Организационные коммуникации

Содержание.

Введение…………………………………………………………………………….3

I. Коммуникации как важнейший элемент управления………………………….5

1. Управленческие  коммуникации в организации и их значение……………………………………………………………………………..5

2. Элементы коммуникационного процесса и его     этапы…………………………………………………………………………….......7

3. Проблемы и барьеры, влияющие на процесс коммуникаций………………………………………..…………………………....10

4. Возможные пути повышения эффективности коммуникаций……………………………………………………………………..15

II. Анализ коммуникации в организации…………………………………...…...18

1.Особенности коммуникационных процессов ООО «Регенерация деталей машин»…………………………………………………………………………......18

Заключение……………………………………………………………………..….22

Список литературы……………………………………………………………......24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

      Коммуникации в организациях и между организацией и ее средой вместе составляют то, что называют организационной коммуникацией. Приступая к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникаций между людьми, нужно сказать, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченным и обусловленным определенной регламентацией и предсказуемостью.

      Коммуникации  в организационном контексте  включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией  и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в кооридинации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

      Коммуникация  является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать  потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

      Коммуникация  предоставляет средства для выработки  и исполнения решений осуществления  обратной связи и корректировки  целей и процедур деятельности организации  в соответствии с требованиями ситуаций. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способным принимать важные решения относительно их использования.

      Ответственность менеджера в области этих технологий – обладание техникой личной работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические решения по развитию информационных систем организаций.Он должен уметь управлять информацией и улучшать свое дело с помощью правильного ее использования для повышения эффективности работы, производства товаров, обслуживания клиентов, для улучшения качества управления.

      Коммуникации  – связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Поэтому я выбрала для своей  работы эту важную тему, что даст мне возможность грамотно применять и пользоваться полученными знаниями в моей дальнейшей работе.

     Целью работы является исследование современных  проблем, возникающих при осуществлении  управленческих коммуникаций в деятельности организации.

     Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• рассмотреть коммуникации как важнейший элемент управления: значение управленческих коммуникаций,  виды управленческих коммуникаций, а также элементы и этапы коммуникационного процесса;
• изучить преграды, возникающие при осуществлении управленческих коммуникаций,  для чего рассмотреть проблемы и барьеры, влияющие на процесс коммуникаций, и возможные пути повышения их эффективности;

     Объектом  исследования будут являться управленческие коммуникации в организации.

     Предмет исследования – проблемы и барьеры, возникающие при осуществлении  управленческих коммуникаций. 
 
 
 
 
 

I.Коммуникации как важнейший элемент управления.

1. Управленческие коммуникации  в организации  и их значение.

     Термин  «коммуникация» сравнительно молодой: он появился в научной литературе в начале ХХ века и сейчас широко используется в различных смыслах. Им обозначают общение людей, обмен информацией в обществе, средства сообщений (транспортные коммуникации); этот термин применим и к способам распространения и прием информации (средствами коммуникации являются пресса, почта, кино, телефонная сеть, радио и телевизионные системы, Интернет).

     В своей работе я рассмотрю коммуникации с точки зрения обмена информацией  в организациях. Нет никаких сомнений, что коммуникации играют важную роль для управленческой и организационной эффективности. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием для успешного достижения стоящих перед организацией целей, однако, именно они составляют одну из важнейших проблем современного менеджмента.

     Поскольку коммуникация является достаточно сложным  процессом, действенность которого зависит от большого числа факторов, то управление ею требует специальных  знаний и методов. И в первую очередь  – представления о самой природе коммуникации.

     Управленческие  коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.  Это является необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую  информацию. Именно посредством коммуникации осуществляется управление. 

     Успех организации напрямую зависит от эффективности работы руководителя. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях, т.е. представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. От эффективности коммуникационных процессов, их организации зависит скорость и эффективность принятия управленческих решений, поэтому руководителю организации следует больше уделять внимания совершенствованию информационной системы, увеличению скорости и достоверности передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы согласно свойственным его организации особенностям.

     Менеджеры обычно тратят несметное количество времени на коммуникации. Чаще всего  это взаимодействия лицом к лицу с подчиненными, вышестоящими, с равными по положению и с клиентами, а также собрания разного рода, необходимость отвечать на телефонные звонки, электронную почту. По оценкам некоторых исследователей до 80 % времени менеджера тратится на межличностные контакты. По мере удаления от верхушки организации доля времени, затрачиваемая на коммуникации, уменьшается.

     Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации - создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. Многие компании проводят комплекс мероприятий, направленных на повышение коммуникативной компетенции сотрудников. Под коммуникативной компетенцией понимается знание сотрудниками основных элементов и особенностей коммуникационного процесса, а также умение использовать эти знания в деловом общении.

     Понимание сущности коммуникаций и владение методами их осуществления – один из основных факторов достижения делового успеха.

Ведь  эффективные коммуникации – это  одна из составляющих формулы успеха любого дела. 
 
 

     2. Элементы коммуникационного процесса и его этапы.

     Коммуникационный  процесс – это обмен информацией  между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

     Элементы  и этапы процесса коммуникаций:

     В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель  – лицо, генерирующее идеи или  собирающее информацию или передающее  ее.

2. Сообщение,  собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал,  средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее.

     При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. То трудно, потому что каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

• Зарождение идеи.
• Кодирование и выбор канала.
• Передача.
• Декодирование-это перевод символов отправителя в мысли получателя
• Обратная связь

     Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. При этом важно помнить, что идея не трансформирована в слова и не приобрела формы, необходимой для обмена информацией.

     Следующим этапом осуществления коммуникации являются кодирование и выбор  канала. Замысел коммуникатора нужно  перенести на язык коммуникации, т.е. язык, понятный конкретным исполнителям. Отправитель с помощью символов кодирует управленческую идею, используя для этого вербальные и невербальные средства. Кодирование идеи

     

                Формулирует или отбирает

     

                 Кодирует или выбирает канал

     

                 Передает по каналу

     

                  Декодирует

       

     Схема 1.Основные этапы коммуникационного процесса. 

превращает  ее в коммуникационное сообщение. Далее  предстоит выбрать канал для  передачи информации, совместимый с  типом символов ее кодирования.

     Третий  этап коммуникации – передача информации (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. В данном случае речь идет всего лишь о физической передаче, которые многие по ошибке принимают  за процесс коммуникаций как таковой. Получатель сообщение декодирует или, иными словами, воспроизводит его смысл. Если он что-то недопонимает, то маловероятно, что совершит действие, какое от него ждет отправитель сообщения.

     Последним и наиболее важным этапом коммуникационного  процесса является установление обратной связи. То есть отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Последний проходит все стадии обмена информацией для передачи отклика своему изначальному отправителю, который теперь выступает в роли получателя. Значение обратной связи в процессе обмена информации очень высоко, так как она является единственным способом оценки эффективности коммуникации.

     Там, где не налажена обратная связь при  обмене информацией, налицо снижение эффективности  управленческих решений. То же наблюдается при блокировании по разным причинам обратной связи между работником и руководителем. Руководитель, лишенный достоверной информации, оказывается как бы изолированным от управленческого процесса.

     Двусторонний  обмен информацией, хотя и протекает  медленно, безусловно, эффективнее одностороннего (обратная связь отсутствует). Он более точен, снимает напряжение в управленческом процессе, повышает уверенность в правильности интерпретации сообщения.