Организационные структуры предприятий

В хозяйстве применяют централизованную систему  документооборота, при  которой входящая и исходящая документация, учет  и регистрация ее, передача исполнителям и хранение сосредотачивается в  центральной конторе.  Документ поступает секретарю, принимается и регистрируется. После регистрации документ подается в соответствующее структурное подразделение, регистрируется в журнале подразделения и передается исполнителю. На каждый документ разработана технологическая схема его обработки и подготовки ответа. Если для документа не существует технологической схемы обработки, то он передается на рассмотрение руководителю для определения ответственного за его обработку.  Исполнитель подготавливает ответ. Главный специалист его визирует  и отдает на подпись руководству. Руководитель ставит свою резолюцию и отдает документ секретарю на регистрацию.

Управленческие решения, действия, распоряжения отражаются в документах хозяйства, которые оформляются  согласно единой государственной системе  делопроизводства – ЕГСД. Она представляет собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях и организациях. 

Вся документация, используемая на предприятии  классифицируется по утвержденной номенклатуре  дел как:

- организационно-распорядительная;

- отчетно-статистическая;

- финансовая;

- планово-экономическая;

- бухгалтерская;

- оперативная;

- кадровая (по личному  составу);

- научно-техническая;

- нормативная;

• по социальному обеспечению.

Порядок хранения дел  определен приказом по предприятию.

В ЗАО «Малынь» используется документация по  организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К  организационно-нормативным документам относятся:

 Договор  на  производство  работ (оказание  услуг). Договор на производство  работ (оказание услуг) является  основным документом во взаимоотношения ЗАО «Малынь» с заказчиками и поставщиками.

К  информационно-справочной документации относятся акты и деловая  переписка.      

Деловая переписка включает в себя практически все виды писем. Основными являются письма-запросы, письма-ответы, коммерческие письма.  Письма по вопросам основной деятельности имеются в виде отпусков исходящих документов и содержатся в деле «Исходящие письма по основной деятельности».

К кадровой документации относятся документы по учету  личного состава. Рекомендации по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты базируются на использовании Трудового кодекса.

Письменные инструкции, указывающие обязанности сотрудников  и правила действий в тех или иных случаях, также имеют целью согласованность действий и обеспечивают единство сельхозпредприятия как хозяйствующего субъекта.

Принятие управленческих решений – это функциональная обязанность каждого руководителя. Принятие решений предусматривает  определенную последовательность действий. Необходимо проанализировать ситуацию, выяснить актуальность проблемы, определить возможности и условия ее решения. После принятия управленческого решения необходимо назначить ответственное лицо, которое отвечает за исполнение и реализацию этого решения. Только после выполнения решения, оно снимается с контроля. Эффективность управленческих решений значительно возрастает при применении административных методов управления, развитии информационных связей, повышении уровня контроля, документационном обеспечении. Возрастают требования к системе информационной поддержки менеджмента: она должна не только обеспечивать руководство информацией о текущем состоянии дел, но и прогнозировать, что произойдет при тех или иных изменениях внутренней или внешней ситуации.

Контроль за выполнением  управленческих решений в хозяйстве осуществляет ревизионная комиссия, которая избирается общим собранием. Она контролирует все виды деятельности аппарата управления по производственным, финансовым, кадровым и другим вопросам.

 

 

 

 

3. Недостатки  в организации деятельности сельскохозяйственного предприятия ЗАО «МАЛЫНЬ»

 

В общем виде технология и практика, методы и функции управления предприятия остались практически  неизменны со времени социалистических методов хозяйствования. Управленческие решения принимаются единолично, высока концентрация функций, возложенных на руководство, низкая взаимозаменяемость руководителей – «незаменимость» каждого, никто не возьмёт на себя ответственность принять решение за другого. При этом уровень ответственности за принятые решения и их исполнение невысок – он размывается большим их количеством и низким качеством, а оперативность управления не выдерживает никакой критики. Коммуникации между подразделениями имеют в основном вербальный характер, уровень информированности сотрудников находится в тех пределах, какие необходимы для исполнения определённой работы. Данные факторы, несомненно, отразились на экономическом положении предприятия.

Рассматриваемое предприятие  находится в кризисном состоянии, причина которого – превышение величины расходов над величиной доходов предприятия. Руководству необходимо изыскать возможности для вывода предприятия из кризиса. Выход из этого кризиса за счет внутренних резервов хозяйства не представляется возможным. Поэтому речь идет о реструктуризации. Прежде всего необходимо найти нового системного покупателя продукции хозяйства, выйти на другой сегмент рынка с более высокими ценами.

В настоящее время  в работе предприятия ЗАО «Малынь» нарушены следующие принципы научной  организации труда:

1. Из-за длительного нерентабельного ведения хозяйства отсутствует точное определение цели развития ЗАО «Малынь» с учетом его места в общем комплексе народного хозяйства.
2. Имеется несоответствие модели системы управления особенностям развития и управления управляемого объекта - ЗАО «Малынь» в части несвоевременного учета, который осуществляется только в интересах отчетности и налогообложения помесячно. Другими словами, нет оперативной оценки экономических факторов и их влияния на работу хозяйства в целом.  
3. Отсутствует возможность выбора действенных своевременных решений как из-за запаздывания оперативного отображения экономических фактов, так и из-за недостатков маркетинговой и информационной работы, не обеспечивших прямой выход на конечных потребителей продукции хозяйства. 

Организация труда в ЗАО «Малынь» предопределена унаследованной от ранее существовавших  хозяйственных структур организационной структурой и стилем работы. Этот стиль ориентирован на наращивание производства без гибкого учета изменяющейся обстановки на рынках, обеспечивающих снабжение предприятия и сбыт продукции, обеспечения трудовыми ресурсами. Это в значительной мере объясняет факт снижения показателей хозяйства, в том числе и объема производства в ответ на рост спроса на качественную продукцию сельского хозяйства и пищевой промышленности. Это копирование колхозной структуры, разделенной на три группы – рядовых работников, администрации среднего уровня и руководителя осложняется наличием структур Министерства сельского хозяйства с его многочисленными нерыночными функциями. Сама деятельность сельскохозяйственного предприятия проходит в среде специальной юрисдикции. Это проявляется в специальных методах организации производства, определяемых предписаниями Министерства. Государство продолжает осуществлять методическое руководство учетной политикой предприятия, устанавливая особый, отличный от других отраслей хозяйствования подход. Зерновая продукция хозяйства не является свободно обращающимся товаром. Оборот зерна в значительной мер осуществляется под надзором государственной хлебной инспекции. Существует барьер для использования комбинирования производства продукции сельского хозяйства и мощностей по ее переработке, поскольку в перечень сельскохозяйственной продукции не входят пищевые продукты высокой степени переработки. В организации сельского хозяйства фиксация организационного барьера между производством и переработкой сельскохозяйственной продукции предопределяет функционирование  сельхозпредприятия как центра издержек и перерабатывающих и торгующих организаций как центра прибыли. Вопрос об экономической целесообразности продолжающегося патернализма Центра неоднозначен. Он предполагает пассивность сельскохозяйственных производителей как  причину или следствие в зарегулированных центром  стереотипах административно-командного стиля. Во всяком случае, привыкшие к самостоятельности предприниматели не считают сельское хозяйство приоритетной отраслью для приложения своих усилий, несмотря на высокий потенциал экономической эффективности сельскохозяйственного производства и низкий порог требуемого капитала.

Развитие предприятия не может  рассматриваться изолированно, вне  связи его с внешними по отношению  к нему объектами, процессами и явлениями. Негативные процессы в агропромышленном комплексе в целом связаны, прежде всего, с катастрофически нарастающей общей кредиторской задолженностью сельскохозяйственных товаропроизводителей.  Усугубляет ситуацию резкое падение цен на зерно, молоко и мясо, приведшее к увеличению диспаритета цен на сельскохозяйственную и промышленную продукцию.

 Увеличивается импорт основных  видов продовольствия, страна утрачивает  продовольственную независимость.

В этих условиях особенно большое  значение приобретает улучшение  организации труда на сельскохозяйственном предприятии, мобилизация внутренних резервов, повышение организационной культуры.

 

  4. Пути улучшения  управления сельскохозяйственным  предприятием

 

Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение  соответствия системы управления и  ее организационной структуры объекту  управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры.

Особенно важно усовершенствование структуры управления за счет расширения возможностей выживания в рыночных условиях.

Первостепенное значение имеет  организация материальной, технологической  базы сельскохозяйственного производства. Организация труда на предприятии должна обеспечивать эффективное функционирование рабочей силы с целью достижения максимального полезного эффекта от трудовой деятельности. Она предполагает: подбор и профессиональную подготовку кадров; разработку методов, с помощью которых  целесообразно выполнять тот или иной вид работы; разделение и кооперацию труда; расстановку работников в соответствии с характером стоящих перед ними задач; установление определенной меры  труда с помощью нормирования; материальное и моральное стимулирование высокопроизводительного труда.

В рассматриваемом хозяйстве постоянно  уменьшается количество работников. Это происходит, прежде всего, в связи  с низким уровнем оплаты труда, отсутствием  связи между оплатой и результатами труда. При существующей организации труда в ЗАО «Малынь» работники, особенно молодые, не видят для себя перспектив и уезжают из села в город. Заработная плата растет только у руководителей и специалистов. Нельзя ожидать высокой мотивации работников при отсутствии связи оплаты с результатами труда.

Эффективный собственник сельскохозяйственного  предприятия в Тульской области  должен   учитывать особенности  персонала для эффективной организации  управления. Каждый работник должен быть уверен, что сельскохозяйственное предприятие управляется не только в интересах максимизации текущей прибыли собственника, но имеет долговременные планы стабильного развития.

Для совершенствования  работы хозяйства  целесообразен   проект разработки контура контроллинга с использованием процессной методологии и инструментальной среды ARIS Toolset¹. На рисунке 2 показана модель контура контроллинга.

Блок 1 — укрупненная  функция формирования долгосрочного  плана предприятия на год по кварталам

Блок A - совокупность документов 

Блок 2 —   функция формирования   плана предприятия на квартал по месяцам

Блок В - совокупность  квартальных документов

Блок 3 —   функция  формирования   плана предприятия  на месяц по неделям

Блок С - совокупность  месячных  документов

Блок 4 — объединяет в  себе функции оперативного учета (ежедневный, еженедельный) и контроля

Блок 5  - функции ежемесячного учета и бухгалтерского контроля за финансовой службой.

Блок 6 - корректировка  следующего месячного плана по итогам выполнения плана истекшего месяца

Блок 7  - функции ежеквартального учета и бухгалтерского контроля за финансовой службой.

Блок 8 - корректировка  следующего квартального  плана  по итогам выполнения плана истекшего  квартала

Блок Е - совокупность  квартальных  документов по корректировке

Блок 9 - корректировка следующего годового   плана по итогам выполнения плана истекшего года

Рис. 2. Модель контура  контроллинга.

Блок 1 — укрупненная  функция формирования долгосрочного  плана предприятия на год. В данном случае можно рассматривать как  технико-экономическое, так и финансовое планирование. По итогам выполнения функций блока 1 появляется совокупность документов (блок A), представляющая собой комплексный план в текстовой и электронной форме. При формировании этого плана используются укрупненные показатели. Годовой план формируется в разбивке по кварталам.

Далее план первого квартала детализируется на месячные планы (блок 2) и первый месячный план детализируется по неделям (блок 3). На выходе этих блоков получаем соответственно квартальные (блок В) и месячные (блок С) планы.

Блок 4 — объединяет в  себе функции оперативного учета (ежедневный, еженедельный) и контроля. Именно в  этом блоке описываются функции  по направлениям оперативного учета. Блок 4 является базовым при описании процессов управленческого учета. На основе данных оперативного учета проводится контроль и осуществляется оперативное управление.