Методы решения проблем

Поиск решений

Сбор данных

Интерпретация данных

Постановка и  формулировка проблемы

Анализ проблемы

            Этапы решения  проблем                            Методы решения проблем 
 
 
 

 
 
 
 
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 2. Структура  соотношений этапов и методов  процесса решения проблем

Рассмотрим кратко методы коллективного решения проблем  для каждого этапа процесса.

Постановка  и формулирование проблемы

Необходимо  уделить особое внимание постановке и формулировке реальной проблемы, иначе дальнейшее рассмотрение и  реализация неправильно определенной задачи не принесет желаемых результатов, и группа потратит время впустую. Определить имеющиеся на предприятии проблемы можно различными методами.

Метод «бритва Оккама» - его лучше всего использовать при поиске проблем предприятия, которые еще не стоят остро, но их необходимо обозначить и определить, какие из них следует решать в первую очередь.

Диаграмма сродства – позволяет сгруппировать родственные данные в структуре рассматриваемой проблемы, а также точнее определить формулировку. Данный метод  лучше всего применять для рассмотрения формулировок проблем, касающихся любых улучшений или изменений процессов, а также деятельности организации в целом.

Древовидная диаграмма – применяется, когда в процессе постановки проблемы необходимо исследовать все возможные части, касающиеся проблемы, или когда неясны

сформированные  пожелания потребителей в отношении  продуктов.

Следует отметить, что на данном этапе и в предложенных методах широко используется принципы «мозгового штурма».

Анализ  проблемы

Для эффективного анализа проблем применяются  методы, признанные на практике наиболее подходящими для работы в группе.

Диаграмма «рыбьи кости» была разработана японскими учеными для научно-исследовательской работы, а затем предложена для решения проблем качества на производстве. С помощью этой диаграммы можно определить все причинно-следственные связи, влияющие на проблему.

Диаграмма «шести слов»  основана на применении формулирования вопросов по известной формуле 5W1H (вопросы со словами Кто? Что? Почему? Где? Когда? Как?). Использование данной диаграммы позволяет рассмотреть проблему со всех сторон и учесть все факторы, влияющие на нее.

Диаграмма связей – позволяет установить связи в сложной проблеме, которые трудно рассмотреть при помощи диаграммы «рыбьи кости».

Сбор  данных

Часто после  определения и анализа проблемы участникам группы не хватает информации, которая бы давала полное представление  о существующей ситуации. В принятии решений необходимо всегда опираться  на факты, а не на интуицию. Не всегда сбор информации нужно проводить, но в случае, когда это необходимо, данный этап может стать наиболее важным в процессе решения проблем. Наиболее простым методом, позволяющим  легко собрать нужную информацию, является один из простых инструментов качества – «контрольные листки».

Интерпретация данных

Иногда на основе собранной информации можно  сразу сделать выводы о существующей ситуации. Когда это невозможно –  нужно обязательно провести анализ данных. Наиболее лучший способ представления  данных – визуальный, оформленный  в виде построенных по результатам  полученных данных графиков и диаграмм. Участникам групп по решению проблем  предлагается ознакомиться с двумя  наиболее распространенными и удобными для коллективной работы методами: диаграммой Парето и гистограммами.

Диаграмма Парето – помогает определить, какие из имеющихся элементов проблемы оказывают наибольшее влияние на возникновение проблемы.

Гистограммы – помогают увидеть, стабильно ли протекает процесс или работает система.

Задачей данных методов является обнаружение в  собранной информации определенных закономерностей, помогающих сделать  выводы и принять эффективные  решения.

Поиск решений

Задачей данного  этапа является поиск альтернативных решений осуждаемой проблемы и оценка их с целью дальнейшего рассмотрения. Для поиска решений могут быть использованы методы, основанные на принципах  мозгового штурма (метод «бритвы  Оккама», диаграмма сродства, древовидная  диаграмма).

После того как определены все возможные  варианты решений, необходимо их предварительно оценить. Для этого участникам коллективного  решения проблем следует

воспользоваться наиболее удобными методами: анализ силового поля, модифицированный метод Дельфи, матричная диаграмма, обмен мнениями, коллажи и фантазии. Каждый из этих методов применяется для рассмотрения вариантов решения различных видов проблем.

Анализ  силового поля – применяется при рассмотрении проблемы как баланс двух противоположно направленных сил (силы и факторы содействующие решению проблемы

и препятствующие ее решению).

Модифицированный  метод Дельфи – это процесс, в результате которого участники группы приходят к согласию относительно выбора решения проблемы, не прибегая к открытой дискуссии.

Матричная диаграмма – служит для выявления важности различных связей между данными, характеризующими варианты решения проблемы.

Обмен мнениями – предназначен для конструктивного обсуждения вариантов решения проблем, когда участники распадаются на два противостоящих лагеря, каждый из которых твердо придерживаются своего варианта решения проблем.

Коллажи и фантазии – метод используется в случаях, когда проблемы и мнения участников группы о них очень сложно сформулировать словами. 

Наиболее  известные методы решения проблем:

• Мозговой штурм
• Метод «Шести думающих шляп»
• Метод «Семь инструментов»
• Бенчмаркинг и т.д.

1. Мозговой  штурм

 

Очень часто  решение об использовании метода мозгового штурма применяется в ситуации, когда не удалось решить проблему обычным путем, когда кажется, что все возможные пути решения уже рассмотрены, и при обсуждении проблемы все уже просто «ходят по кругу».

«Мозговой штурм» – это:

• новаторский метод решения проблем;

• максимум идей за короткий отрезок времени;

• расслабление, полет фантазии, самоудовлетворение (чем неожиданней идея, тем лучше, нужны необычные, самые "дикие" идеи);

• отсутствие какой-либо критики (любые оценки идеи откладываются на более поздний период);

• это развитие, комбинация и модификация как своих, так и чужих идей.

Типы  проблем, решаемые методом  мозгового штурма:

• Метод мозгового штурма позволяет решать любую проблему, имеющую несколько возможных вариантов решений. Проблемы, имеющие только один ответ или ограниченное число возможных решений, не подходят для решения этим методом.
• Необходимо также избегать решения слишком общих, абстрактных проблем.
• Метод «мозговой атаки» можно с успехом использовать для сбора информации, а не идей, т. е. для выяснения источников или формирования вопросов анкеты.

Этапы метода мозгового  штурма:

1.  Постановка проблемы. Необходимо четко сформулировать проблему, которую и будут штурмовать участники своими решениями.

2. Генерация  решений и идей. Это главный  этап штурма. Тут есть несколько правил:

— чем  больше идей, тем лучше

— абсолютное исключение критики и любой оценки (даже положительной) высказываемых  идей

— абсурдные  и неординарные идеи приветствуются

— можно  и крайне полезно комбинировать  и улучшать высказываемые идеи

3. Анализ. На этом этапе необходимо проанализировать все предложения, рассмотреть их с разных точек зрения. Взвесить все плюсы и минусы.
4. Завершающий. Это этап принятия решения, выбора окончательного варианта, оптимального по всем параметрам.

 

Мозговой  штурм можно проводить не только группами, но и в одиночку. Более того, одиночный мозговой штурм по эффективности в большинстве случаев не уступает групповому.

2. Метод «Шести думающих шляп»

 

Метод шести  шляп мышления обеспечивает навыки и  инструменты, которые могут быть немедленно применены для решения  проблем и принятия решений. Это  простая и эффективная система, которая значительно увеличивает  производительность труда. И тем  больше, чем больше человеку приходится думать и общаться с другими людьми.

Применение  «Шести шляп» на совещании гарантирует, что все участники будут сосредоточены  на поставленной задаче и будут думать о ее решении.

Использование предлагаемого Вам приема позволяет,  как сократить время встречи  на 40% и более, так и повысить эффективность  встречи.

Когда мы имеем  дело с практическим мышлением, возникают  три фундаментальные трудности:

2. Эмоции.
3. Беспомощность.
4. Путаница.

 

Шесть Цветов, Шесть Шляп.

Красная Шляпа. Эмоции. Люди описывают эмоции, которые у них вызывает данное предложение: страх, угроза, восхищение, желание действовать, и т.д.

Желтая  Шляпа. Символическое отражение оптимизма. Исследование возможных выгод и положительных сторон.

Черная  Шляпа. Предостерегает и заставляет думать критически.

Зеленая Шляпа. Фокусировка на творчестве, альтернативах, новых возможностях и идеях. Это возможность выразить новые понятия и концепции.

Белая Шляпа. Подробная и необходимая информация. Только факты.

Синяя Шляпа. Она оценивает процесс размышления над ним. Она используется для того, чтобы выяснить, эффективен ли в данном случае этот метод оценки предложения.

3. Метод «Семь инструментов»

 

Суть метода - контроль качества (сравнение запланированного показателя качества с действительным его значением) - это одна из основных функций в процессе управления качеством, а сбор, обработка и анализ фактов - важнейший этап этого процесса. 

Из множества  статистических методов для широкого применения выбраны только семь, которые  понятны и могут легко применяться  специалистами различного профиля. Они позволяют вовремя выявить  и отобразить проблемы, установить основные факторы, с которых нужно  начинать действовать, и распределить усилия с целью эффективного разрешения этих проблем.

Ожидаемый результат - решение до 95% всех проблем, возникающих на производстве.

Семь основных инструментов контроля качества

1. Контрольный листок - инструмент для сбора данных и их автоматического упорядочения для облегчения дальнейшего использования собранной информации.