Контроль как функция управления

     В системе управления контроль решает несколько задач.

     Во-первых, он позволяет выявить во внешней  и внутренней среде организации  факторы, которые могут оказать  существенное

     влияние на ее функционирование и развитие, а следовательно, и своевременно отреагировать. Кроме того, в этом процессе отслеживаются тенденции в развитии организации, их направление и глубина.

     Во-вторых, контроль позволяет своевременно обнаружить нарушения, ошибки и промахи и  оперативно принять необходимые  меры по их устранению.

     В-третьих, результаты контроля служат основой  оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

     Цели  контроля будут достигнуты, если он осуществляется в соответствии с  определенными принципами.

     Прежде  всего контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. Речь не идет о том, что он должен быть тотальным, с охватом всех событий. В то же время контроль должен обеспечить достаточно полную и объективную картину ситуации. Это можно обеспечить, если система контроля имеет стратегическую направленность, охватывающую основные приоритетные сферы функционирования и развития организации. Второстепенные сферы деятельности организации тщательно и постоянно проверять не целесообразно, а некоторые и совсем не имеет смысла, так как отвлекается много сил и средств.

     Контроль  делается не ради выявления проблем, а для успешного решения и  достижения конкретных результатов, выявления  отклонений от научно обоснованных стандартов. Если контроль не дает «пищу» для размышления, то он запланирован напрасно. Главная  цель контроля — не исправление, а  предотвращение ошибок, что обходится  гораздо дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемую часть  стратегического планирования.

     Эффективный контроль увязывается не только с  процессом планирования, но и со всеми изменениями, происходящими  в структуре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.

     Система контроля должна быть экономичной, чтобы  выгоды, приносимые контролем, превышали  затраты на его проведение. В этой связи необходимо широко использовать эффективные средства контроля.

       Чрезмерный контроль над людьми, тем более из недоверия, следует  избегать. Иногда нужно, как говорят,  «отпустить поводья», максимально  расширить полномочия людей в  процессе выполнения своих обязанностей  и проверять лишь самое важное  — результаты.

     С другой стороны, продолжительное отсутствие контроля также является неблагоприятным  признаком, свидетельствующим о  безразличном отношении руководства  к людям, делам организации или  подразделения, что неминуемо вызывает обратную реакцию. Возложение на конкретное лицо или группы лиц функций контроля требует от них не только формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к ним коллег и подчиненных.⁴

     Контроль  осуществляется в соответствии с  определенными принципами, к которым  можно отнести:

1. охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;
2. непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности (в ряде случаев контроль может осуществляться эпизодически);
3. привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;
4. наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации;
5. увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;
6. гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;
7. своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;
8. ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;
9. экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (противное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией);
10. индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);
11. максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, исключение слежки за людьми, поиска козлов отпущения, создание благоприятного морально-психологического климата;
12.  соответствие характеру контролируемого процесса;
13. регулярное подведение итогов контроля, своевременное проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.⁵

1.2. Виды контроля 

    В практике управления используются различные  виды контроля. В основном их можно  разбить на четыре группы:

    по  времени осуществления;

    по  степени охвата;

    по  срокам проведения;

     по форме осуществления. 

    Рассмотрим  первую группу, к которой относятся  виды контроля, различаемые по времени  осуществления. В неё входят:

    предварительный контроль;

    текущий контроль;

    заключительный  контроль.

    Предварительный контроль осуществляется до начала фактических  работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

    Текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Чаще всего  объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель – исключить  отклонения от намеченных планов и  инструкций.

    Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной  работы способствует совершенствованию  мотивации эффективности деятельности персонала.

    Во  второй группе – по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов  контроль делится на:

• общий (полный, сплошной);
• выборочный.

    Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

    Выборочный  контроль получил наиболее широкое  развитие в проверке соблюдения технологических  процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно  используются методы статистического  контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

    В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают  следующие виды контроля:

• систематический;
• периодический;
• разовый.

    Систематический контроль организуется в отношении  наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее  установленном режиме. При этом сроки  проверок прямо зависят от степени  важности процесса.

    В обычной, повседневной производственно-хозяйственной  деятельности используются преимущественно  периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие  материалов на складе, выход рабочих  на работу. К этой же группе относится  статистическая отчетность.

    Особое  место в управлении принадлежит  разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными  органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта  или всей производственно-хозяйственной  деятельности.

    Четвёртой, заключительной группой является группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды контроля:

• финансовый контроль;
• административный контроль;
• технический контроль.

    Финансовый  контроль проводится путем получения  от каждого хозяйственного подразделения  финансовой отчетности по важнейшим  экономическим показателям. При  этом в центре внимания находятся  такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность  капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.

    Административный  контроль осуществляется за соответствием  хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических  и планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке  – как в целом, так и по отдельным  продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей  путем наиболее эффективного использования  имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

    Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим  для своевременного устранения технических  неполадок, проверки состояния оборудования. 

1.3. Процесс контроля 

     В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.

     Первый  этап процедуры контроля демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных в процессе планирования.

     Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени (например, один год) называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, т.e.  для таких которые поддаются количественному измерению.

     Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов принимается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

     Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб - то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.

     Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.

     Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.