия  решений;

2. Децентрализация  даёт возможность принимать решения  тому руководителю, который ближе  всего стоит к возникшей проблеме  и лучше всех её знает;

3. Децентрализация  стимулирует инициативу и позволяет  личности отождествить себя с  организацией;

4. Децентрализация  помогает подготовке молодого  руководителя к более высоким  должностям, предоставляя ему возможность  принимать важные решения в  начале карьеры. Это обеспечивает  приток в организацию талантливых  руководителей.

Степень централизации  ООО ресторана “Buono Chibo” –  средняя, т.к. функции распределены по управленческому персоналу.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых её сотрудников  на выполнение определённых задач [5, 362].

Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который  занимает её в данный момент. Когда  индивид меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой.

Полномочия являются ограниченным правом использовать ресурсы  и командовать людьми. Внутри организации  эти пределы обычно определяются правилами.

Различают следующие  виды полномочий: линейные и штабные.

Линейные полномочия передаются непосредственно от начальника к подчинённому и далее другим подчинённым.

Именно линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть для направления  своих прямых подчинённых на достижение поставленной цели.

Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет также  право принимать определённые решения  и действовать в определённых вопросах без согласования с другими  руководителями в тех случаях, которые  установлены организацией, законом  или обычаем.

Делегирование линейных полномочий создаёт иерархию уровней управления организации. Процесс  создания иерархии называется скалярным  процессом.

Понятие штаба  было впервые применено в армии  Александра Македонского.

Различают следующие  типы аппаратных (штабных) полномочий.

Рекомендательные  полномочия заключаются в том, что  их обладатели при необходимости  могут давать советы нуждающимся  в них руководителям или исполнителям, каким образом решить тот или  иной вопрос, но эти советы не являются обязательными.

Функциональные  полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. 
Они сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы, иными словами то, как действовать, чтобы достичь целей.

Обязательные  полномочия согласования. Линейное руководство  должно обсудить соответствующие ситуации со штабным аппаратом, прежде чем  предпринять действия или представить  предложения высшему руководству.

Параллельные  полномочия. Высшее руководство может  расширить объём полномочий аппарата, давая ему право отклонять  решения линейного руководства.

Линейные полномочия внутри аппарата управления - сам штабной  аппарат имеет линейную организацию  внутри себя. 
Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. 
Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

Организационные схемы, таблицы. Рекомендуется построить  схему структуры организации  с системой внутренних взаимосвязей. При построении таких схем необходимо учитывать следующее: схема дает лишь общие контуры структуры  организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное  количество деталей; не существует стандартных  построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру  фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом. Если схему  структуры трудно составить, то причина  может заключаться в том, что  сама организация дефектна, то есть с течением времени ее структура  стала неэффективной, громоздкой, а  линии взаимоотношений стали  искаженными.

Позитивная сторона  использования схематичных построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя  должна быть подвергнута тщательному  анализу. Такое исследование само по себе принесет большую пользу, поскольку  оно обнаруживает «слабые места», накладки полномочий, недостаточно управляемые  звенья производственного процесса и т.п.

Схема позволяет  выделить линии взаимозависимости  и отношений внутри организации.

Как источник получения  информации схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью  и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых на работу), а также в качестве дополнительного  наглядного материала при изучении должностных инструкций. Ею можно  воспользоваться в качестве основы для возможной реорганизации  или модификации структуры организации.

Наконец, схема  используется в качестве справочного  материала, позволяет служащим предприятия  быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями. Для этой цели структурная схема  организации может быть помещена на доске объявлений.

Недостатки использования  схематичных построений. Это, во-первых, статичность. Схема строения организации  быстро устаревает. Она отражает организацию  в определенный момент времени, в  этом смысле она статична. Но так  как бизнес динамичен, то, несмотря на то что основная структура организации  остается неизменной в течение длительного  времени, в рамках этой структуры  возникает много изменений (например, кадровых), что, естественно, требует  внесения определенных замен и дополнений. 
Во-вторых, в схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость.

Схемы могут  привести к бюрократизму. Они по существу негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указывают  наиболее рациональных, коротких связей, которые весьма часто возникают  в процессе деятельности организации.

Наконец, нередко  возникают трудности в представлении  об уровнях значимости. Неправильное впечатление может возникнуть в  результате чтения схемы, где на одной  горизонтальной линии показаны несколько  менеджеров, что якобы подразумевает  их одинаковый статус. Поэтому иногда, довольно сложно с требуемой точностью обозначить реальные отношения, разную значимость должностей и положений.

Руководство (справочник) по организационному построению предприятия. 
Такие виды документов часто называются отдельными справочниками или инструкциями. Они содержат перечень должностей с их подробным описанием 
(часто в форме описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и практики).

Распределение обязанностей означает определение  масштаба полномочий и меры ответственности  по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе  «Распределение обязанностей» должны содержаться следующие положения: название должности; отдел, в котором  имеется эта должность; уровень  положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения  с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного руководителя; особые полномочия (обязанности); ограничения  в полномочиях (например, возможность  действовать по своему усмотрению, определение величины денежных средств).

Ответственность – обязательство работника выполнять  имеющиеся задачи, которые присущи  занимаемой им должности и отвечать за результаты этой деятельности. Ответственность  исполнителя – обязательство  работника выполнить делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. 
Ответственность руководителя – обязательство отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работников. Принятие на себя ответственности и привлечение к ответственности являются необходимыми следствиями выполнения задач различными лицами с разделением труда между ними.

Ответственность - это:

. готовность  в собственных решениях или  действиях учитывать интересы  тех, кого касается решение,

. готовность  отвечать за свои действия (что  тесно связано с правом на  самостоятельные действия),

. готовность  отвечать за действия исполнителей  задания, если контроль и анализ  не установил их личной вины.

Различают:

. собственную  ответственность (обязанность отвечать  за собственные действия),

. чужую ответственность  (обязанность отвечать за решения  или действия других),

. ответственность  перед собою (случай, когда устанавливаемый  нормы и исполнитель является  одним лицом),

. внешнюю ответственность  (по отношению к внешним сферам  деятельности предприятия),

. внутреннюю  ответственность (по отношению  к внутренним сферам деятельности),

. ответственность  перед предприятием (учет интересов  предприятия и его собственников).

В случае ответственности  в смысле обязанности отвечать за последствия, принятие ответственности  выступает в следующих формах: 
1. Определение отрицательных результатов в результате контроля. 
2. Определение персональной ответственности в результате анализа отклонений. 
3. Персональные меры поощрения и взыскания:

. поощрения (премии, продвижения, укрепление авторитета),

. уменьшения  содействия (вознаграждение, влияние  на карьеру),

. санкции (снижение  окладов, возмещение ущерба, потеря  компетенции, отставка, увольнение, уголовное преследование).

Рассмотрим, чем  занимаются сотрудники ООО ресторана  “Buono Chibo”. 
Возглавляет работу ресторана “Buono Chibo” - директор, который назначается высшим органом управления – общим собранием участников. 
Директор несет полную ответственность за реорганизацию хозяйственной деятельности ресторана, исполнение договоров и соглашений; рассматривает жалобы. 
Директору предоставлено право: принимать, увольнять и перемещать работников ресторана; самостоятельно утверждать штаты; распоряжаться средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать взыскания на них при необходимости. Директору непосредственно подчиняется заведующий производством. 
Заведующий производством руководствуется должностной характеристикой; приступает к исполнению своих обязанностей после подписания акта о материальной ответственности. 
Обязанности заведующего производством: 
. обеспечение бракеража готовой пищи; 
. обеспечение соблюдения рецептур блюд и технологии их изготовления, повышение производительности труда работников; 
. составление графиков выхода на работу; 
. проведение инструктажа по технике безопасности на рабочем месте; 
. своевременное составление и предоставление в бухгалтерию отчетов об использовании товарно-материальных ценностей; 
. расстановка работников на рабочих местах в соответствии с их квалификацией; 
. установление дисциплины. 
Функции учета, планирования и различные финансовые операции выполняют работники бухгалтерии. Ее возглавляет главный бухгалтер. 
Функции главного бухгалтера: 
. сводит годовой баланс; 
. ведет учет движения товара; 
. перечисляет налоги; 
. начисляет заработную плату; 
. осуществляет проверку работы бухгалтерии. 
Инженерно-эксплуатационную службу ресторана возглавляет инженер-технолог. 
Основными задачами инженера-технолога на данном предприятии – в ресторане – являются: 
. совершенствование технологии приготовления кулинарной продукции путем внедрения новых технологических приемов, новых видов сырья, изготовления новых изделий; 
. контроль за ходом технологического процесса от первичной обработки сырья до оформления блюд и отпуска их на раздачу; 
. систематическое инструктирование работников производства по нормативным документам, стандартам, техническим условиям, внедрению прогрессивной технологии; 
. участие в работе бракеражной комиссии. 
Отделом по закупкам и складам руководит руководитель по закупкам. Его функции: 
. отвечает за руководство закупками всех товаров(продовольствие, непродовольственные товары) с учетом экологического принципа; 
. консультируется со всеми отделами при выборе необходимых товаров; 
. проверяет все складские запасы и следит за их своевременным пополнением; 
. учитывает в своей работе основные направления развития и управления предприятием; 
. организует и контролирует использование персонала в сферах складирования и закупок; 
. и т.д. 
Это были функциональные руководители, теперь рассмотрим линейных руководителей. 
Руководителем производства на предприятии является заведующий производством, а руководителем обслуживания – метрдотель. 
Метрдотель контролирует, регулирует и координирует работу официантов, поваров-раздатчиков, буфетчиков, кассиров, резчиков хлеба, сборщиков и мойщиков столовой посуды, швейцаров, гардеробщиков и артистов оркестра. 
Функции метрдотеля: 
. составление графиков выхода на работу подчиненных ему работников и контроль за его выполнением; 
. контроль за своевременной подготовкой зала к открытию и соблюдением санитарно-гигиенических требований во время обслуживания; 
. контроль за сервировкой столов, соблюдением правил торговли, правил личной гигиены, состоянием форменной одежды; 
. непосредственное участие в обслуживании; встреча посетителей, консультации в выборе места в зале, предъявление Книги отзывов и предложений по первому требованию посетителей, разрешение конфликтов, возникающих между работниками предприятия и посетителями; 
. оформление заказов; 
. ведение работы по совершенствованию профессиональных знаний официантов, распространению передового опыта; 
. контроль за уборкой зала после его закрытия и правильности отчетов официантов. 
Еще одним линейным руководителем является шеф-повар, который подчиняется заведующему производством. 
Функции шеф-повара: 
. ответственен за руководство всей кухонной сферой, а также за производство блюд по установленному стандарту гостиницы с учетом достижения максимального успеха в экономике и организации производства; 
. поддерживает руководителя закупок по всем вопросам приобретения сырья, товаров и качеству; 
. руководит своей сферой с учетом основных производственных направлений развития фирмы; 
. организуют, руководит, контролирует работу всех занятых на кухне сотрудников; 
. планирование, определение цены, а также составление меню на каждый день и для специальных мероприятий с учетом фирменных блюд сезона; 
. контроль за качеством; 
. и т.д. 
Шеф-повару подчиняются бригадиры. Бригадирами назначаются наиболее квалифицированные работники. Бригадир выполняет работу по своей специальности и одновременно выполняет ряд обязанностей, связанных с организацией работы бригады. 
Функции бригадира: 
. распределяет обязанности между членами бригады, обеспечивает их сырьем, инструментами; несет ответственность за выполнение производственного задания; 
. соблюдение технологии приготовления пищи; 
. своевременное приготовление полуфабрикатов и готовых блюд; 
. ведет учет выработки бригады.