Контроль как процесс, критерии его эфективности

     Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения прежде, чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

     Важным  требованием к системе контроля является экономичность. Последняя означает, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение. Поэтому минимизируются все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией.⁴

     Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

     Ориентированность на человека означает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», создание благоприятного морально-психологического климата. А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности его проведения.

     В то же время, желательно избегать чрезмерного  контроля над людьми, тем более  из недоверия к ним, ибо кроме  пустой траты средств и лишних эмоций это ничего не дает. С другой стороны, слабый контроль, а тем более  бесконтрольность является признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям и делам организации. Нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.

     Наконец, контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его — быть понятной.

     Итак, контроль — деятельность по формированию стандартов управления, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов. Задачи контроля: изучает положение дел в организации; отслеживает тенденции ее развития; выявляет нарушения и ошибки; является основой вознаграждения; ориентирует, на что нужно обращать внимание.

     Требования  к организации контроля: привлечение максимального числа сотрудников; направленность на предотвращение ошибок; гибкость; своевременность; экономичность; ориентированность на человека; индивидуализированность. 

     1.2. Типология управленческого контроля 

     В современных хозяйственных организациях функция контроля осуществляется как совокупность двух основных типов контроля:

     1) контроля соблюдения различных параметров производственного процесса и выполнения различных производственных показателей, то есть производственного контроля;

     2) контроля деятельности (поведения) работников, подразделений, групп, то есть социального контроля.

     Внутри  социального контроля можно выделить такие крупные виды как: а) контроль посредством управленческой власти; б) контроль посредством экономического стимулирования; в) контроль посредством организационной культуры. Все эти виды контроля взаимопроникают друг в друга.

     Производственный  контроль зависимости от критериев классификации может быть подразделен на ряд разновидностей.

     По  критерию контролируемых показателей производственной деятельности контроль можно подразделить на стратегический (в основном финансово-экономический) и тактический (административный) контроль.

     Стратегический, или общий управленческий, контроль представляет собой финансово-экономический контроль и осуществляется посредством оценки важнейших экономических показателей: уровня прибыли, показателя издержек производства и его отношения к показателю "чистых" продаж, эффективности капиталовложений, обеспеченности собственными средствами, финансового состояния организации и др. В транснациональных компаниях, как правило, он ведётся организационно через аппарат контролёра в центральной службе, который собирает и обрабатывает информацию о результатах деятельности подразделений (дочерних компаний), выявляя отклонения от плановых показателей.

     Стратегический  контроль становится более всеобъемлющим, когда выходит за рамки чисто финансово-экономических показателей и охватывает социально-экономические компоненты.

     Тактический (административный) контроль передаётся на уровень подразделений. При этом контролируются: соответствие результатов хозяйствования планово-бюджетным  показателям, соотношение объёма фактических и планируемых продаж, изменение доли фирмы в целом на рынке в его отдельных ceгментах, состояние портфеля заказов.

     Стратегический (общий управленческий) контроль тесно  связан со стратегическим планированием, то тактический (административный) контроль - с тактическим и оперативным  планированием.

     По критерию места, отводимого контролю в конкретном производственном цикле, можно дифференцировать такие виды контроля как предварительный, текущий и заключительный. В этом случае картина производственного процесса представлена с трех основных контрольных позиций: "до", "в течение", "после".⁵

     Предварительный контроль включает введение в практику определенных правил, процедур и линий поведения. Они вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Необходимо составлять четкие должностные инструкции, эффективно доводить цели до подчиненных, набирать кадры, квалификация которых соответствует их обязанностям.⁶

     Человеческие  ресурсы — одна из сфер предварительного контроля. Контроль осуществляется за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Нужно установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверять документы и рекомендации, проводить психологические тесты и многочисленные собеседования с работником перед его наймом. Предварительное обучение повышает вероятность эффективной работы новых сотрудников.

     Материальные  ресурсы должны проходить предварительный контроль, так как производить высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

     Финансовые  ресурсы подвергаются предварительному контролю путем составления бюджета — текущего финансового плана. Бюджет дает уверенность в том, что денежные средства, когда они потребуются, у организации будут. Бюджеты устанавливают пределы затрат и не позволяют исчерпать средства, не достигнув поставленных целей.

     Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом являются подчиненные сотрудники, контроль традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль основывается на измерении фактических результатов работы, направленной на достижение желаемых целей.⁷

     В процессе контроля должен соблюдаться принцип обратной связи. Под обратной связью здесь подразумеваются данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчинённым о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею целям.

     Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы:

     1) имеют цели;

     2) используют внешние ресурсы; 

     3) преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

     4) следят за значительными отклонениями  от намеченных целей;

     5) корректируют эти отклонения  для того, чтобы обеспечить достижение  целей.

     Организационные системы с обратной связью влияют на «входы», чтобы достичь требуемых  характеристик на «выходе». «Входом» для организационных систем с  обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих. «Выходом» таких систем являются товары или услуги. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым, системам. Внешний для таких систем элемент — это руководитель-менеджер, регулярно воздействующий на эту систему и вносящий изменения как в ее цели, так ив функционирование системы.

     Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Сразу по завершении контролируемой деятельности или по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Он имеет две важные функции:

     1) дает организации информацию, необходимую для планирования дальнейших действий;

     2) обеспечивает измерение результативности и определяет необходимое вознаграждение сотрудников.

     По  критерию функций, ресурсов и результатов, которые контролируются, контроль может подразделяться на маркетинговый, производственный контроль материальных (финансовых, трудовых, информационных и т.д.) ресурсов, контроль качества полуфабрикатов или продукции и т.д.⁸

     Формы контроля очень разнообразны. Например, на производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы. Между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности существует тесное взаимодействие. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ — методом его проведения. Своих подчиненных менеджер может контролировать в форме письменных отчетов о работе или проводить регулярные совещания и обсуждения проблем, возникающих в фирме или у отдельных работников.⁹

     Итак, контроль в современных хозяйственных организациях выступает в двух основных типах — производственного контроля и социального контроля, которые имеют ряд разновидностей. 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 2. КОНТРОЛЬ КАК ПРОЦЕСС, КРИТЕРИИ ЕГО ЭФЕКТИВНОСТИ 

2.1. Этапы процесса контроля как цикла 

     Управленческий контроль может быть представлен в форме процесса, в котором выделяются, как правило, три наиболее чётко различимых этапа:

     1) установление стандартов, нормативов и критериев, а также "точек контроля";

     2) сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами и выявление отклонений;

     3) принятие необходимых мер по  корректировке.

     Этот  процесс может быть графически отображён  в виде модели (см. рис. 1) Как видно  из рисунка, процесс контроля представляет собой управленческий цикл, замкнутый  обратной связью¹⁰.

     Установление  стандартов — это определение  конкретных целей, степень приближения  к которым поддается измерению.

     Стандарты - это конкретные целевые установки, прогресс в направлении достижения которых может быть достоверно измерен. Они предполагают наличие чётких временных рамок и критериев оценки, которые позволяют определить степень достижения стандарта. Для конкретных видов внутриорганизационной деятельности устанавливаются нормативы (нормы), которые должны отвечать таким требованиям (критериям) как научная обоснованность, достоверность, надёжность, гибкость, выполнимость в нормальной ситуации, адекватность отражения реальных процессов и явлений.