Организация управленческой деятельности - процесс управления

     По  состоянию на 2011 г. выручка от реализации туристических услуг ООО «К»  составила 80150 тыс. рублей  по сравнению  с 2010 годом выручка значительна сократилась, что связано, в первую очередь с экономическим кризисом и слабой рекламной компанией. [6],

     Численность персонала туристической фирмы  «К» составляет 3 человека. Штатное  расписание организации представлено в Приложении 1. В штате туристической фирмы директор, заместитель директора и экономист. 

     2.2 Организационная структура управления  организацией 

     Организация как процесс представляет собой  функцию по координации многих задач, чтобы данный процесс был успешным, необходима соответствующая целям и задачам грамотно построенная организационная структура.

     Организационная структура ООО «К», представлена на рисунке (1). 

                      

     Рис. 1 Организационная структура ООО «К» 

     Как показывает схема, организационная  структура ООО «К» построена по линейному типу связи.

     Таким образом, организации осуществляется централизованный тип руководства, в связи с одним заместителем директора, и, соответственно, авторитарный тип руководителя.

     Вся координация усилий по управлению организацией лежит на директоре.

     Согласно  Уставу и сложившейся практике в  организации «К» данный директор отвечает за реализацию следующих управленческих функций:

     - осуществляет непосредственное  оперативное руководство ООО «К»;

     - отвечает за организацию эффективной  работы организации, определяя  уровень необходимых для работы  средств (офисная техника и  оборудование);

     - определяет компетентность кадрового  состава;

     - отвечает за выбор рекламных  технологий на ярмарках и выставках,  презентациях, контролирует рекламный бюджет;

     - отвечает за выбор технических  средств и технологий для осуществления  обратной связи с потребителем  и партнерами (электронная и телефонная  связь, Интернет);

     - отвечает за связи с общественностью;

     - самостоятельно выбирает туроператоров  и турагентов для сотрудничества по направлению развития экстремального туризма;

     - определяет ключевые положения  договорной работы с партнерами  по бизнесу за рубежом, в  Крыму и в Украине.

     Другие  специалисты туристической фирмы  и их работа также подчинена главным  задачам организации. Обратимся  к оценке должностных обязанностей работников ООО «К». Согласно действующей  организационной структуре организация имеет экономиста и заместителя директора. Рассмотрим содержание их обязанностей.

     К экономисту поступает вся информация о наличии и движении денежных средств (предоплата, перечисление средств со счетов органнизации туроператору, фиксация сумм оплаченных туристических поездок по всем направлениям, определение затрат фирмы и финансового результата деятельности по тому или иному направлению). Экономист ведет налоговый учет и учет страховых отчислений, курирует выполнение других хозяйственных операций (затраты по ведению деятельности, офисные расходы и т.д.).

     Основными направлениями деятельности заместителя  директора ООО «К» являются:

     - предоставление информации клиентам;

     - работа с клиентами;

     - бронирование и оформление билетов;

     - продажа тура, маркетинг и реклама;

     - работа с туроператорами;

     - выполнение административных функций.

     Управление  – важнейшая функция, без которой  немыслима целенаправленная деятельность любого социально-экономической, организационно-производственной системы. Систему, реализующую функции управления, называют системой управления.

     Любой системе управления экономических  объектов соответствует своя информационная система, которая называется экономической  информационной системой.

     Автоматизированная  информационная система – это  экономико-математические методы и  модели технологий, программы, технологические  средства и специалисты для обработки  информации.

     В туристической сфере, в частности  в ООО «К» можно выделить следующие виды информации:

     - законодательная и нормативно-правовая  база;

     - методическая и методологическая  информация;

     - аналитическая – обработанные и систематические данные статистического и прогнозируемого характера;

     - описательная – информация о  туристических ресурсах данные об истории, объектах показа, достопримечательностях, климатических условиях, географическом положении, культурных традициях;

     - справочная- расписание движения транспорта, контактные данные о режиме и порядке работы турфирмы;

     - информация об объектах и других  средствах размещения- описания гостиниц, пансионатов, санаториев, домов отдыха и т.д., содержащая данные о местоположении, предоставляемых услугах, номерном фонде, инфраструктуре;

     -информация  о туре – данные о комплексе  услуг по размещению, перевозке, питанию туристов, экскурсионных турах, а также услуг гидов-переводчиков и других услуг, предоставляемых в зависимости от целей путешествия;

     - информация о гражданах (персональные  данные);

     - информация бронирования – сформированные  и структурированные и представленные  в определенном формате данные, достаточные для заключения договоров,  оформленных в виде заказа  в письменном или электронном  виде, и направленная турагенствам, туроператорам или лицам, предоставляющим отдельные услуги;

     - экономическая информация, финансовая  и бухгалтерская отчетность;

     - новостная;

     - рекламная.

     Пользователями  информации являются: физические лица (туристы), юридические лица (турагенства), общественные организации и профессиональные объединения, образовательные учреждения, государственные организации. Поставщиками информации являются: туроператоры, авиакомпании, предприятия транспорта, предприятия размещения АРК, других городов и стран, экскурсионные компании и т.д. 

     2.3 Функции и методы управления  организацией 

     Функции управления - это конкретный вид  управленческой деятельности (осуществляется специальными приемами и способами), а также соответствующая организация работ.

     Рассмотрим  содержание основных функций управления туристической организацией ООО  «К».

     Планированием определяются наиболее выгодные в конкретных условиях результаты будущей деятельности организации. Планирование охватывает все уровни управления организацией. Для ООО «К» соблюдается принцип  планирования - обеспечение прироста оказываемых услуг, главным образом за счет повышения производительности труда. Планы разрабатывают на основе прогнозирования социально-экономических процессов. Прогноз базируется на закономерностях, выявленных за предшествующие периоды. Для этого используется большое число наблюдений, которые обрабатываются методами математической статистики. Например, прогнозируется изменение численности туристов на основе статистических данных об уровне занятости населения.

     Организация как функция управления направлена на формирование управляющей и управляемой  систем, а также связей и отношений  между ними. Важнейшими результатами выполнения этой функции управления являются: создание организационной  структуры управления (организационная  структура ООО «К» представлена на рисунке 1); установление и регламентация связей между различными элементами системы; разработка должностных инструкций, определяющих права и обязанности работников; совершенствование структуры систем при решении новых задач, изменении номенклатуры и качества предоставляемых услуг.

     Цель  регулирования - сохранение стабильности в деятельности организации под влиянием внешних воздействий. Туристическая деятельность отличается вероятностным характером. Случайные факторы, приводящие к отклонениям в работе организации от заданных параметров, могут быть различного характера: технологического (сбои в работе используемого оборудования); организационного (нарушение сроков заключения клиентских и партнерских соглашений); экономического (неблагоприятная экономическая ситуация в государстве) и др. Под воздействием перечисленных факторов нарушается запланированный ход деятельности организации. В этом случае применяется регулирование, в процессе которого анализируются возникшие в отклонения и разрабатываются меры по их устранению.

     Координация - это установление согласованности, целесообразного соотношения в действиях организации. Скоординировать действия всех участников - одна из важнейших задач. Таким образом, разделение и специализация труда в требуют координации усилий руководителей и исполнителей.

     Контроль - неотъемлемая функция управления организацией. В процессе контроля анализируется состояние системы  и отдельных ее частей. Для этого  собирается информация об управляемом  объекте и выявляются отклонения от программы или стандарта. Устранение возникших в системе отклонений производится путем регулирования и координирования. Труд каждого работника должен быть проконтролирован. Это является важнейшей обязанностью непосредственного руководителя.

     Учетом  фиксируется состояние управляемого объекта в определенный период. Наиболее полно учет производится обычно по окончании определенного промежутка времени и охватывает все виды затрат: финансовые, материальные и трудовые. На основе данных учета и отчетности анализируется деятельность организации.

     Получаемая  в результате контроля и учета  информация поступает в управляющую  систему и используется для разработки программы действия системы на последующий  период.

     Методы  управления - способы воздействия  управляющей системы на управляемую. Можно выделить три группы методов управления.

     1. Экономические - методы экономического  воздействия на участников оказания  туристических услуг путем регулирования  цены, прибыли, зарплаты и других  показателей.

     2. Организационно-распорядительные методы. Организационное проектирование включает создание управленческих структур, а также разработку должностных инструкций с определением обязанностей, прав и ответственности работника. Распорядительное воздействие - выдача команд управления (приказов, распоряжений).

     3. Социально-психологические методы  управления предполагают созидательное воздействие на душевный, эмоциональный мир человека, что достигается путем соблюдения в первую очередь принципов деловой этики, главный из которых - принцип справедливости.

     Управленческая  деятельность имеет свою технологию и организацию. Руководство ООО «К» имеет многолетний опыт работы в туристической сфере, грамотно применяет различные методы управления. 

     2.4 Организация производства 

     Офис  ООО «К» находится на первом этаже  жилого дома, имеет внешнюю рекламу  с указанием наименования туристической  фирмы. Материально-техническое обеспечение  офиса включает в себя: