Организационные коммуникации

     Общепринятым  решением, по крайней мере, некоторых  проблем коммуникации являются повсеместные совещания. На совещаниях вырабатывается общее мнение его участников, особенно тогда, когда в намерения встречи входит достижение консенсуса. При всей ценности совещаний время, потраченное на них, оторвано от другой деятельности.

     Основным  механизмом для достижения согласия относительно смысла коммуникации является подписание контракта и других документов. Если даже объектом интерпретации является письменное сообщение, все равно  юристам и бухгалтерам приходится тратить много сил, чтобы договориться со сторонами о его смысле. Разумеется, это всего не решает, но является одним из способов избежания коммуникационного хаоса.

     Таким образом, можно сделать вывод, что  управленческие коммуникации в организации  на своем пути сталкиваются с множеством преград. Тем не менее, коммуникациями можно управлять, сведя к минимуму имеющиеся преграды. В свою очередь, это приведет к исчезновению имеющихся проблем.

     Здесь очень важным видится умение руководителя наладить обратную связь. Кроме того, так как коммуникации носят, прежде всего, межличностный характер, большое значение имеет информированность сотрудников. Чем большим объемом информации владеет работник по своему и смежным направлениям работы, тем меньше проблем у него возникнет при поступлении новой информации. 
 
 
 
 
 
 
 

     II. Анализ коммуникации в организации.

1. Особенности коммуникационных процессов ООО «Регенерация деталей машин».

   Более 5 лет компания «РДМ» работает на рынке оргтехники. За эти годы предприятие  выросло из небольшой фирмы в  одну из крупнейших компаний занимающихся комплексным обслуживанием офисной техники..

   Компания  «РДМ» на протяжении трех лет является официальным представителем крупнейших Российских производителей.

   Ассортимент товаров превышает 10000 наименований. Компания работает как на рынке города Челябинска, так и на региональном рынке. В ближайших планах компании – строительство завода по производству картриджей в г. Калининграде.

   Система коммуникаций в компании основывается, в большинстве своем, на межличностных  взаимодействиях между руководителями и подчиненными. Практически отсутствует горизонтальная взаимосвязь. Информация соответствующего отдела передается непосредственно руководителю отдела, на основе чего он в соответствии с вверенной ему долей ответственности, лично принимает решения. Велика доля субъективизма в принимаемых решениях.

   Распоряжения  руководителя подчиненным также  чаще передаются путем межличностного взаимодействия. Это, с одной стороны, позволяет тут же установить обратную связь и выяснить, насколько верно понята задача, и устранить неясности, но, с другой стороны, информация в процессе деятельности моет быть забыта и, за неимением письменных рекомендаций, искажается в сознании и как следствие выполняется не полно.

   Нет отдельного подразделения по сбору и обработке внешней и внутренней информации. Так исследования конъюнктуры рынка, объема продаж и т.д. проводятся менеджерами по продажам на основе сведений из сети Интернет, документов складской отчетности, которых явно не достаточно для полной оценки ситуации. Результаты исследований документально не фиксируются. И на их основе менеджеры принимают решения об изменении ассортимента, уровня цен, и т.д. Руководство компании оправдывает свои действия гибкостью и оперативностью. Гибкость, конечно, вещь хорошая, но все же нужна прочная база для принятия текущих решений, и такой базой должен стать именно план маркетинга – четкий фиксированный перечень необходимых мероприятий. Уже сама по себе попытка в систематическом виде изложить на бумаге свои соображения сослужит предпринимателю хорошую службу, поскольку ему придется продумать и четко расписать по возможности все, даже самые мелкие компоненты процесса управления, которые станут основой для принятия решений в предстоящем году. Составление плана поможет предпринимателю не только осознать все ключевые проблемы, но и заранее подготовиться к возможным изменениям во внешней ситуации.

   В нашем случае не все альтернативы могут быть изучены и не все  ходы просчитаны, а это может привести к серьезным стратегическим ошибкам.

         По причине отсутствия столь  необходимой в настоящее время  для организации службы маркетинга, функции маркетинга перекладываются  на плечи менеджеров и генерального  директора. В связи с большим  потоком информации чаще всего  происходит перегрузка информационного канала, менеджер не в состоянии в силу человеческих особенностей, вовремя отреагировать на всю информацию, решаются только самые важные, на его взгляд вопросы, а остальная часть нерешенных проблем остается таковой.

   Компания  оснащена компьютерной техникой, налажены внешние коммуникации (с поставщиками), но отсутствует единая внутренняя сеть, способствующая оперативному обмену внутри организации. Персоналу приходится тратить время на поиск руководителя, в случае возникших проблем, подвластных только его компетенции, и лично вводить его в курс дела, что негативно сказывается на деятельности всей организации в целом: потеря времени → недовольство клиента → потеря клиента → ухудшение имиджа фирмы → снижение товарооборота → сокращение прибыли.

   Анализируя культуру торгового обслуживания видно, что в торговых предприятиях она недостаточна. Во всех обследованных магазинах обслуживающий персонал отличается отличным знанием представленных товаров, однако большинство продавцов материально не заинтересованы в своей работе, что отражается на качестве обслуживания. В ходе исследования авторы были ознакомлены с «Книгой жалоб и предложений» в одном из магазинов компании, где причиной большинства жалоб была недобросовестная работа продавцов-консультантов. Но проблема состоит в том, что в результате отсутствия прямой обратной связи с покупателями и должного внимания к подобным документам, эти жалобы не эффективны.

   Процесс непрямых внешних коммуникаций налажен  довольно хорошо. Реклама ООО «РДМ»  размещается в газетах, на телевидении и радио, используется также наружная реклама, выпускаются буклеты.

   Мероприятия по пропаганде ООО  «РДМ»

 Преградой  в эффективности коммуникационного  процесса, я считаю, является неудовлетворительная структура организации, нарушена логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей.

   Эта система сложна в управлении. К  тому же отсутствует связь между отделами. Рационально будет отдел рекламы преобразовать в отдел маркетинга и отдел сбыта сделать его функциональным подразделением, как и отдел рекламы. Также в отделе маркетинга выделить отдельную службу по сбору и анализу внешней и внутренней информации. Поскольку телефонная служба в основном занята приемом заявок от покупателей и обеспечением их необходимой информацией о товаре, также целесообразно ее включить в отдел сбыта.

   Организационная структура ООО «РДМ»      

   Рекомендуемая организационная структура

     Заключение.

     Коммуникации  представляют собой серьезную проблему на всех уровнях современного общества. Управленческие коммуникации, телекоммуникации, а также невербальные подходы  важны для правильного понимания коммуникативных процессов в современных организациях. Тем не менее, коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным процессом. Это – процесс обмена информацией и передачи сведение между двумя людьми или в небольшой группе людей.

     Управленческие  коммуникации – это процесс, с  помощью которого руководители развивают  систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным  индивидуумам и институтам за ее пределами.  Это является необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую  информацию. Именно посредством коммуникации осуществляется управление.

     Управленческие  коммуникации внутри организации можно разделить по видам в зависимости от информационных потоков:

     Вертикальные  коммуникации могут осуществляться с верхних уровней на нижние и с нижних на верхние (нисходящие и восходящие). Горизонтальные коммуникации – это обмен информацией между различными отделами и специалистами.

     В зависимости от использования каналов  связи выделяют также формальные коммуникации (определяются структурой организации) и неформальные коммуникации (к ним относятся каналы распространения  слухов и зависят от наличия неформальных групп в организации).

     Управленческие  коммуникации в организации на своем  пути сталкиваются с множеством(сложных  вопросов, задач, требующих разрешения).К  основным проблемам, влияющим на процесс  коммуникаций (по типологии предложенной Р.Х.Холлом), относятся пробел и искажение. Пробел возникает тогда, когда получатель-реципиент не может воспринять содержание послания целиком и получает или пропускает только то, что удается уловить. Пробелы могут возникать как ненамеренно, так и намеренно. Из-за перегрузки коммуникаций информацией, по мере прохождения ее наверх, происходит ее фильтрирования в виде сокращений, для передачи следующему уровню только сути послания. Но в таком случае высока вероятность потери части послания, что приводит к пробелам.

     Искажение возникает при изменении смысла послания при прохождении информации через организацию. Люди намеренно или ненамеренно избирательно воспринимают получаемую информацию. Искажение в большей степени зависит от способностей человека: способностей восприятия, объема памяти, уровня интеллекта, образования и т.д.

     Также важно отметить такую проблему, как  проблема качества, достаточности, своевременности  информации. Идеально информация должна быть полной, своевременной, достоверной, взвешенной и опережающей.

     Хотя  существование идеальных управленческих коммуникаций маловероятно, все же улучшить их качество возможно. Руководитель должен уметь управлять коммуникациями в организации, путем преодоления вышеперечисленных проблем. Это необходимо для повышения эффективности управленческих коммуникаций. Этого можно достичь при помощи определенных тренингов, семинаров, привлечения специалистов по коммуникациям, что уже находит свою поддержку в некоторых крупных компаниях России.

     При планомерной и постоянной работе по улучшению управленческих коммуникаций возможно снижение преград, препятствующих их эффективному осуществлению. Хотя идеальные коммуникации маловероятны, все же повышение их эффективности возможно, а значит и повышение эффективности всего управленческого процесса. 
 
 

     Список  литературы.

1. История и современные проблемы управления персоналом: Учебное пособие/Под ред. доц. В.И.Данилова. – СПб.: Издательство СЗАГС, 2009., 219 с.
2. Холл, Р.Х. Организации: структуры, процессы, результаты/Р.Х. Холл. – СПб: Питер, 2008. – 512 с.
3. Цыпкин, Ю.А. Менеджмент: Учеб. пособие для вузов/Ю.А. Цыпкин, А.Н. Люкшинов, Н.Д. Эриашвили; под ред. Ю.А. Цыпкина. _ М.: ЮНИТИ, 2008. – 439 с.
4. Антошкин, В. Проблема Управления коммуникацией/ В. Антошкин// Экономика и управление. – 2007. – с. 58-64.
5. Бабосов, Е.М. Социология управления: Учебное пособие для вузов/ Е.М.Бабосов. – 2-е изд., стереотип. – МН.: ТетраСистемс, 2008. – 288 с.
6. Веснин, В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе/ В.Р.Веснин. – М.: Юристъ, 2009. – 496 с.