Мотивация, коммуникации и развитие организации

ВВЕДЕНИЕ

Современный мир нередко рассматривается как мир организаций, которые представляют собой совокупность людей и групп, объединённых для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе определенных правил и процедур разделения труда и обязанностей. О том, что это достаточно эффективный механизм решения общественных задач, свидетельствует факт их повсеместного распространения и проникновения во все сферы и на всем протяжении жизни человека. Процесс развития организации в общем случае заключается в том, что организация или человек вырастают из определенных проблем, а в ходе их решения «высвобождается энергия», позволяющая им решать проблемы следующего уровня. Роль организации в обществе определяется тем, что, во-первых они являются генераторами ресурсов, превращая издержки в ценности, во- вторых создают полезные для общества блага, способствующие развитию человечества. Они принимают на себя всё более значимую социальную роль, становясь центральным звеном общественной жизни. Ведь именно в организациях  собираются и накапливаются ресурсы и знания, разумное использование которых помогает решать множество «застарелых» болезней общества. [7. с. 40]  Развитие организации в первую очередь означает ее способность справляться с более сложными и масштабными проблемами. Знание основных законов и принципов   развития   организации , безусловно,  способствует  ее успеху. Поэтому изучение путей развития организации  необходимо.

Актуальность рассматриваемой проблемы обусловлена тем, что переход к социально ориентируемому рынку предполагает необходимость создания адекватного механизма мотивации труда. Без этого нельзя рассматривать на практике объективные предпосылки для повышения эффективности производства - основы роста реальных доходов и уровня жизни населения. [12] Путь к эффективному управлению человеком лежит через понимание его мотивации. Только зная то, что движет человеком, что побуждает его к деятельности, какие мотивы лежат в основе его действий, можно попытаться разработать эффективную систему форм и методов управления им. Для этого необходимо знать, какие мотивы лежат в основе действий человека, как возникают или вызываются те или иные мотивы, как мотивы могут быть приведены в действие, как осуществляется мотивирование людей. [11] При этом конечным пунктом осуществления всех реформ является организация, где непосредственно происходит соединение рабочей силы со средствами производства, осуществляется процесс трудовой деятельности. Признание определяющей роли мотивационного механизма в условиях проводимых реформ делает обращение авторов к теме внутрифирменной мотивации персонала особенно актуальным. [12]

Коммуникации также имеют немаловажное значение в современном мире. Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом. Опыт как Российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству. Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу

пережить трудности. [12 ]

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что рассмотрение и знание мотиваций, коммуникаций  и развития организации в наше время  требует особого внимания.

Объектом исследования данной курсовой работы является коммуникация, мотивация, и развитие организации.

Предметом исследования является методы и стадии мотивации, виды коммуникаций и способы развития организации.

Целью работы является теоретическое исследование мотивации, коммуникации и развития организации и их практические аспекты в деятельности рассматриваемой организации.

В соответствии с сформулированной целью, поставлены и решены следующие задачи  построение наиболее эффективных путей развития, рассмотрение роли, видов, выявить современные теории мотивации, обозначение особенностей и способов коммуникаций, изучение этих процессов в определенной организации - ОАО «Красноярсклеспроектстрой».

Глава 1 Теоретические основы коммуникации, мотивации и развития организации .

1.1  Особенности и способы  коммуникации

Коммуникация - это процесс обмена информацией, опытом и сведениями. Предметом анализа в данном случае выступают особенности  коммуникации икоммуникативного процесса в  организациях .Область коммуникации , таким образом, тесно связана с теорией и практикой менеджмента, организационными системами и структурами, а также психологией управления. Все три дисциплины «работают» на теорию коммуникации  добавим к ним и этику делового поведения и общения, обогащая ее понятийным, парадигмальным аппаратом, концепциями и методами исследований, о чем свидетельствует литература - источники, привлеченные для составления данного пособия. [20]

Область изучения коммуникаций  выходит в первую очередь на представление о типологии организаций , т.к. тип организации  несомненно сказывается на сущности и особенностях  коммуникационного  процесса. Возникает закономерный вопрос. Коммуникация является неотъемлемой частью функционирования предприятия, и менеджер тратит на нее от 50 до 90% своего рабочего времени. Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты. Коммуникации на предприятии (внутренние) делятся на два вида: вертикальные и горизонтальные, вертикальные же делятся в свою очередь на восходящие и нисходящие.

Восходящие коммуникации - это процесс передачи информации от исполнителей (подчиненных) к руководителю.[19] Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложений. Восходящие коммуникации удовлетворяют потребность руководителей в информации о ходе работ по выполнению управленческого решения, а также о существующих или потенциальных проблемах и возможных способах усовершенствования деятельности организации. Информация такого рода, предоставляемая сотрудниками, ложится в основу управленческих решений.[1]

О Нисходящие коммуникации - это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным (передача сотрудникам указаний).

Горизонтальные коммуникации - это процесс обмена информацией между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу). Горизонтальные коммуникации происходят с целью обмена результатами работ, опытом и личной информацией.

Внешние коммуникации - обмен информацией, который происходит между предприятием и внешней средой, позволяет ему быть в курсе потребностей потенциальных покупателей, работы поставщиков, посредников и конкурентов, а также отслеживать новые тенденции в науке (изобретения, технологии).

От эффективности организации данного процесса зависит успех фирмы. Чем выше скорость передачи информации на предприятии и чем она достовернее, тем продуктивнее оно работает. Примером последствий предоставления недостаточно достоверной информации является известное лекарство для беременных женщин - теназадрин, которое использовалось во всем мире и привело к рождению огромного количества детей с неразвитыми конечностями. Оно рекламировалось как универсальное безопасное средство, тогда как испытания не были окончательно завершены. В результате фирма понесла огромные убытки и подорвала свой имидж.

Помимо разделения на внутренние и внешние, коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные. Вербальные коммуникации - это процесс общения при помощи слов, которые могут быть письменными и устными. При работе предприятия особое значение имеет письменная форма (документооборот) , так как при судебных разбирательствах во внимание берутся не устные договоренности, а письменные доказательства.

Невербальные коммуникации - это общение с помощью мимики, жестов, взглядов (недаром встречается выражение "говорящий взгляд"). В процессе общения вербальные и невербальные символы могут дополнять друг друга, а могут противоречить. Это связано с тем, что невербальное общение идет на подсознательном уровне и человек редко может контролировать свои поступки. В настоящее время невербальному общению уделяется особое внимание, так как оно более достоверно характеризует человека как личность и выявляет его истинные намерения.[19]

Всепроникающая способность коммуникаций.

Как сказал T. A. Мерфи, бывший председатель правления General Motors, "одним и тем же общим знаменателем в бизнесе и в менеджменте являются люди и отношения с людьми... в конечном итоге, коммуникации важнее всего... эффективные коммуникации могут обеспечить и успех, и неудачу или, по крайней мере, определить степень успеха". Независимо от типа организации, в которой вы работаете сейчас или будете работать в будущем, деятельность по обмену информацией имеет большое значение. Коммуникации одинаково важны и для организаций, и для отдельных людей.

Даже классический монстр Франкенштейн осознал значение коммуникаций. Скрываясь в лесу, этот монстр несколько дней наблюдал за семьей пастуха.

Я понял, что эти люди обладали способом передачи своих ощущений и чувств друг другу посредством артикулярных звуков. Я осознавал, что слова, которые они произносили, иногда вызывали удовольствие или боль, улыбку или досаду в душе и на лице слушателя. Поистине, это было божественной наукой, и я страстно желал познакомиться с ней.

 Независимо от того, где происходит общение и кто в нем участвует, основные черты этого процесса идентичны. Приведем в качестве примера Фрэнка Роудза, который владел и управлял небольшой оптовой компанией, занимающейся поставками средств для уборки помещений. Его персонал состоял из пяти складских рабочих, одного секретаря и трех внештатных торговых агентов. Он регулярно сталкивался с проблемами, связанными с тем, что его торговые агенты не могли правильно заполнить бланки заказов, рабочие теряли транспортные накладные, а секретарь подшивала важные документы не в те папки. Фрэнк убедился, что чем тщательнее он наблюдал за своими рабочими и чем чаще он разговаривал с ними, тем реже возникали подобные проблемы. Но независимо от того, насколько тщательно он над этим работал, проблемы, связанные с информацией, казалось, не переставали возникать. Иногда письмо не доходило до адресата. В другом случае информация уже устаревала к моменту, когда она поступала к предполагаемому адресату.

Значительная часть информации, которой люди обмениваются на работе, не имеет непосредственного отношения к работе, но жизненно важна для них. Люди часто рассматриваются как социальные животные, поскольку они нуждаются в коммуникациях, даже когда у них нет срочных сообщений. Действительно, большинство разговоров на первый взгляд могут показаться бессмысленными, но фактически эти разговоры удовлетворяют потребность людей в общении. Чтобы осознать существенность таких коммуникаций, как личное общение, достаточно вспомнить, что одним из самых тяжелых наказаний для человека является одиночная камера. Человек, заключенный в одиночную камеру, абсолютно лишен возможности и права на коммуникации с другими людьми. [3.с. 57]

Поскольку коммуникации рассматриваются как решающий фактор успеха, многие организации ведут подготовку своих сотрудников, чтобы сделать их более грамотными в общении, коммуникабельными людьми. Программы обучения могут быть направлены на различные аспекты коммуникаций и коммуникативных связей. [13]

Коммерческие организации обязаны предоставлять большое количество информации федеральному правительству, а также властям штата и местной администрации. Это затруднительно даже для лучших коммуникационных систем, а связанные с этим расходы очень высоки. Например, в 1992 г. более 5 млн коммерческих фирм и ассоциаций представили подробную информацию о своих доходах и финансах в налоговое управление (IRS*). Форма IRS № 1040 и связанные с ней формы отнимают ежегодно более 297 млн часов рабочего времени фирм. На "бумажные работы" Министерства обороны в 1992 г. потребовалось 229 млн часов. Потребность в информации возрастает каждый год. Несмотря на попытки правительства сократить объем бумажных работ, только с 1989 по 1992 г. он увеличился на 27,7 %. В 1992 г. Министерство здравоохранения и социального обеспечения, пытаясь сократить вероятность неверных диагностических тестов, потратило на составление отчетности федеральному правительству на 18 млн рабочих часов больше, чем в предыдущем году.