Контроль за деятельностью персонала

Затраты на систему контроля за деятельностью персонала торговой организации в США состоят  из затрат времени на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого  для осуществления контроля за деятельностью  персонала и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной  с вопросами контроля. [23, c. 36]

Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников торговой организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения работников, ответственных за соответствующий участок.

Для американских торговых организаций характерен комплексный контроль за деятельностью персонала, включение ответственности в каждую должностную инструкцию.[5, с. 96]

В торговых организациях Германии работа в области контроля зависит от ситуации его осуществления. Факторами этой ситуации являются такие переменные, как государственный контроль, рыночные условия, технология, отношения с профсоюзами, цели и стратегии организации, ее структура, используемые принципы управления, характеристики привлеченного персонала и др.  Деятельность по управлению персоналом, в частности по контролю деятельности персонала, считается одной из главных функций руководства организации,  которую,  как правило, курирует один из членов правления или сам председатель правления. [9, с. 153]

В одном из интервью директор компании Deceuninck Фолькер Гут сказал: « В Германии непосредственный руководитель компании или предприятия является большей частью команды, чем в России» [2, с. 9].

Схему контроля существующего  в Германии нельзя в точности перенести  в условия российской экономики. Немецкие исследователи считают, что контроль за деятельностью персонала  это предмет деятельности любого менеджера независимо от занимаемой им ступени в иерархической лестнице управления организацией, это сфера деятельности, характерная для всех торговых организаций.

 Российская философия управления персоналом весьма многообразна и зависит от формы собственности, региональных и отраслевых особенностей и величины организации. Крупные торговые организации  сохраняют свои традиции четкой дисциплины, коллективизма, эффективности, повышения уровня жизни работников и сохранения социальных благ и гарантий сотрудников в новых условиях хозяйствования. Организации малого бизнеса работают в условиях отсутствия четко сформулированной философии, достаточно жесткого и не всегда гуманного отношения к персоналу со стороны собственника и минимальной демократизации управления.[22, c. 118]

В советский период в силу специфики плановой экономики контрольные  функции в управлении применялись  номинально, и использовались они  преимущественно на уровне оперативного управления. В силу этого контроль за деятельностью персонала во многом опирался на учетную информацию. Контроль не рассматривался как функция управления и отождествлялся в основном с  карательными мерами и персоналом контролирующих органов. Как следствие, и сегодня в российском бизнес-сообществе отношение как к самому контролю, так и контролирующим имеет негативный оттенок. Таким образом, если во всем мире материалы внешних контролирующих органов рассматриваются как оценка систем внутреннего контроля  деятельности персонала проверяемой  торговой организации и используются для ее совершенствования, то российские  торговые предприятия, зачастую неся отдельные затраты на работу с внешними контролирующими органами, не получают никакого эффекта. Отсутствие широкого обсуждения материалов проверок, анализа причин возникновения отклонений и работы по их устранению приводит к тому, что из года в год одни и те же отклонения повторяются. Непринятие мер по результатам проверок создает у работников впечатление о контроле как о ненужной функции. [22, с. 82]

Центром управленческого  консультирования «Решения» совместно  с журналом «Управление персоналом»  был проведен опрос среди сотрудников 67 петербургских организаций, которые не являются руководителями, то есть специалистами, не имеющими подчиненных. Степень использования контроля в процессе реализации решений:

• контролируются промежуточные результаты - 37%;
• контролирует только конечные результаты - 33%;
• руководитель контролирует всю работу подчиненных, вмешивается в исполнение отдельных задач - 22%;
• контроль осуществляется хаотически (то строго, то никак) - 13%;
• работа подчиненных не контролируется - 0% [25, с. 26]

Анализ практики организации  контрольной деятельности в ряде российских и зарубежных  торговых предприятий, изучение теории и методологии  контроля позволяют сделать вывод  о том, что эффективная система  контроля деятельности персонала торговых организаций строится на трех основных блоках.

1. Целостная внутренняя  нормативная база, регламентирующая  управленческую и контрольную  деятельность (получаем ответ на  вопрос «как контролировать»).

2. Система организации  контрольной деятельности, адекватная  действующей системе управления («кто контролирует»).

3. Система принятия мер  по результатам контрольной деятельности (иерархия мер по выявленным  отклонениям и механизм их  применения). [ 17, с. 116]

Основной проблемой при  создании эффективной системы контроля за деятельностью персонала является поиск необходимого равновесия между  централизацией и децентрализацией в системе управления, которое  бы обеспечило как соблюдение принятой в торговой организации политики и действующего законодательства, так  и психологически комфортные условия  работы персонала, их инициативу и творческое отношение к своим обязанностям. Уровень централизации управления определяет стратегию контроля, которая, в свою очередь, устанавливает формы  и объем контроля. Чем выше уровень  централизации, тем жестче контрольные  процедуры и больше объем контроля, и наоборот.

Таким образом, анализируя отечественный  и зарубежный опыт контроля за деятельностью  персонала в торговых организациях можно сделать вывод, что японский опыт контроля за деятельностью персонала мог бы быть воспринят в торговых организациях России  с большей эффективностью, по той причине, что он более близок к российскому хозяйственному менталитету, чем западному. Естественно, для наиболее эффективного контроля за деятельностью персонала российскими организациями представляется целесообразным использовать лучшие достижения как западного, так и японского менеджмента на основе их оптимального сочетания.

 

 

2. АНАЛИЗ КОНТРОЛЯ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ПЕРСОНАЛА В  ООО «ЕВРАЗИЯ АРТ»

 

2.1 Организационно-кадровая характеристика ООО"Евразия Арт"

 

Общество с ограниченной ответственностью «Евразия Арт» создано  в соответствии с Гражданским  Кодексом 10 октября 2004 года. Было выбрано  именно ООО,  поскольку эта организационно-правовая форма, обеспечивающая сохранность  личного имущества учредителя от взыскания по предпринимательским  долгам, с относительно простой структурой управления, и, как следствие, низкими  затратами на стартовом этапе  бизнеса.

Местом расположения Общества является г. Оренбург, пер. Свободина д. 1. ООО «Евразия Арт» действует без ограничения срока деятельности.

Общество действует в  соответствии с законодательством  России, уставом и учредительным  договором.

Участники Общества имеют  свои права и обязанности, которые  оговорены в Уставе. Форма собственности Общества частная.

Общество с ограниченной ответственностью создано в целях  насыщения потребительского рынка  товарами и услугами, а также извлечения прибыли в интересах участников.

Общество имеет право  осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом.

ООО «Евразия Арт» – розничное  торговое предприятие, реализующее  такие товары, как мебель для дома и офиса собственного производства из различных материалов, предметы интерьера, произведения искусства, а  также предоставляющее услуги по перетяжке мебели, реконструкции,  реставрации помещений и организующее работы по оформлению музеев и выставочных  залов, росписи помещений  и отдельных  предметов.  Организация может  также заниматься отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом, при условии предоставления специального разрешения (лицензии) на организацию данного вида деятельности.

Существующая организационная структура ООО «Евразия Арт» является линейно – функциональной  по принципу своего построения. В ее основе лежит принцип четкой должностной иерархии, в рамках которой линейный персонал ориентирован на выполнение указаний вышестоящих руководителей, а в целом – директора. Именно ему принадлежит право принятия ключевых управленческих решений. Структура управления построена с учетом особенностей направлений деятельности организации.

                                    Директор

                                                     

  

                  

 

                            

      

 

 

                                     

 

Рисунок 1 – Организационная  структура ООО «Евразия Арт»

 

Контроль за деятельностью  персонала, а также управление численностью и составом работников ООО «Евразия Арт» является наиболее ответственным  звеном в общей системе функций  управления персоналом торгового предприятия.

Общая численность работающих в магазине «Евразия Арт» составляет 14 человек, из них административный аппарат - 3 человека, прочий персонал – 11 человек.

В организации здоровый морально-психологический  микроклимат. Формы и методы воздействия, применяемые руководящим звеном, ориентированы на демократические  принципы управления и формирование психологии здорового восприятия каждым работником сделанных в его адрес  замечаний. Все возникающие спорные  вопросы и моменты решаются коллегиально, а окончательное решение выбирается как наиболее оптимальное из всех предложенных.

Состав персонала ООО  «Евразия Арт» неоднороден, так как  люди, работающие в организации, очень  сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его  способности и т.п. Все эти отличия  могут оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы и поведение  отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации.

В настоящее время в  ООО «Евразия Арт» работает 14 человек, из них 6 имеют высшее образование  и 8 — среднее специальное.

По категориям в составе  персонала общества «Евразия Арт» выделяют три категории работников:

• персонал управления – 3человека;
• персонал  торгово-монтажной группы – 9 человек;
• вспомогательный персонал – 2 человека.

По  стажу  работы  в  торговле предусматривается группировка  работников  в «Евразия Арт» со  стажем работы в торговле до 1 года; от 1 года до 5 лет и свыше 5 лет.

Главная цель управления персоналом ООО «Евразия Арт» состоит в формировании численности и состава работников, отвечающих специфике деятельности данного торгового предприятия  и способных обеспечивать основные задачи его развития в предстоящем  периоде и контроль за их деятельностью.

 

2.2 Оценка эффективности  контроля  за деятельностью персонала  в ООО"Евразия Арт"

 

Оценка эффективности  системы контроля за деятельностью  персонала направлена на достижение управленческих целей, поставленных предприятиями, и производится по следующим фазам:

• стратегический контроль;
• контроль с ориентацией на результаты;
• контроль за соответствием контролируемому виду деятельности;
• справедливость;
• гибкость;
• простота;
• экономичность.

Стратегический контроль осуществляется исходя из концепции  на перспективу, разработанной организацией и является достаточно сложным по отношению к организации и может применяться к отдельным стратегическим областям деятельности.

Контроль с ориентацией  на результаты. Суть этого вида контроля состоит в том, чтобы своевременно реагировать на решение стоящих  перед организацией задач на основе собранной информации и действующих стандартов по всем функциям управления с целью принятия конкретных действий.

Контроль деятельности персонала  на соответствие делу. Контроль нацелен на объективную оценку и измерение наиболее важных действий работника по отдельным областям его деятельности.

Регулярность и своевременность  контроля. Контроль может быть эффективным при условии, что он проводится регулярно, а главное - своевременно, в зависимости от явлений, происходящих в управлении организацией. Основной задачей контроля является устранение возникших частных проблем, прежде чем возникнут более серьезные проблемы общего характера.