Контроль как процесс, критерии его эфективности

СОДЕРЖАНИЕ

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность  настоящей работы обусловлена следующими положениями и проблематикой. Управленческий контроль — это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач. Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Эффективный контроль обеспечивает основу для наблюдения по осуществлению стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо выполняется план и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.

     В самом широком смысле, контроль позволяет  чему-то осуществляться именно таким образом, как это было запланировано.

     Существует  несколько причин, обусловивших необходимость  управленческого контроля. Наиболее основополагающей причиной является необходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать. Маленькие ошибки не кажутся значительными, но их совокупный эффект через некоторое время может воздействовать на снижение потенциала организации. Наблюдение за тем, что люди и производственные единицы делают (особенно за результатами их деятельности), является универсальной причиной, по которой менеджеры нуждаются в контроле.

     Другая  причина необходимости управленческого  контроля - непрекращающиеся изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются. Динамичность внутреннего и внешнего окружений фирм усиливает важность связи между планированием и контролем. Менеджеры разрабатывают планы и цели, которые требуют времени для их достижения. И в течение этого времени могут произойти многие изменения как в самой организации, так и в ее окружении. Некоторые из этих, изменений могут потребовать корректировки планов фирмы и даже могут сделать некоторые цели фирмы несоответствующими. Хорошо организованный контроль помогает менеджерам предсказывать, наблюдать и приспосабливаться к изменяющимся условиям.

     Возрастающая  сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производства является третьей важной причиной необходимости управленческого контроля. Когда организация маленькая, то ее менеджеры близки ко всем осуществляемым видам деятельности. Но, по мере возрастания производства, менеджеры, ответственные за выполнение всех задач организации, не могут больше персонально наблюдать за каждым видом деятельности и меняющимися условиями или собственноручно решать, какие изменения необходимы. Они нуждаются в формальной системе контроля.

     Степень разработанности  проблемы: существенный вклад в разработку проблем контроля в организации внесли работы Бурцева,   
М. Мескона, М. Альберта, Ф. Хедоури, З.П. Румянцевой и других ученых.

     Теоретико-методологическая база. Применялись такие методы как: процессный подход, системный подход, ситуационный подход.

     Целью данной работы является анализ контроля как общей функции в менеджменте.

     Необходимо  решить следующие задачи:

     - выявить сущность и содержание контроля как общей функции управления;

- рассмотреть основные типы и виды управленческого контроля;

 - исследовать этапы процесса контроля как цикла;

- выявить требования к эффективному контролю социальных организациях.

     Объектом  исследования является содержание контроля как общей функции менеджмента.

     Предметом исследования являются стадии и процедуры контроля, а также критерии его эффективности.

     Теоретическая значимость проведенного исследования состоит в обобщении научного знания по данной проблеме.

     Практическая  значимость исследования состоит в том, что его результаты могут быть использованы в дальнейшей практике.

     Структура работы. Данная работа состоит из введения, двух глав, четырёх параграфов, заключения, библиографии.

 

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ  КОНТРОЛЯ КАК ОБЩЕЙ ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА 

     1.1. Понятие, цели  и задачи контроля  в организациях 

     Эффективное управление организацией невозможно без четко отлаженной системы контроля за результатами деятельности и процессами, протекающими внутри нее и во внешнем окружении.

     Контроль  является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

     Сущность  контроля как функции управления состоит в обеспечении обратной связи, замыкающей управленческий цикл и делающей его непрерывным, а, соответственно, гарантирующей самоподдержание, самовоспроизводство социальной системы. Контроль позволяет поддерживать в системе постоянную регуляцию посредством оценки полученных результатов и соответствующей корректировки действий в каждом звене управленческой цепи и во всей цепи в целом.¹

     Контроль  как обратная связь - это явление всеобщего порядка, присущее материальным системам (биологическим, социальным, техническим).

     Контролю  подлежат, прежде всего: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния фирмы; промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий; показатели расходования ресурсов; экономическая эффективность и качество; величина запасов и прочее.²

     Контроль  решает в системе управления несколько  задач.

     Во-первых, помогает изучить положение дел в организации и обнаружить в ее внутренней или внешней среде факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность.

     Во-вторых, позволяет отследить недостаточно четко выраженные тенденции развития, их направление, глубину и соответственно скорректировать планы.

     В-третьих, контроль помогает своевременно выявить  неизбежные в работе любой организации  нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

     В-четвертых, результаты контроля служат основой  оценки и вознаграждения персонала.

     В-пятых, контроль ориентирует, на что нужно обращать особое внимание в дальнейшем.

     В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести: контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку; тотальный контроль, порождающий несамостоятельность и иждивенчество людей; отсутствие информирования контролируемых о результатах; поверхностный контроль из недоверия, например, за отлучками с рабочего места и пр.

     Контроль  в социальной системе имеет свои особенности, поскольку в ней действуют мыслящие, сознательные субъекты отношений управления, которые способны сознательно преследовать определённые цели. В процессе развития человеческого общества эта сознательная, интеллектуальная составляющая приобретает всё большее реальное наполнение. Поэтому, когда речь идёт о сознательно, целенаправленно управляемой социально-экономической системе (а к таким системам на современном этапе развития общества относятся не только хозяйственные организации микроуровня, но и хозяйственные системы мезо- и макроуровней) контроль выступает как способ выявления противоречий между должным и сущим, между планируемым и действительным результатом. Управляющий субъект получает и обрабатывает информацию о наличии такого противоречия, на основе чего производит корректировку, которая ведет к разрешению противоречия.

     Контроль  играет важнейшую в создании условий для устойчивости социальной системы и в то же время - для позитивных изменений в ней, то есть не только для её самоподдержания, но и саморазвития. Выполнение этой роли в современной сложной, изменчивой и неопределённой рыночной среде предполагает большую гибкость контроля, способность распознавать различные по социальному содержанию изменения: как дисфункциональные, приносящие вред системе, так и необходимые для её развития, позитивные.³

     Если  говорить о содержании функции контроля в социально-экономической системе, то оно охватывает получение (сбор), обработку и анализ информации о фактических результатах деятельности системы, сравнение их с планируемыми, выявление отклонений и их причин, выработку действий по корректировке функционирования системы.

     В социально-экономических системах, по мере их усложнения, усложняется и содержание функции контроля, которое должно соответствовать всё более сложным миссиям, целям и стратегиям субъектов хозяйствования. При этом должна достигаться полная ясность в определении: 1) цели контроля (какой результат необходим); 2) субъекта контроля (кто контролирует); 3) объекта контроля (кто или что контролируется). Конкретная совокупность этих трёх составляющих обусловливает конкретное (ситуационное) содержание функции контроля.

     В социальных системах управление выступает в форме отношения управляющего и управляемого субъектов, соответственно, и контроль функционирует как диалектическое единство внешнего (по отношению к управляемому субъекту) контроля и его внутренего контроля, или самоконтроля. Иными словами, способ функционирования контроля в социальных системах - это функционирование единства противоположностей двух сторон, одна из которых представлена управляющим субъектом, а другая - управляемым субъектом.

     Контроль  осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль — это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

     Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

     Главная цель контроля — не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

     Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость.