Контроль за деятельностью персонала

Гибкость контроля означает, что контроль может осуществляться применительно к происходящим в управлении реальным изменениям.

Простота контроля. Каждый из рассмотренных видов контроля должен быть максимально простым, так  как простейшие методы контроля требуют  меньших усилий по количеству привлекаемых специалистов для проведения контроля, а следовательно, более экономичны по затратам.

 В обществе с ограниченной  ответственностью «Евразия Арт»  проводятся три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Это указано в Положении «О контроле деятельности персонала» от 1 ноября 2004 года.

В «Евразия Арт» предварительный  контроль за деятельностью персонала осуществляется в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить какие знания и навыки нужно дополнительно добавить  руководящему составу и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Текущий контроль за деятельностью персонала – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные работники, а осуществляется он начальниками. Задачи текущего контроля — оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий.

В ООО «Евразия Арт»  руководство  осуществляет текущий контроль за деятельностью  персонала 13 и 27 числа каждого месяца, за исключением выходных  и нерабочих дней. Констатируя этот факт  малой численностью персонала. Текущий контроль за деятельностью персонала проводимый каждые две недели месяца осуществляется заместителем руководителя.

Директором текущий контроль проводится при крупных заказах, например при предоставлении услуг по оформлению музея в ОАО «Газпром»

Заключительный контроль за деятельностью персонала – осуществляется путем сравнения фактически полученных результатов с требуемыми после того, как работа выполнена.

Заключительный контроль способствует мотивации. Если руководство  организации связывает мотивационные  вознаграждения с достижением определённого  уровня результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

В ООО «Евразия Арт» проводится тщательный заключительный контроль за деятельностью персонала. Это позволяет устанавливать соответствующее вознаграждение за выполненную работу, что в свою очередь способствует стимулированию работников. Заключительный контроль за деятельностью персонала в организации осуществляет руководитель ООО «Евразия Арт» по истечении сроков выполнения работы и в последнюю пятницу каждого месяца, за исключением праздничных и нерабочих дней.

В ООО «Евразия Арт»  контроль за деятельностью персонала отвечает не всем критериям эффективности.  Контроль отличается простотой и экономичностью проведения, так как проверка проводится лично руководителем либо его заместителем в силу немногочисленности персонала.

В организации  проводиться  контроль деятельности персонала с  ориентацией на результаты. Определяется список первоочередных задач и проводиться  контроль за их выполнением.

Но контроль за деятельностью  персонала в ООО «Евразия Арт» не отличается регулярностью и своевременностью. В основном контроль проводиться  при выполнении услуг и работ  на заключительном этапе.  При продаже  товаров контроль деятельности персонала  со стороны руководителя практически  отсутствует. В случае жалоб потребителей руководитель поручает своему заместителю  провести контроль деятельности и разъяснительную  работу.

Контроль за деятельностью персонала в ООО «Евразия Арт» не отвечает такому критерию эффективности, как справедливость, так как справедливый контроль может быть при его регулярном и своевременном проведении.

 

2.3 Рекомендации  по совершенствованию  контроля  за деятельностью персонала в  ООО"Евразия Арт"

 

Функция контроля за деятельностью персонала организации, являясь одной из важнейших функций управления, начинает реализовываться уже с момента создания организации, постановки ее целей и задач. Контроль за деятельностью персонала призван выявить назревающие в организации проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. В той или иной его форме контроль и мониторинг деятельности персонала всегда присутствуют в любой системе управления организацией.

В зависимости от характера  задания могут использоваться все  виды контроля либо выборочно. Если работник выполняет определенную работу постоянно, дает хорошие результаты, можно использовать только заключительный контроль. При новом задание,  если руководитель не уверен, что подчиненный работник справиться с задачей, то необходимо использовать предварительный, текущий и заключительный виды контроля.

Проанализировав систему  контроля за деятельностью персонала  в ООО «Евразия Арт», были выявлены некоторые  недостатки. Для усовершенствования системы контроля за деятельностью  персонала в данной торговой организации  мы предлагаем предпринять следующие меры:

1. Проводить в ООО «Евразия Арт»   регулярную проверку работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы. Это позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации;

 Контроль деятельности торгового персонала в штатном режиме должен проводиться еженедельно, посредством беседы. Руководитель обсуждает с торговым работником каждого клиента, определяет круг клиентов, работа с которыми будет контролироваться с иной периодичностью (ключевые клиенты), должен помогать при возникновении проблем с «трудными» клиентами.

В процессе наблюдения руководитель часть своего времени должен проводить  в офисе среди торгового персонала, а также посещать клиентов. При  этом контролировать и сразу обсуждать необходимо  следующие аспекты деятельности торгового персонала: правильность ведения разговора по телефону; процент клиентов, самостоятельно делающих заказ по телефону после доставки прайса; процент отказов при оформлении счетов; сроки доставки товара клиенту после приема заявки; правильность в приоритетах при одновременном заказе несколькими клиентами товара, количество которого ограничено; количество звонков с претензиями;  умение работника разрешать конфликтные ситуации с клиентом; четкость планирования торговым работником своего времени и времени использования автомобилей для доставки товара; прочие моменты.

2. Ввести документальное сопровождение контроля деятельности персонала. Контроль за деятельностью персонала осуществлять по письменным отчетам. Отчеты должны составляться по определенной форме, а не в свободном виде. Мы предлагаем примерную форму отчета Приложение А. Если отчет составлен на основе плана, становится понятно, что из запланированного выполнено, в каком объеме, в какие сроки;

3. Рекомендуется осуществлять текущий контроль за деятельностью персонала в ООО «Евразия Арт» систематично: каждую неделю, но не в определенный день. Персонал не должен знать, в какой день и какое время будет осуществляться контроль за его деятельностью. Тогда он заранее будет координировать свою деятельность.

4. Мы предлагаем осуществлять предварительный контроль за деятельностью персонала на стадии отбора персонала, на этапах предварительного обучения при введении в должность и при переводе на вышестоящие должности.  Предварительный контроль за деятельностью персонала должен осуществляется до фактического начала работ. Основным его средством должна быть четкая реализация определенных правил и процедур, разработанные для обеспечения выполнения планов. Строгое соблюдение этих правил и процедур – гарантия того, что деятельность организации будет развиваться в заданном направлении.

Построение системы контроля в торговой организации задача сложная, комплексная. Действующая система  контроля за деятельностью персонала предупреждает возникновение кризисов, обеспечивает полное владение ситуацией, а в случае успехов мобилизует на новые достижения.

 

 

Заключение

 

Правильно построенная система  контроля за деятельностью персонала  способствует сохранению рабочих мест, оптимизации прибыли,  обеспечивает существование предприятия в  самых сложных условиях.

Для неодушевленных предметов, машин или денег легко купить или создать отлаженную систему  контроля. Можно даже использовать компьютерную версию. Контролировать работу персонала – совсем другое дело.

Сущность контроля за деятельностью  персонала сводится к следующим  шагам: определение и установление производственных или служебных  нормативов;  оценка выполненной  работы; сравнение выполненной работы с установленными нормативами; внесение соответствующих изменений в  случае необходимости.

В ходе исследовании данной проблемы был решен ряд задач: была изучена теоретическая литература по проблеме контроля за деятельностью  персонала в торговых организациях, было выявлено назначение контроля за деятельностью персонала, раскрыто содержание системы контроля за  деятельностью персонала в торговой организации, была изучена практика контроля за деятельностью персонала  в российских и зарубежных торговых организациях, а также была оценена  эффективность контроля за деятельностью  персонала в ООО «Евразия Арт».

По результатам  анализа  организационно – кадровой характеристики торговой организации «Евразия Арт» можно сделать вывод, что на предприятии  целесообразно осуществлять функцию  контроля за деятельностью персонала. Численность персонала в ООО  «Евразия Арт» составляет 14 человек. Организация  не крупная, но персонал на прямую контактирует с потребителями, поэтому во избежание  ухудшения репутации и снижение прибыли в организации необходимо совершенствование контроля деятельности за персоналом.

В ходе данного исследования были выявлены такие недостатки как  нерегулярность проведения контроля деятельности персонала, его несвоевременность. Также в организации редко  проводится текущий контроль, в силу малой  численности  персонала. В  организации существует положение  о проведении внутреннего контроля за деятельностью персонала, но не  все пункты положения в организации  выполняются.

В целях совершенствования  контроля за деятельностью персонала  были разработаны такие рекомендации как регулярное, своевременное осуществление  контроля за деятельностью персонала, введение документального сопровождение  данного вида контроля, что сделает  его более прозрачным. Совершенствуя  процесс контроля за деятельностью  персонала предприятие не только не понесет убытки, но и достигнет процветания за счет положительной репутации в сфере предоставления товаров, работ (услуг).