Менеджмент

Не менш суттєвими  є і відмінності між ними:

• формальні групи створюються продумано, за планом, а неформальні спонтанно;
• структура формальних груп формується свідомо, неформальних – унаслідок соціальної взаємодії;
• до формальної групи вступають з метою реалізації її цілей, отримання доходу, досягнення престижу тощо, до неформальної – для задоволення потреб у причетності, взаємодопомозі, взаємозахисті,  тісному спілкуванні;
• формальна  група створюється, як правило, за рішенням керівників, неформальна – внаслідок зацікавленості, симпатії тощо.

Основні особливості неформальних груп:

• застосування соціального контролю, який здійснюється через встановлення і закріплення групових еталонів допустимої поведінки, жорстких санкцій, відчуження тощо;
• опір змінам, який виникає у зв’язку із загрозою існування неформальної групи;
• наявність неформальних лідерів, які посідають таке ж становище, що й лідери формальних груп. Відмінність між ними лише в тому, що лідер формальної групи отримує свої повноваження офіційно (в конкретній сфері), а лідер неформальної – через визнання його групою. Тому сфера впливу неформального лідера може виходити за адміністративні межі формальної організації, але все таки його основні функції стосуються допомоги групі в досягненні цілей та закріпленні її існування.

До характеристик, які виділяють  лідера неформальної групи, належать: вік, освіта, посада, професійна компетентність, досвід, знання, інтелект, стать, характер, розміщення робочого місця, свобода  пересування. Інколи у групі можуть існувати два лідери: один – для досягнення цілей групи, другий – для соціальної взаємодії.

Американський дослідник  груп Дж.Хоманс виявив, що в процесі  виконання завдання люди вступають  у взаємодію, внаслідок чого виникають  позитивні та негативні емоції в колективі, а також щодо керівників. Емоції можуть спричиняти зниження ефективності діяльності організації, прогули, плинність кадрів, появу скарг. Модель Хоманса показано на рис. 2.3.

 

 

 

 

 

 

 

 

Неформальні групи та організації можуть перешкоджати досягненню формальних цілей, негативно впливати на дисципліну праці, поширювати неправдиві чутку, сприяти висуненню некомпетентних керівників, стримувати модернізацію виробничо-господарської діяльності.

Оскільки неформальні  групи (організації) є явищем об’єктивним, та менеджер повинен навчитись ефективно управляти ними. Для цього доцільно:

• визнати існування неформальної групи, а також те, що її ліквідація може спричинити розпад формальної організації;
• вміти вислуховувати думки, міркування та пропозиції членів та лідерів неформальної групи;
• впливати на діяльність неформальних груп шляхом застосування загальних методів менеджменту;
• оцінювати кожне рішення з позиції забезпечення якісної взаємодії управлінців з неформальною групою;
• залучати лідерів і членів неформальних груп до участі у виробленні управлінських рішень;
• здійснювати оперативне забезпечення працівників точною інформацією з метою запобігання неправдивим чуткам, які може поширювати неформальна група (організація).

 

Умови ефективної діяльності груп працівників.

Управління групами  слід здійснювати на засадах застосування загальних функцій менеджменту: планування, організування, мотивування, контролювання та регулювання. Обов’язковим елементом функціонування всіх груп є збори, на яких вирішують проблеми, виробляють і ухвалюють рішення. Важливо чітко встановити періодичність їх проведення; зміст проблем, які виноситимуться на їх розгляд; перелік учасників; технічні засоби, які необхідно застосувати тощо.

Дбаючи про забезпечення ефективності проведення зборів, корисно скористатися рекомендаціями американського спеціаліста Бредфорда, які зводяться до таких положень:

• складати конкретний порядок проведення зборів;
• забезпечувати вільний обмін інформацією між членами групи;
• повністю використовувати здібності її членів (компетентність, досвід, знання, підприємливість, талант, ідеї тощо);
• створювати атмосферу довіри, самовираження;
• розглядати конфлікт як позитивний чинник і управляти ним;
• за результатами зборів підводити підсумки та окреслювати майбутні заходи;
• забезпечувати вільне передавання інформації з метою уникнення однодумства:
• призначати „опонента” для висунення альтернативних ідей та „адвоката” для захисту навіть неправомірних позицій тощо.

Менеджер повинен усвідомлювати, що група зможе реалізувати свої ідеї та забезпечити ефективну діяльність за позитивного впливу різних чинників.

• Чисельність групи. На думку різних фахівців групи можуть складатися з 3-9, 4-5, 5-8, 5-11 осіб. Відомо, що найефективніше працюють бригади робітників чисельністю від 5 до 25 осію.
• Склад групи. Досвід свідчить, що група повинна охоплювати людей, які дотримуються різних позицій, сповідують різні ідеї, наділені неоднаковими способами мислення, поглядами на життя тощо.
• Групові норми. До них належать гордість за свою роботу, бажання досягнути мети і забезпечити прибутковість, принципи колективної праці, професійна підготовка, стосунки між членами колективу тощо.
• Згуртованість членів групи.
• Групова однодумність. Постає як механізм пригнічення окремої особистості з метою збереження гармонії групи.
• Конфліктність усередині групи. ЇЇ можуть зумовити відмінності в цінностях, поглядах, оцінках.
• Статус членів групи. Визначається старшинством у посадовій ієрархії, посадою, освітою, рівнем заробітної плати (доходів), соціальними талантами, досвідом, інформованістю людей тощо.
• Ролі членів групи. Йдеться про їх участь у розв’язанні групових завдань, висуненні альтернативних рішень, підготовці інформації тощо.
• Забезпеченість групи інформацією.
• Взаємини групи з керівниками організації, її підрозділами, службами, посадовими особами, а також іншими групами.
• Наявність встановлених прав та обов’язків у членів групи.
• Швидкість прийняття та виконання рішень.
• Використання функцій і методів менеджменту в процесі управління групою.
• Формування, підбір (поява) лідерів групи.
• Застосування стилів керівництва при управлінні групою.

Формування груп в організації  з урахуванням наведених чинників та управління ними через застосування функцій, методів менеджменту і  управлінських рішень дає змогу  знівелювати негативні наслідки внутрішньо групової і між групової взаємодії та підвищити ефективність функціонування кожної групи зокрема та організації загалом.

 

 

3. Фактори впливу на організацію

 

Діяльність організації  залежить від різноманітних факторів.

Фактори впливу на організацію – рушійні сили, які впливають на виробничо-господарську діяльність організації та забезпечують певний рівень отриманих результатів.

Фактори визначають протікання всіх організаційних процесів (постачання, виробництва, збуту, науково-технічного розвитку тощо). Їх класифікують за 2-ма ознаками:

• рівень впливу (мікрорівень, макрорівень);
• середовище впливу (внутрішнє, зовнішнє).

За  рівнем впливу виділять:

• мікроекономічні фактори (цілі, структура, завдання, технологія, працівники, ресурси, партії, постачальники, споживачі, конкуренти тощо), які діють на рівні підприємств;
• макроекономічні фактори (законодавчі акти, укази, постанови органів державної влади, система економічних відносин у державі, стан економіки, міжнародні події, міжнародне оточення, науково-технічний прогрес, політичні, соціально-культурні обставини), вплив яких виявляється на рівні галузей і держав.

За  середовищем впливу виокремлюють:

• фактори внутрішнього середовища організації (формують організацію із середини);
• фактори зовнішнього середовища (пов’язані з розглядом організації як відкритої системи).

Залежно від особливостей та стану виробничо-господарської діяльності на підприємстві, фактори внутрішнього та зовнішнього середовища можуть виявляти як позитивний, так і негативний вплив.

 

Фактори внутрішнього середовища організації.

Внутрішнє середовище організації  визначають внутрішні фактори –  ситуаційні рушійні сили всередині  організації. Основними факторами  в будь-якій організації є цілі, структура, завдання, технологія, працівники та ресурси (табл. 2.2).

Таблиця 2.2.

Характеристика факторів внутрішнього середовища організації

 

Фактори внутрішнього середовища організації	Зміст внутрішнього середовища організації
Цілі	Конкретний кінцевий стан або очікуваний результат діяльності організації (групи). Відрізняються за тривалістю та змістом. Існує значний різновид цілей залежно від характеру організації
Структура	Взаємовідносини рівнів управління і  видів робіт (функціональних сфер), які виконують служби або підрозділи. Поєднує горизонтальний та вертикальний поділи праці в організації. Виділяють високу і плоску структури управління організацій
Завдання	Види робіт, які необхідно виконати певним способом та в обумовлений  термін, задіюючи предмети, знаряддя праці, інформацію, людей тощо
Технологія	Засіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, сировини тощо) на вихідні (продукт, виріб). Історично технологія формувалась у процесі трьох переворотів: промислової революції, стандартизації, механізації та автоматизації із застосуванням конвеєрних складальних систем. За ознакою рівня організації виробництва технології поділяються на групи: - технології дрібносерійного та  індивідуального (одиничного) виробництва; - технології масового або велико серійного виробництва; - технології безперервного виробництва.
Працівники	Найважливіший внутрішній ситуаційний  фактор організації. Їх ролі визначаються здібностями, кваліфікацією, обдарованістю, освітою, потребами, сприйняттям корпоративного духу, знаннями (фаховістю), поведінкою, ставленням до праці,  оточенням  тощо
Ресурси	Це природні, сировинні, матеріальні, фінансові та інші цінності, які  можуть бути використані для створення  товарів, надання послуг, одержання  певних результатів. Йдеться про  ресурси, які організація має  у власності, але ще не використовує у своїй діяльності. Основними ресурсами для забезпечення виробничо-господарської діяльності підприємства є: трудові (робоча сила); матеріальні (сировина, матеріали, комплектування тощо); фінансові (власні кошти, кредити, інвестиції тощо); інформаційні (результати маркетингових досліджень, замовлення, запити, оферти, (пропозиції щодо укладання угод), повідомлення тощо; технологічні (техніка, технологія тощо); енергетичні (паливо, мастила та ін)

 

Фактори зовнішнього середовища організації.

Ситуаційний підхід потребує врахування не лише факторів внутрішнього, а й зовнішнього середовища чинники, які впливають на діяльність підприємства ззовні. Їх поділяють на фактори прямої (безпосередньо впливають на діяльність організації та залежать від цієї діяльності) і непрямої (впливають не безпосередньо, а через певні механізми і взаємовідносини ) дії. Фактори непрямої дії мають властивість впливати через фактори прямої дії. Фактори зовнішнього середовища прямої та непрямої дії наведені на рис. 2.4.

 
 При оцінці факторів зовнішнього середовища слід враховувати такі характеристики:

• взаємозалежність усіх факторів зовнішнього середовища (зміна одного фактора може спричинити зміну інших);
• складність зовнішнього середовища (значна кількість факторів, великий спектр впливу);
• рухомість зовнішнього середовища (швидкість зміни оточення організації);
• динамічність зовнішнього середовища (змінність оточення організації);
• невизначеність зовнішнього середовища (обмеженість інформації);
• взаємозалежність факторів внутрішнього і зовнішнього середовищ;
• багатогранність зовнішнього середовища.

Характеристику факторів зовнішнього середовища прямої дії  наведено в табл. 2.3.

 

Таблиця 2.3

Фактори зовнішнього  середовища організації прямої дії

 

Фактори зовнішнього  середовища прямої дії	Характеристика факторів
	Вплив факторів на організацію	Вплив організації на фактори
1	2	3
Споживачі	Будь-яка організація у ринкових умовах орієнтується у своїй діяльності на забезпечення потреб споживачів, виробляючи такі товари і послуги, на які існує незабезпечений попит з їхнього боку	Організація може впливати на формування попиту та смаків споживачів завдяки  рекламній компанії, надання додаткових послуг, привабливіших пропозицій тощо
Постачальники	Постачальники забезпечують організацію  необхідними вхідними елементами (ресурсами). При цьому несвоєчасні поставки, підвищення цін на ресурси, недотримання вимог постачальниками знижує ефективність організації	Організація може застосовувати диверсифікований підхід до постачальників і таким  чином захистити себе від певних ризиків та висувати свої вимоги до них
Конкуренти	Конкуренція заохочує організацію  постійно вдосконалювати свою виробничо-реалізаційну діяльність з метою досягнення необхідного  рівня конкурентоспроможності	Поліпшення економічних, технологічних, естетичних та інших характеристик продукції суттєво впливає на ринкові позиції конкурентів
Органи державної влади	До них належать органи законодавчої та судової гілок влади. Вони розробляють  формулюють та затверджують засади функціонування організацій у державі, контролюють виконання та дотримання законодавства, інших вимог	Організації можуть вносити певні  пропозиції стосовно діяльності державних  органів влади, оскаржувати окремі інструкції органів державної влади  тощо
Інфраструктура	Охоплює фінансові інституції, транспортні сполучення, зв’язок, консалтингові служби тощо. Впливає на швидкість та якість розрахунків, перевезення, отримання необхідної інформації, що визначає ділові відносини організації	Організація може бути задіяна у  розбудові інфраструктури регіону, надавати конкретні пропозиції щодо удосконалення певних складових інфраструктури тощо
Законодавчі акти	Будь-яка організація функціонує на засадах базових законодавчих актів: ЗУ „Про підприємства”, „Про підприємництво”, „Про господарські товариства”, „Про оподаткування прибутку підприємств” тощо	Організації можуть пропонувати певні  зміни до законодавчих актів, ініціювати прийняття конкретних законів, критикувати  законодавчу базу тощо

 

 

1	2	3
Профспілки, партії, громадські організації
Система економічних відносин у  державі	Формує умови, правила і принципи функціонування організації. В ринкових умовах підприємство працює за законами попиту, пропозиції, конкуренції тощо	Якщо умови функціонування підприємств  в окремій економічній системі стають нестерпними, то організації можуть протестувати, вимагати створення інших умов їх діяльності
Організації-сусіди	Впливають на організацію, працюючи з  нею на одних площах, використовуючи спільні комунікації, склади тощо	Організація може відокремити комунікація, викупити приміщення, що орендуються організаціями-сусідами тощо

 

 

Таблиця 2.4

Фактори зовнішнього  середовища організації непрямої дії

 

Фактори зовнішнього  середовища непрямої дії	Характеристика факторів
	Характеристика факторів зовнішнього середовища організації непрямої дії	Приклади впливу на організацію факторів зовнішнього середовища непрямої дії
1	2	3
Міжнародні події	Будь-які політичні, економічні, соціальні, військові події, що відбуваються у  світі й торкаються більше двох країн  світового співтовариства	Внаслідок терактів у США були заборонені протягом певного часу всі авіарейси, що з’єднували цю країну з іншими країнами світу. Організації інших держав, які мали постачальників у США, не змогли своєчасно отримати необхідні  ресурси для виробничо-господарської діяльності
Міжнародне оточення	Характеризує економічний, політичний, соціальний стан країн, з контрагентами  яких співпрацює підприємство	Якщо одна із сусідніх держав (де розміщуються контрагенти організації) застосувала  економічні санкції до нашої країни, то вона у відповідь може також запровадити певні економічні обмеження. Тоді організація ризикує втратити можливість співпрацювати з контрагентами сусідньої держави

 

 

1	2	3
Науково-технічний прогрес (НТП)	Охоплює процес розвитку науки і техніки, що зумовлює глибокі перетворення в усіх верствах суспільства. Особливістю НТП є високі темпи розвитку науки, скорочення часу впровадження фундаментальних наукових винаходів, створення прогресивних технічних засобів тощо	Підприємство впроваджує нову сучасну технологічну лінію виробництва радіаторів. Це дає змогу поліпшити якість продукції та зменшити її вартість. У таких умовах продукція стає конкурентоспроможною. А підприємство стає серйозним конкурентом для інших конкурентом для інших організацій, що працюють на ринку опалення
Політичні обставини	До них належать обставини, що складися у процесі формування державного устрою, здійснення реформ, розвитку суспільства, політичної боротьби тощо	Напередодні виборів політики з  метою досягнення позитивного іміджу в народі та для популяризації своєї громадської позиції приймають сприятливі для функціонування підприємств законодавчі акти (зменшення податків, зростання пільг тощо)
Соціально-культурні обставини	Відображають загальний рівень культури в країні, стан соціального забезпечення громадян, доходи на душу населення, соціальну стабільність, розвиток мистецтв, літератури, науки тощо	Високий рівень культури і доходів  населення сприяє формуванню висококваліфікованої робочої сили, що у свою чергу  зумовлює виготовлення якісної конкурентоспроможної продукції
Рівень техніки  та технології	Демонструє відповідність стану  техніки та технології сучасним вимогам: ресурсоекономності, простоті в застосуванні, використанні новітніх інформаційних  та комп’ютерних систем, високому рівню автоматизації, безпечності, продуктивності тощо	Якщо на підприємстві застаріле  обладнання, яке є небезпечним  для працівників, високо травматичним, то профспілки вимагатимуть від його керівників закупівлі сучасного  устаткування для створення нешкідливих та безпечних умов праці
Особливості міжнародних економічних  відносин	Включають особливості міжнародної  торгівлі, міграції робочої сили, вивозу капіталу, міжнародних фінансово-кредитних  і валютних відносин	Певні тарифні та нетарифні обмеження, що застосовуються іноземними країнами щодо країн базування організації, можуть зробити економічно невигідною співпрацю з контрагентами, які функціонують у них
Стан економіки	Характеризує загальний рівень розвитку економіки: високорозвинута; слаборозвинута; економіка, що розвивається; перехідна (трансформаційна) тощо	За високого  рівня розвитку ринкової економіки ( Японія, США), як правило, у будь-якій галузі існує сильна конкуренція, оскільки антимонопольне законодавство запобігає створенню  умов для формування монополії