Контроль как функция управления

Миссия организации построена на логике "И". Это значит, что на одном уровне должны выполняться все мероприятия.

Миссии: предоставить населению качественные жилищно-коммунальные услуги И обеспечить своевременное техническое обслуживание и текущий ремонт жилого фонда, поставку коммунальных услуг, И обеспечить сохранность жилищного фонда, И получить доход.              

Организационная структура компании:

1. Генеральный директор

1.1. Первый заместитель генерального директора

1.2. Заместитель генерального директора по экономике и финансам

1.3. Исполнительный директор

2. Общий отдел

3. Производственно-технический отдел

4. Планово-экономический отдел

4.1 Главный бухгалтер

5. Юридический отдел

6. Аварийно-диспетчерская служба

Структура организации основана на специализированном разделении труда, то есть работа между людьми распределена не случайно, а закреплена за специалистами, способными выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

На предприятии имеют место элементы рациональной бюрократии, имеющие следующие характеристики:

1.      Четкое разделение труда;

2.      Иерархичность уровней управления;

3.      Наличие стройной системы правил и стандартов.

Структура «ЖКХ Губинский» имеет по характеру связей, иерархическую структуру управления, когда вертикальные связи в организации (генеральный директор и его заместители) преобладают на горизонтальными (отделы). По способу выделения отделов предприятие имеет линейно-функциональную структуру управления. При данной структуре управления сохраняется преимущество линейной структуры в виде принципа единоначалия, и преимущество функциональной структуры в виде специализации управлении.

Внутренняя среда данного предприятия состоит из двух основных подсистем:

А) финансовая подсистема;

Б) техническая подсистема.

Финансовая подсистема предприятия состоит из следующих основных элементов:

                  Планово-экономический отдел. Функции отдела – сбор, обобщение, обработка хозяйственной и финансовой информации, начисление и прием квартплаты, работа с квартиросъемщиками по финансовым вопросам, распределение трудовых ресурсов, прием жалоб и заявок от населения.

                  Бухгалтерия. Функции отдела - контроль над правильным отражением доходов и расходов в документах, расчет зарплаты сотрудников.

Техническая подсистема предприятия состоит из следующих основных элементов:

                  Производственно-технический отдел. Функции отдела – обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда, организация бесперебойного обеспечения предприятия качественными сырьем и материалами, комплектующими.

                  Аварийно-диспетчерская служба. Функции отдела – прием и занесение в систему заявок жильцов, определение и назначение видов работ, исполнителя для каждой заявки.

На предприятии практически отсутствует текучесть кадров. Этому способствует система социальной защищенности работников и система мотивации и стимулирования (больничные листы, система премий и доплат, фиксированная  заработная плата, возможность получения материальной помощи и т.д.).

Внешняя среда характеризуется рядом факторов: 1. Потребители (квартиросъемщики); 2. Конкуренты; 3. Государственные институты (Инспекция федеральной налоговой службы, Законодательство РФ); 4. Местное самоуправление (нормативные документы местных органов); 5. Социально-экономические условия (рост тарифов на коммунальные услуги); 6. Научно-технический прогресс (современное оборудование, ЭВМ).

Влияние внешней среды можно охарактеризовать следующим образом:

- По количеству факторов, влияющих на организацию, внешняя среда является относительно сложной.

- По скорости, с которой происходят изменения во внешней среде - подвижная.

- Определенная.             

Анализ внешней среды позволяет выявить критические факторы, которые могут существенно повлиять на деятельность организации. К наиболее критическим факторам можно отнести экономические, политические и социальные  факторы. Анализируя их, можно выявить угрозы, которые могут отрицательно сказаться на устойчивом финансовом положении организации, и возможности, которыми организации может воспользоваться при появлении необходимости. К угрозам следует отнести ожидание высоких темпов инфляции, спад дохода населения, сложности в привлечении финансовых ресурсов, высокие налоговые ставки, неплатежи и отсутствие стабильности в обществе.

Методы управления «ЖКХ «Губинский». Основными    методами    являются    административно-распорядительные, которые   содержатся   в   нормах   и   закреплены   юридически.   Это   правила внутреннего трудового распорядка - очень важный нормативный документ, регламентирующий прием и увольнение сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых споров, получения специальных благ и гарантий, вознаграждения и наказания. Это внутренний нормативный документ.

Составлены планы работы каждого отдела, где сформулированы содержания работ, требования к квалификации, исполнители, должность исполнителя, нормативные документы, регламентируемые данный процесс, периодичность и сроки исполнения, нормативные требования к качеству работ и допустимые отклонения, форма записей и выходящий документ.

Кроме этого на предприятии используются следующие методы управления:

   экономический метод, который предполагает использование материальных факторов управления;

   социально-психологический, предполагает использование в «ЖКХ «Губинский» методов, которые основываются на воздействии руководства на персонал путем осуществления социальных и психологических факторов мотивации труда.

2.2 Система контроля на предприятии

Контроль - это систематический процесс регулирования деятельности организации, обеспечивающий ее соответствие планам, целям и нормативным показателям. [7,722]

Внешняя и внутренняя среда  «ЖКХ Губинский» подвергаются функциональному контролю,  т..е. контроль осуществляется по отделам,  со стороны м внешнего фактора – администрация города Якутска в лице главы округа.   

Существует 3 основных метода контроля, которые схожи друг с другом, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным.

1. Предварительный контроль. Предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В организации «ЖКХ Губинский» основными средствами предварительного контроля в области человеческих ресурсов являются следующие: установление минимально допустимого уровня образования и стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом.

Кроме человеческих ресурсов, организация  осуществляет обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. С целью обеспечения данного соответствия в данной организации используется аккредитивная форма расчетов с поставщиками, позволяющая не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым «ЖКХ Губинский» является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

2. Текущий контроль. Для осуществления текущего контроля деятельности в организации  используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов, а также вести работу с клиентами.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность организации и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

Для координации деятельности и оптимизации взаимодействия между подразделениями, выявления проблем, нахождения путей решения еженедельно проводится планерка, членами которого являются начальники отделов. На планерке анализируется деятельность всех подразделений за прошедший период, формируется план на предстоящую, вносятся предложения по повышению эффективности планирования производственной деятельности.

3. Заключительный контроль. Этот вид контроля предполагает оценку результатов работы после того, как она выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.  В «ЖКХ Губинский» составляют ежеквартальные и годовые отчеты, а также бухгалтерский баланс за год.

Контроль в «ЖКХ Губинский» имеет следующие свойства: ориентация на результаты. соответствие делу, своевременность, простоту, экономичность. 

Рассмотрев систему контроля в ООО «УК ОЖФ «ЖКХ Губинский» мы можем сделать следующие выводы:

1. В самом общем виде контроль есть часть управленческого процесса , которая в содержательном плане предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.

2. В контроле как функции управления можно выделить две основные стороны: а) познавательную, связанную с восприятием и изучением информации и б) воздействующую, заключающуюся в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих мер.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в мудрой китайской книге "И Цзинь" ("Книге перемен") еще три тысячи лет назад, до того, как возникли первые идеи науки управления: "Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их". Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. [13, 306]

Поэтому, по своей сути, контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управления. [6, 272]

Цель курсовой работы заключалась в том, чтобы изучить контроль как функцию управления (теория контроля) и ознакомиться с его осуществлением на примере организации (практика контроля).

В главе I «Понятие и сущность контроля в системе управления» ознакомившись с понятиями контроля, и его основными классификациями, мы пришли к следующему:

1. На основе определений контроля из научной литературы (объединив определения), было дано наиболее подходящее к теме данной курсовой работы определение контроля:

Контроль - это систематический процесс сбора и обработки информации о движении управляемого объекта, для проверки соответствия наблюдаемого состояния с планируемым, сопоставление с ее параметрами, заданными в законах, инструкциях, других нормативных актах, а также в планах и программах, анализ причин отклонения путем качественной и количественной оценки и корректировки выявленных отклонений, для обеспечения достижения организацией своих целей.

2. Рассмотрев классические виды и наиболее часто используемые методы контроля, пришли к выводу, что руководитель всегда должен учитывать особенности присущие организации, при составлении системы контроля.

3.  Чтобы контроль был эффективным, он должен обладать следующими свойствами:

   стратегическую направленность

   ориентация на результаты.

   соответствие делу.

   своевременность

   гибкость

   простоту

   экономичность

В практической части курсовой работы для закрепления теоретических знаний, мы рассмотрели систему контроля в «ЖКХ Губинский», успешное функционирование данного предприятия говорит нам о своевременном выполнении целей и миссии, а значит успешной системе контроля.

Для рассмотрения системы контроля в «ЖКХ Губинский»,  в первую очередь необходимо ознакомиться со структурой компании.  Структура организации основана на специализированном разделении труда, то есть работа между людьми распределена не случайно, а закреплена за специалистами, способными выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

Мы изучили систему контроля в «ЖКХ Губинский» на основе раздела 1.2  «Методы контроля», в компании используются предварительный, текущий, заключительный контроль. Предварительный при найме на работу, к оборудовании используемым компанией (водо-, тепло-, энергосчетчики, уборочный инвентарь) и бюджет (финансовый ресурс). Средствами текущего контроля являются – компьютерная система (учет материальных запасов, работа с населением), ежедневные планерки проводимые с целью координации деятельности. Заключительный контроль представляется в виде итоговых ежеквартальных и годовых отчетов.