Организационный контроль: технологии совершенствования и повышения действенности

     Самый трудный и дорогостоящий элемент  контроля — измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь важно правильно выбрать единицу измерения, установить частоту измерений. Все это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей контролю. Важно помнить следующее: проведение измерений — не самоцель; в коммерческой деятельности измерения проводятся ради увеличения прибыли, а не для того, чтобы точно установить, что же происходит на самом деле. Любая система сбора информации и ее обработки довольно дорога, поэтому менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее.

     Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось установить, насколько  удалось соблюсти установленные стандарты – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому, в частности (из-за высокой стоимости измерений), менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. Если проводить измерения подобным образом, то затраты на систему контроля будут столь велики, что ее стоимость превзойдет возможные доходы от ее применения[20, с. 158].

     Заключительная  стадия этапа сопоставления заключается  в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

     Таким образом, в обеспечении эффективности контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. 

     2.3. Принятие необходимых корректирующих действий

     Третий  этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности фирмы – пересмотре планов, перераспределении заданий, модификации целей, совершенствовании технологии и процесса управления. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий[23, с. 449].

     Но  к этому нужно относиться весьма осторожно. Если дела в фирме идут неплохо, в соответствии с планом, а поставленные цели в основном достигаются, то лучшая корректировка – отсутствие корректировки. Дело в том, что, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем борьба с отклонениями обходится недешево, и ее по возможности стараются избежать, сразу же определив допустимую степень отклонения от нормы, которая не должна вызывать тревоги. В этом случае система корректировки будет включена только с появлением реальной опасности.

     Но  не все, даже существенные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут стать нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

     Говоря  другими словами, на третьем этапе менеджер определяет, какие действия необходимо предпринимать. Такие действия можно определить следующим образом:

1. невмешательство в работу (ничего не нужно предпринимать);
2. устранение отклонений;
3. изменение стандартов в результате их пересмотра.

     В первом случае фактические результаты совпадают со стандартами. Во втором — следует установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям. Это происходит через изменение некоторых внутренних переменных. Третий случай предусматривает пересмотр планов, а следовательно, и стандартов. Стандарты могут оказаться нереальными, так как они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. Бывает так, что в процессе реализации плана становится ясно, что планы составлены слишком оптимистично, и требования стандартов выполнить практически невозможно. Это сводит на нет мотивацию. Поэтому стандарты пересматриваются в сторону понижения[20, с. 159].

     Таким образом, контроль может выявить  необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения, что нередко случается в успешно работающих организациях.

     Исходя  из вышеуказанного, очевидно, что в процедуре контроля есть три четко различимых этапа: установление стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. При этом на каждом этапе реализуется комплекс различных мер. 
 
 

Глава 3. Характеристика эффективного контроля

3.1. Признаки эффективного  контроля

          Признаками эффективного контроля являются:

1. стратегическая направленность (целеустремленность);
2. соответствие характеру деятельности предприятия;
3. своевременность, экономичность, полнота;
4. справедливость, компетентность, доброжелательность, простота.

          1. Система контроля должна не просто измерять текущие или прошлые показатели. Она призвана контролировать направление движения организации, ее дизайн должен соответствовать новым стратегиям компании. Программы качества организации обязаны облегчать достижение стратегических целей. Если, например, компания стоит перед необходимостью сокращения продолжительности цикла, ее система контроля должна быть сфокусирована на связанных с данной проблемой решениях. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств. Система контроля должна быть сконцентрирована на наиболее важных аспектах деятельности, имеющих значение для стратегических целей организации. Это позволит эффективно использовать имеющиеся ресурсы, избегать негативного отношения персонала к излишнему контролю и не упускать ключевые моменты жизнедеятельности организации[10, с. 620].

          2. Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его должна быть понятной. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, и что делается это объективно. Поэтому нецелесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством. Должны быть определены и соблюдаться принципы организации контрольной деятельности. Отсутствие утвержденных принципов организации контрольной деятельности или несоблюдение принятых принципов делают систему контроля уязвимой.

     3. Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным. Поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и проч.).                                   

     4. Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведши соответствующих мероприятий. Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным[12, c. 230-231].

     На  основании признаков эффективного контроля дается возможным судить о том, что контроль обязательно должен:

1. иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным;
2. ориентироваться на результаты;
3. соответствовать характеру деятельности предприятия;
4. быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.

3.2. Принципы эффективного контроля

     Эффективный контроль возможен при соблюдении следующих принципов:

     1. Адекватность восприятия. Данный принцип означает, что контроль любого вида и в любой проводимой форме должен быть понятен как начальником, так и подчиненным. Если процедура контроля, используемая менеджером, непонятна или громоздка для работников, он должен ее упростить с учетом задач подразделения и доступности для всех членов коллектива. Система контроля должна быть понятна всем, кто принимает участие в ее работе; информационные потоки должны обеспечить принятие управленческих решений, информация должна быть представлена в приемлемой для принятия управленческих решений форме и не оставлять возможности для иного толкования и сомнения в ее качестве[25, с. 111].

     2. Своевременность. Механизм контроля должен выявлять отклонения без промедления, обо всех нарушениях менеджер должен знать как можно быстрее, чтобы их устранить. Система контроля призвана обеспечивать менеджмент оперативной информацией, что позволяет руководству своевременно реагировать на происходящие перемены. В противном случае корректирующие воздействия могут оказаться бессмысленными.

     3. Целесообразность и экономичность. Контроль проводится в любом подразделении организации, но масштабы, размах контроля должны соответствовать объемам работы. Затрачиваемые на контроль средства не должны превышать получаемые в результате контроля эффекты.

     4. Гибкость контроля. Современные производственные процессы достаточно сложны, а неожиданные обстоятельства могут внести неразбериху даже в идеально отлаженную систему. Поэтому контроль должен строиться так, чтобы были учтены самые неожиданные явления и проблемы. Эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость как приспособляемость к изменяющимся условиям. В ответ на изменения внешнего окружения со временем трансформируются и внутренние цели и стратегии организации. Система контроля должна быть достаточно гибкой, обладать способностью к адаптации, допускать изменение целей и стандартов. Создание системы контроля не является самоцелью, она должна способствовать повышению эффективности управленческой деятельности, положительно влиять на результаты работы организации, быстро и адекватно реагировать на изменения внешней и внутренней среды.

     5. Индивидуальный подход. Контроль должен осуществляться на основе индивидуального подхода: число занятых контролем определяется каждый раз индивидуально. Это же касается отдельных способов проведения контроля. Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе[4, с. 372]. 

     6. Предупреждение возможных отклонений и причин их возникновения. Эффективная система контроля должна своевременно выявить возможные отклонения и нацелить систему управления на устранение причин возможных отклонений. При возникновении отклонений система контроля должна в кратчайшие сроки информировать об этом менеджмент соответствующего уровня. При отсутствии контроля недостаточно только установить какие-то отклонения от технологического процесса. Механизм контроля должен наглядно указать причину, источник нарушения процесса. Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.                                        

     7. Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том, что контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений. Должна быть согласована с задачами той деятельности, в которой она действует. Система контроля должна не только выявлять отклонения, но и предлагать альтернативные варианты корректирующих воздействий, адекватные последствиям выявленных отклонений и причинам их возникновения. В обязанности менеджмента входят рассмотрение альтернатив и избрание оптимального варианта при имеющихся ограничениях, который устранит причины возникновения отклонений.