Контроль как функция управления

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГАОУ ВПО «Северо-Восточный федеральный университет

имени М.К. Аммосова»

Финансово-экономический институт

Кафедра менеджмента горно-геологической отрасли

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Теория управления»

на тему: «Контроль как функция управления»

Работу выполнила:

Филиппова Александра Алексеевна,

студентка гр. ГМУ-09-2

Работу проверил:

к.э.н. Борисов Василий Дмитриевич,

доцент кафедры МГГО

Работа защищена:

«__»_______ 2011 г.

С оценкой ___

Якутск, 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…..…………………………………………………………………....3-4

1 ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ.………………………………………………………………….5-16

1.1   Классификация контроля. Виды и  формы…………………………………9-10

1.2   Методы контроля……………………………………………………………11-13

1.3   Характеристика успешного контроля……………………………………...14-16

2 ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ ООО «УК ОЖФ «ЖКХ Губинский»)………………………....17-25

2.1 Характеристика учреждения как системы. Структура УК ОЖФ «ЖКХ «Губинский»………………………………………………………………….....19-22

2.2 Система контроля на предприятии………………………………………...23-25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..26-28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………….…..29

ВВЕДЕНИЕ

Слово «контроль» заимствовано из французского языка. Точного смыслового аналога этому слову в русском языке нет. По-русски «controle» означает: 1) проверку кого-либо или чего-либо, чтобы удостовериться в соответствии чему-либо; 2) надзор, наблюдение в целях проверки; 3) испытание знаний для выяснения их пригодности к чему-либо. [6, 271]

Для многих людей контроль ассоциируется с какими-нибудь рамками, принуждением, с властью со стороны начальства, и действительно, одним из аспектов контроля является обеспечение подчинения чему-либо, но сводить контроль просто к неким ограничениям, которые заставляют каждого вести себя дисциплинированно, значит упустить из виду основную задачу контроля как функции управления. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.  Контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управления.

Есть несколько объективных обстоятельств, которые обусловливают потребность общества в организации контроля в различных сферах экономической и социальной жизни. К таким явлениям (обстоятельствам) прежде всего относится неопределенность. Неопределенность нельзя полностью устранить ни из каких принимаемых решений, в том числе из решений в сфере управления. Ситуацию неопределенности весьма образно и пессимистично выразил Мерфи в сформулированных им законах: 1. Все, что может плохого случиться, случится. 2. Даже если ничего плохого не может случиться, все равно плохое случится. И действительно случается, если пренебрегают контролем.

Контроль позволяет придавать процессу управления такую направленность, которая сопряжена с минимумом неопределенности, и избегать решений с более высоким уровнем неопределенности. Преодоление неопределенности — суть управленческого контроля. [6, 274]

Тема «Контроль как функция управления» является актуальной, так как необходимость контроля в управлении заключается в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления это - синонимы»,  считал П. Друкер.

Объектом исследования является процесс контроля в управлении организацией.

Предмет исследования контроль в ООО «Управляющая компания по обслуживанию жилого фонда «ЖКХ Губинский» (далее – «ЖКХ Губинский»)

Цель курсовой работы состоит в том, чтобы изучить контроль как функцию управления, и рассмотреть его осуществление на примере «ЖКХ Губинский».

В  соответствии с выдвинутой целью, были поставлены следующие задачи:

        изучить литературу по теме исследования;

        на основе теоретического анализа литературы определить содержание понятий: «контроль» (виды и формы), «обратная связь», «механизм контроля» «система контроля», «эффективность контроля»;

        ознакомиться с деятельностью «ЖКХ Губинский», сделать характеристику организации;

        анализировать систему контроля в «ЖКХ Губинский»;

        сделать соответствующие выводы о значении контроля в управлении и его осуществлении в  «ЖКХ Губинский»

Методы исследования: теоретические – изучение и анализ научной и публицистической литературы, нормативно-правовых документов.

Исходя из вышеизложенного,  курсовая работа разделена на две главы, где первая глава посвящена теоретической основе сущности контроля, раскрываются понятия о видах, формах и методах контроля, о системе контроля. Во второй главе мы рассматриваем осуществление контроля на примере «ЖКХ Губинский».

1 ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Существует множество определений контроля:

Контроль - это составная часть управления экономическими объектами и процессами с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому положению предусмотренному законами, инструкциями, другими нормативными актами. [12, 201]

Контроль - одна из основных функций управленческий функций, неотъемлемая составляющая процесса управления, воздействующая на все его остальные функции и непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения. Это составная часть управления с целью проверки соответствия фактического  состояния желаемом, предусмотренному законом и другим нормативным актам. [6, 543]

Контроль - это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды. Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управления. [5, 136]

Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. [11, 266]

Контроль - это систематический процесс регулирования деятельности организации, обеспечивающий ее соответствие планам, целям и нормативным показателям. [7,722]

Объединив данные определения, мы получили более точное определение контроля как функции управления:

Контроль - это систематический процесс сбора и обработки информации о движении управляемого объекта, для проверки соответствия наблюдаемого состояния с планируемым, сопоставление с ее параметрами, заданными в законах, инструкциях, других нормативных актах, а также в планах и программах, анализ причин отклонения путем качественной и количественной оценки и корректировки выявленных отклонений, для обеспечения достижения организацией своих целей.

Исходя из сделанного определения,  мы можем выделить основные причины необходимости контроля:

1.        Неопределенность, сложность и динамичность среды;

2.        Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

3.        Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

В теории управления социально-экономическими процессами контроль рассматривается в качестве одной из основных функций субъекта управления. В контроле так же, как в процессе принятия решений, субъект управления наиболее полно и ярко реализует свой волевой императив, свои властные правомочия. Управляющее воздействие контроля проявляется, прежде всего в том, что под его влиянием поведение управляемой системы (объекта управления) удерживается или изменяется в рамках заданной цели, требований законов, нормативов, стандартов, регламентов и многих других установлений. Действенность контроля, его властная сила утверждаются путем применения различных санкций, неотвратимость и «жесткость» которых зависит от «тяжести» допущенных нарушений. Поэтому, по своей сути, контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управления. [6, 272-273]

Контроль позволяет найти отклонения в достижении цели и принять корректирующие меры с помощью обратных связей. Обратные связи – это основное средство контроля. Г.В. Атаманчук отмечает, что с точки зрения интересов контроля необходимо учитывать и анализировать два взаимосвязанных между собой типа «обратных связей» — объективные и субъективные. При этом объективные обратные связи несут информацию о поведении, интересах и других свойствах объекта управления, а субъективные обратные связи характеризуют обоснованность применяемых мер и процедур контроля. [2, 283].

Обратная связь в процессе контроля — это данные о полученных результатах. В целом системы обратной связи позволяют субъекту управления выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свои действия, чтобы избежать отклонения от намеченной цели. К этому определению следует добавить, что, во-первых, контрольные действия должны осуществляться своевременно, т. е. до того, как обнаруженные нарушения вызовут потери или кризис, а во-вторых, эти действия должны быть всеобъемлющими. [6, 277]

К объектам контроля относится все то, над чем совершается контроль. Предметом контроля может быть деятельность в целом или по-отдельности, состояние объекта контроля. Субъект контроля – организация, человек, государство и т.п., контролирующая сторона.

Система контроля – это совокупность субъекта, объекта, и средств контроля, взаимодействующих как единое целое в процессе установления  желаемых результатов исполнения, измерения состояния объекта контроля анализа и оценки данных измерения, выработки корректирующих воздействий. [6, 288]

Для того чтобы система контроля была эффективной, ее необходимо периодически оценивать. Критериями такой оценки могут быть:

• выполнение задач контроля — контроль должен определять совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать своевременному устранению отклонений, выработке эффективных решений;

• экономичность контроля — нужно оценить расходы, связанные с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков, затраты на персонал и технику контроля;

• эффект влияния на людей — необходимо выяснить, вызывает ли у работников применяемая система контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции. [8, 142]

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в мудрой китайской книге "И Цзинь" ("Книге перемен") еще три тысячи лет назад, до того, как возникли первые идеи науки управления: "Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их". Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. [13, 306]

В функцию контроля входят:

1.   Сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы;

2.   Сравнение их результатов с эталонными показателями, выявление отклонений и анализ этих отклонений;

3.   Разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

1.1         Классификация контроля. Виды и формы

По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекта контроля, т. е. контролирующих и контролируемых органов, организаций, людей, групп, различают контроль внутренний и внешний, общий или частный, линейный, функциональный или операционный.

Линейный контроль осуществляется директором предприятия, объединения или начальником промышленного объединения по отношению к предприятию, объединению. В первом случае субъект контроля является внутренним, а во втором — внешним. Эти субъекты решают общую задачу контроля - контролируемость состояния и поведения предприятия в целом.

Функциональному контролю подвергается не все состояние предприятия, а только некоторая группа характеристик. Он осуществляется, например, главным экономистом. Государство, являющееся внешним субъектом контроля по отношению к  предприятию, также может провести функциональный контроль частного характера.

Операционный контроль - контроль только одной какой-либо характеристики состояния и поведения предприятия, например, соотношения темпов роста производительности труда и заработной платы.

Наиболее развитым типом контроля является линейный, менее развитым - функциональный, элементарным - операционный. Меру развитости типа контроля определяет и использование в нем других типов контроля. [6, 283]

По периодичности контроль разделяют на - стратегический, тактический и оперативный.

Стратегический контроль. Задачей такого контроля является оценка и регулирование деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.

Тактический контроль, нацелен на анализ выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как в целом по предприятию, так и по ключевым подсистемам. Главная задача: своевременное выявление отклонений от стандартов и проведение корректировочных мер.

Оперативный контроль. Осуществляется по периодам характерным для проведения отдельных проектов или работ. Может осуществляться ежедневно. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг, и выполнение всех видов процессов организации. [11, 270]