Контроль как функция менеджмента

     1.2 Основные понятия, сущность, виды и необходимость контроля

     Контроль  — это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

     Существует  три аспекта управленческого  контроля:

• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
• подготовка необходимых корректирующих действий.

       Менеджер должен выбрать одну  из трех линий поведения: ничего  не предпринимать, устранить отклонение  или пересмотреть стандарт.⁹

     Выделяют  следующие виды контроля:

1. предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);
2. текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;
3. заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

     Технология  контроля осуществляется по следующей  схеме:

• выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);
• определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);
• установление норм контроля (этические, производственные, правовые);
• выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);
• определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).¹⁰

     В процедуре контроля есть три четко  различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с  ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.

     Первый  этап процедуры контроля демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны  функции контроля и планирования.

     Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении реально достигнутых  результатов с установленными стандартами.

     Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком  большой масштаб, то возникающие  проблемы могут приобрести грозные  очертания. Но если взять слишком  маленький масштаб, то организация  будет реагировать на очень небольшие  отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Для  того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.¹¹

     Основная  цель контроля состоит в том, чтобы  добиться такого положения, при котором  процесс управления организацией действительно  заставлял бы ее функционировать  в соответствии с планом.

     После оценки полученных результатов процесс  контроля переходит на третий этап, на котором менеджер должен принять  какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.

     Не  все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты  могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего и иногда они могут оказаться  нереальными

     При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение  людей, т.к. контроль сильно действует  на психологическое состояние работников

     Но  наглядность контроля может вызвать  отрицательный результат. Если сотрудники знают установленные стандарты  и всю процедуру контроля, то они, как правило, стремятся зафиксировать  измерения результатов работы на уровне, который гарантирует наивысшее  вознаграждение и в тех только областях, где проводятся измерения.¹²

     Необходимость контроля обусловлена следующими обстоятельствами:

• потребность организации процесса производства в соответствии с имеющимися резервами и ресурсами;
• требования потребителей к качеству, стандарту и сертификации выпускаемой продукции;
• изменяющиеся внутренние и внешние условия производства, необходимость выявления тенденций из меняющегося спроса и предложения продукции;
• формирование базы данных для дальнейшего планирования расходования материальных и финансовых средств, совершенствования нормативных показателей по труду;
• своевременное вмешательство в производственный процесс при отклонениях от принятых норм и нормативов и др.¹³

     Контролю  подлежит все, что принимает прямое и опосредованное участие в производительной деятельности работников. Бесконтрольность порождает целый ряд негативных последствий. В любой организации  не должно быть работников, вышедших из-под  контроля, какой бы высокий пост они не занимали, начиная от президента, председателя совета директоров, генерального директора и вплоть до рядовых  исполнителей. Контролю подлежат все  технические и технологические  условия производства: здания, сооружения, коммуникации, машины, станки, оборудование, приборы и инструменты, техническая  и технологическая документация, сырье, комплектующие узлы и детали и т.д. Обязательным и систематическим  должен быть контроль финансовой деятельности предприятия, кадровых органов и  всех других отделов и служб.

     В определенной степени контроль на предприятии  осуществляют все работники, каждый в сфере своей компетенции. Ведущую  роль в этой деятельности играют отдел  технического контроля (ОТК) и менеджеры. В своей работе они руководствуются  рядом основополагающих требований.

     Контроль  должен быть всеохватывающим, но немелочным, неназойливым, нетотальным и не вызывать у подчиненных чувства неприязни  к контролирующим.

     Контроль  должен быть тщательно спланирован, в планах необходимо определить приоритеты и четко выразить стратегическую направленность контроля.

     Контроль  осуществляется не ради самого контроля или "подсиживания" сотрудников, а ради получения результатов, важных для улучшения работы или показателей, снижения издержек производства и улучшения  качества продукции.

     Контроль  необходимо осуществлять своевременно и эффективно, что подразумевает  получение сведений об объекте или  субъекте контроля ко времени и месту, а также конкретные предложения  по его итогам.

     Система контроля не должна быть дорогостоящей, нельзя отвлекать на его проведение большое количество работников от их непосредственной деятельности.

     Менеджер, осуществляющий контроль, обязан учитывать  человеческий фактор. Он должен стремиться к объективности, доброжелательности, избегать скрытости и заботиться об улучшении морально-психологического климата в коллективе. Контролирующий всегда должен помнить, что лучше  самих работников данного отдела, цеха или службы дело никто не знает, поэтому важно привлечь на свою сторону  всех, имеющих отношение к контролируемому  вопросу.¹⁴

     Выводы  по Главе 1

     Основные  вопросы контроля как функции  менеджмента сводятся к необходимости  осуществления всестороннего и  постоянного анализа хода производственного  процесса. В отечественной практике разработаны основополагающие принципы и методы контроля, его необходимость  и требования к его проведению.

     Контроль  осуществляют по трем основным направлениям: предварительный, текущий и итоговый. Важным для практической работы менеджера  является умение организовать самоконтроль. Проведение контроля предусматривает  четыре основных этапа: определение  критериев, сроков и методов контроля; создание модели процесса контроля и  установление "точек контроля"; получение информации и ее анализ; корректировка на основе полученной информации.

     В современных условиях все успешно  работающие предприятия проводят работу в области стандартизации, сертификации и контроля качества продукции.

     Менеджер  должен помнить, что контроль - это  не самоцель, а действенное средство повышения производительности труда, снижения издержек и улучшения потребительских  свойств и полезности продукции. 

 

     ГЛАВА 2. ПРОЦЕСС ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ  КОНТРОЛЯ НА ОАО «САХАНЕФТЕГАЗСБЫТ»

     2.1 Общая экономическая  характеристика ОАО «Саханефтегазсбыт»

     ОАО «Саханефтегазсбыт» является одним из крупных предприятий Республики Саха (Якутия). Общество ежегодно осуществляет стабильный завоз нефтепродуктов для нужд бюджетной сферы, населения и мелкооптовых предприятий республики.

     Открытое  акционерное общество (ОАО) «Саханефтегазсбыт» образовано 1 сентября 2000 г. во исполнение  Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 25.08.2000 г. № 1160 и постановления  Правительства РС (Я) от 30.08.2000 г. № 445.

     Учредителем ОАО «Саханефтегазсбыт» выступила  Республика Саха (Якутия) в лице Министерства имущественных отношений РС (Я) со стопроцентной долей государства  в уставном капитале.

     ОАО «Саханефтегазсбыт» является самостоятельным  хозяйствующим субъектом с правом юридического лица, имеет самостоятельный  баланс, расчетные и иные счета  в банках.

     Общество  имеет 25 структурных подразделений (филиалов) расположенных на территории Республики Саха (Якутия)

     ОАО «Саханефтегазсбыт» является крупным  предприятием, расположенным на всей территории Республики Саха (Якутия).

     Общество  ежегодно осуществляет стабильный завоз  нефтепродуктов для нужд бюджетной  сферы, населения и мелкооптовых предприятий республики.¹⁵

     Основными задачами предприятия на будущее являются:¹⁶

• обеспечения выполнение утвержденного плана финансово-хозяйственной деятельности общества;
• развитие сети АЗС в соответствии с поставленными Правительством Республики Саха (Якутия) социальными задачами и экономической целесообразностью;
• доведение нефтебазового хозяйства общества до соответствия норм промышленной и пожарной безопасности;
• завершение работ по увеличению уставного капитала общества.

     Основными видами деятельности ОАО «Саханефтегазсбыт» являются:

• оптово-розничная реализация нефтепродуктов;
• оказание услуг по приему, складским операциям и хранению нефтепродуктов.

     Приказом  Управления федеральной антимонопольной службы по РС (Я) от 27 августа 2004 г. №72 ОАО «Саханефтегазсбыт» включено в реестр хозяйствующих субъектов, имеющих на рынке определенного товара долю более 35 %.

     Основную  долю в выручке предприятия занимает оптовая и розничная реализация, а также услуги по приему и хранению нефтепродуктов.

     Основные  конкуренты ОАО «Саханефтегазсбыт» на рынке Республики Саха (Якутия):

• по реализации нефтепродуктов через сеть АЗС - ОАО НК «Тумаада-нефть», ООО НК «Сибойл», ОАО «ЯТЭК»;
• по оптовой реализации нефтепродуктов – ОАО «Алмаззолотокомплект», ОАО НК «Тумаада-нефть», ООО «Шанс-Трейд»;

     по  оказанию приемо-складских услуг  и хранению нефтепродуктов -  ОАО  НК «Тумаада-нефть», ГУП «ЖКХ РС (Я)», Дирекция аэропортов РС (Я), ОАО АК «Якутскэнерго».

     Приоритетными направлениями деятельности ОАО  «Саханефтегазсбыт» являются:

• получение прибыли с ежегодным ростом рентабельности, достаточным для инвестирования в капстроительство и пополнение собственных оборотных средств;
• снижение кредитной зависимости Общества;
• доведение нефтебазового хозяйства Общества до соответствия норм промбезопасности, оптимизация и развитие нефтебазового хозяйства в соответствии с основными направлениями развития Республики Саха (Якутия) на ближайшую перспективу;
• развитие сети АЗС в соответствии с поставленными Правительством Республики Саха (Якутия) социальными задачами и экономической целесообразностью;
• разработка и внедрение современных систем складского и аналитического учета;
• разработка и реализация мероприятий по снижению потерь нефтепродуктов и усиление мер по их сохранности;
• обеспечение роста объемов реализации нефтепродуктов и оказание услуг;
• разработка мероприятий по оптимизации и сокращению расходов ОАО «Саханефтегазсбыт»;
• совершенствование механизма ценообразования.