Інформаційних революцій у контексті управлінської діяльності

    Виходом з цієї ситуації є створення системи  обміну електронними документами між  організаціями, що забезпечить прискорення  доставки документів, гарантію доставки, доставку «під розпис» – оповіщення відправника про одержання і реєстрацію документа одержувачем, зниження витрат.

    Необхідно враховувати, що традиційний паперовий  документообіг ще не швидко втратить своє значення – у найближчі роки важливі документи все одно будуть видаватися, затверджуватися і доставлятися в паперовому вигляді [12, c. 76].

    Проте існують (і в деяких організаціях вже експлуатуються) інтегровані  паперово-електронні технології, у  яких документ пересилається в електронному вигляді, реєструється, і саме з електронною  копією здійснюється робота, а паперова копія передається звичайним шляхом.

    Запровадження норм законодавства, що забезпечують юридичну значущість електронного цифрового  підпису, відкриває можливість створення  систем обміну електронними документами, які не потребують дублювання електронних  документів паперовими і дозволяють тим самим значно знизити витрати органів влади і управління [10, c. 55-56].

    До  труднощів на шляху розробки таких  систем можна залічити відсутність  будь-яких систем автоматизації документообігу в цілому ряді організацій, розмаїтість систем і форматів, використовуваних у різних організаціях, необхідність надійної автентифікації відправників/одержувачів, захист інформації від зміни в процесі доставки, необхідність захисту конфіденційної інформації.

    Сучасні програмні засоби дозволяють успішно вирішувати всі ці проблеми. І нині розробка і впровадження систем, які автоматизують обмін електронними документами між організаціями, є абсолютно реальним завданням. 

    2.3. Вплив інформаційних  революцій на управлінську діяльність 

    Управлінська діяльність на сучасному етапі розвитку суспільства зазнає суттєвих змін як за своїм змістом, так і за технологією. Ці зміни пов'язані не тільки з корінною перебудовою форм і методів державного управління, а й з підвищенням рівня сучасної комп'ютерної техніки і технології збирання та обробки управлінської інформації, тобто з інформаційною революцією, яка триває ще й досі [23, c. 54].

    Нинішня, четверта інформаційна революція зумовила появу сучасної техніки й технології збирання та обробки управлінської інформації, викликала необхідність вивчення й осмислення їх суті, місця й ролі в управлінському процесі, сприяє якісним змінам механізму державного управління. Аналіз практики формування й діяльності управлінських структур, основних напрямків їх розвитку, характеру та форм правового впливу на державно-управлінську сферу свідчить про важливість знаходження свого гідного місця у цьому процесі сучасних науково обґрунтованих методів і технічних засобів збирання та обробки інформації, а також вирішення проблем, пов'язаних з прискоренням процесу підвищення якості й ефективності законодавства у цій сфері.

    Питання подальшого цілеспрямованого впровадження науково-технічних досягнень як в управлінській діяльності слід розглядати під кутом зору постійного розвитку і руху вперед сьогоднішньої інформаційної революції, а також удосконалення державного механізму.

    У зв’язку з невпинним розвитком  інформаційних технологій назріла потреба в забезпеченні функціональної визначеності інформаційних систем, їх сумісності між собою. Кожний вид інформаційної системи має відповідати максимально точному колу функцій апарату управління [ 20, c. 100].

    Однією  із рис четвертої інформаційної  революції є зміцнення міждержавних зв’язків, глобалізація, розширення та поглиблення інтеграційних соціально-економічних зв'язків між державами, розвитку між ними спільної господарської діяльності. Все це нагальне вимагає пошуку нових організаційно-правових форм інформаційно-правової співпраці, розробки структурно-функціональної моделі системи інформатизації підприємств.

    Останнім  часом Україна поступово здійснює перехід до інформатизації суспільства, яке характеризується зростанням ролі інформації у соціальних процесах, швидкості її обробки, у проникненні  електронно-обчислювальної техніки  та заснованих на ній сучасних інформаційних технологій у всі сфери суспільного життя. Це підтверджується прийняттям ряду нормативних актів вищих органів державної влади та управління, що регулюють інформаційні стосунки в Україні. До їх числа належать закони України «Про інформацію», «Про захист інформації у автоматизованих системах» та ін. [10, c. 113].

    Економіка й соціальне становище в Україні  в сучасних умовах зазнає суттєвих змін, адже розвиток новітніх інформаційних технологій не уповільнюється, а навпаки – швидкими темпами розвивається і впроваджується в усі сфери життя суспільства, із-за чого ми його називаємо інформаційним. В цих умовах від органів виконавчої влади потрібна точна реакція на такі зміни, аби забезпечити досягнення цілей, що поставлені перед країною. У зв'язку з цим управлінський апарат у своїй повсякденній діяльності має обов'язково враховувати потреби створення інформаційної системи управління. Цим терміном позначається такий комплекс процедур і методів, який спрямований на забезпечення керівництва системи управління інформацією, що необхідна для прийняття різноманітних управлінських рішень [18, c. 74].

    Слід  виділити кілька підходів при формуванні інформаційної системи управління.

    1. Орієнтація на реалізацію інформаційних  потоків. 

    Методологічною  засадою підходу, орієнтованого на інформаційні потоки, є традиційна теорія управління, у межах якої система державного управління розглядається як стабільна система управління з чітко вираженими функціями окремих органів управління. Підвищення ефективності роботи такої організації пов'язане з удосконаленням внутрішніх взаємозв'язків між органами державного управління або з інтенсифікацією виконання окремих управлінських операцій

    Завдання  розробників інформаційної системи  управління, зорієнтованих на раціоналізацію інформаційних потоків, зводиться до виявлення найбільш трудомістких ділянок з точки зору збирання та обробки даних й до раціоналізації та автоматизації інформаційних процесів на цих ділянках.

    Такий принцип зветься «управління  за допомогою систем» і містить  у себе використання формалізованих методів та електронно-обчислюваної техніки в управлінні.

    Оскільки  більшість процедур в управлінні мають складний організаційний характер, то в «управлінні за допомогою  систем» домінуюче місце займає необхідність пошуку шляхів інтеграції зусиль різних органів державного управління, їх підрозділів та виконавців. У такому випадку виникають проблеми координації дій різних державних органів через спеціалізовані комітети, складнощі комунікацій між ними.

    2. Орієнтація на аналіз розподілу рішень і процесів їх прийняття, на побудову мережевих моделей.

    Суть  його полягає в аналізі системи  прийняття рішень, аби допомогти організації ясніше зрозуміти його потреби або надати рекомендації для покращення порядку й способів прийняття управлінських рішень. Цей підхід базується на аналізі процесів прийняття рішень і на побудові мережевих моделей, вузловими центрами яких є «центри прийняття рішень», тобто окремі керівники, відповідальні за прийняття остаточного рішення з того чи іншого питання. При цьому інформаційні потоки розглядаються лише як параметри системи, зміна яких дає змогу підвищити ефективність управління. Кожне рішення у таких мережах оцінюється з точки зору його внеску в процес досягнення загальних цілей, що поставлені перед системою управління.

    3. Орієнтація на поділ інтегрованої інформаційної системи управління на ряд невеликих підсистем, кожна з яких зорієнтована на прийняття одного чи групи управлінських рішень [4, c. 110-111].

    Цей підхід зветься системно-інформаційним. За ним управлінська система являє собою сукупність людей, об'єднаних у процесі своєї творчої діяльності певними загальними цілями. Вивчаються насамперед не інформаційні потоки, а сукупність результатів дій людей, що створюють систему державного управління, співставляють результати з окремими рішеннями й лише від них переходять до потоків даних, що забезпечують прийняття рішень. На цьому етапі визначаються потреби в інформаційному забезпеченні прийняття рішень і виявляються джерела даних. У результаті найбільш раціонально зв'язуються джерела даних з центрами прийняття рішень [9, c. 55].

    Задоволення інформаційних потреб може бути забезпечено  як за рахунок відносно невеликого збільшення обсягу масиву даних, так  і за рахунок суттєвого підвищення комплексності обробки й використання даних, від підприємств та організацій, міністерств і відомств, органів регіонального управління, а також створення ефективних систем зберігання, пошуку та обробки даних на основі сучасних інформаційних технологій.

    Говорячи  про інформаційне забезпечення, необхідно з'ясувати, що має бути забезпечено. Якщо мова йде про забезпеченість системи управління як сукупності інформації, то воно вичерпується, завершується, стає реальним з появою такої. Якщо ж мається на увазі забезпечення організованості системи управління, упорядкованості взаємодії, функціонування її компонентів, то під забезпеченням слід розуміти діяльність [18, c. 79].

    Поняття «інформаційне забезпечення» більше відповідає розумінню забезпечення, як створення підтримки відповідних організаційно-функціональних характеристик системи управління. Таким чином, існують об'єктивні причини для виділення двох значень поняття «інформаційне забезпечення»: як забезпечення системи управління сукупністю інформації; як діяльність, що пов'язана із засобами збирання, реєстрації, передачі, зберігання, опрацювання та представлення інформації. Обидва значення поняття інформаційного забезпечення нерозривні. Отже, можна визнати, що інформаційне забезпечення системи управління — це поєднання всієї використовуваної у ній інформації, специфічних засобів і методів її обробки, а також діяльності фахівців з її ефективного удосконалення та використання.

    Інформаційне забезпечення охоплює систему руху й перетворення інформації, включаючи класифікаційні переліки всіх даних, методи їх кодування, зберігання та передачі. Розробка інформаційного забезпечення спрямована на використання технічних засобів управління для постачання необхідної інформації відповідним органам управління з метою організації, по-перше, безперервного процесу збирання, опрацювання, зберігання й пошуку інформації, а також передачі її на різні рівні управління; по-друге, високої надійності та вірогідності інформації відповідно до встановлених вимог щодо збирання й опрацювання на кожному рівні управління.

    Велику  роль у формуванні інформаційного забезпечення відіграє право. Адже відносини, що виникають  в управлінні у зв'язку з перетворенням  інформації, носять суспільний характер. У цьому процесі беруть участь колективи працівників – це відносини з приводу того, як виробляється й використовується інформація, яка її якість, за допомогою яких засобів, носіїв вона перероблюється та ін [12, c. 67].

    Сама  діяльність, що пов'язана з інформацією, — суть інформаційних відносин. І навпаки, інформаційні відносини  — це діяльність суб'єктів і об'єктів управління, яка пов'язана зі збиранням та використанням інформації.

    В процесі управлінської діяльності виникають різного роду відносини, які опосередковують пошук, збирання, систематизацію, обробку, передачу інформації. Вони стають частиною, елементом відносин, які складаються в процесі прогнозування, прийняття рішень, а також при здійсненні інших управлінських функцій [25,c. 56].

    На  практиці для регулювання інформаційних  відносин застосовуються звичні громадсько-правові  чи адміністративно-правові форми.

    Інформаційні  відносини за способом регулювання  поділяються на: організаційно-майнові, коли мова йде про довідково-інформаційне обслуговування; організаційно-управлінські, коли маються на увазі інформаційні потоки в сфері управління й координації керівництва народним господарством. Однак у нинішній час відбувається пошук специфічних засобів впливу на інформаційні відносини, що особливо помітно у зв'язку з розробкою проблем юридичної відповідальності в умовах використання сучасних інформаційних технологій.

    Загальний обсяг нормативних актів, керуючих технічних матеріалів, положень, інструкцій, які стосуються засобів обчислювальної техніки (ЗОТ), інформації настільки  великий, а головне дуже поверховий і суперечливий, що виникла необхідність видання єдиного основоположного нормативного документу, який охоплював би найважливіші аспекти інформатизації, акумулював вітчизняний та зарубіжний досвід.

    У зв'язку з цим системи управління, які використовують засоби обчислювальної техніки, мають оцінюватись, а їх створення – плануватись з урахуванням не тільки техніко-економічних параметрів, але й критеріїв їх соціальної ефективності, тієї ролі, яку вони відіграють у підвищенні продуктивності праці, в гармонійному розвитку головної виробничої сили — людини. Це означає, що науково-технічні й техніко-економічні основи прогнозування розвитку засобів обчислювальної техніки мають бути доповнені методами «людського», соціального й особливого вимірювання науково-технічного прогресу. Результати застосування засобів обислювальної техніки необхідно співвідносити із соціально-цінносними орієнтаціями й цілями розвитку всієї суспільної системи [13, c. 117-118].