Комуникации

Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:

• принцип формирования структуры коммуникаций, отвечающей потребностям сотрудничества, партнерства и компетентности;
• принцип регулирование масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;
• принцип рационального использования  рабочего времени руководителя;
• принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;
• принцип полномочий и ответственности;
• принцип регулирование коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;
• принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электронную  почту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронный обмен  данными, интрасети.                                                                                          

       Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состояние подчиненных, помогает ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет слышать, а не то, что есть на самом деле.

         Для улучшения восходящих потоков можно использовать ряд вспомогательных ситей.

• Система действий, обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.
• Система действий, называемая «выведением управления за пределы кабинета». Обход руководителем предприятия- хороший способ познакомиться  с положением дел непосредственно. Однако не рекомендую делать это слишком часто.

         

             Неформальные коммуникации связаны с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также с распространением слухов. Система слухов хорошо работает, так как использует многие каналы. Информация может дойти до огромного числа людей за короткий промежуток времени. Необходимо научить пользоваться системой слухов и не препятствовать неформальной коммуникационной сети. Неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными работниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций- в ее больше гибкости, что не редко благоприятствуют скорейшему распространению информации. 

      

 

  
 
 
 

5. Анализ организационной структуры управления на примере ЗАО «Кондитерпром». 

     ЗАО «Кондитерпром» является современным предприятием кондитерской отрасли. В структуре предприятия 5 цехов основного производства: карамельный, бисквитный, конфетно-розничный, кондитерский и заготовительный и 8 цехов вспомогательного производства: транспортный, механический, стройгруппа, электроцех, теплоцех, компрессорный, картонажный и котельная.

     ЗАО «Кондитерпром» выпускает более 300 наименований кондитерских изделий  в год: карамель, печенье, вафли, шоколадные конфеты и наборы, лукум, щербет, мармелад, торты и пирожные.

     Несмотря  на присутствие жесткой конкуренции на кондитерском рынке «Кондитерпром» сохраняет лидирующие позиции и продолжает динамично развиваться.

     Стратегия предприятия направлена на модернизацию производственных мощностей, внедрение  новых технологий с целью повышения  конкурентоспособности выпускаемой продукции.

     Таблица 1. Основные технико-экономические  показатели предприятия.

Данные, представленные в Таблице 1. показывают, что темп роста товарной продукции в 2005 г., по сравнению с 2006 г., возрос на 117708,58 тыс. руб.  (на 20,9%). А в 2006г., по сравнению с 2005 г., увеличился на 570992,07 тыс. руб. (на 9,2%). Этот рост обусловлен частичным перевооружением активных основных фондов запуском новейших кондитерских линий, так как продукция этого цеха занимает наибольший удельный вес в общем объеме производства. Это связано с ростом благосостояния  нашего населения, увеличением числа населения имеющего средний и высокий уровень достатка, а именно они являются основными потребителями кондитерской продукции. А в 2005 г. увеличение произошло за счет приобретения новейшего фасовочного оборудования, что позволило выпустить в продажу фасованные конфеты 0,2-0,3 кг. Одной из самых основных и важных функций управления является функция планирования, которая предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и как достичь их. Известный американский специалист в области планирования Р. Акоф назвал его проектированием будущего и желаемых путей его достижения, одним из самых сложных видов умственной деятельности, доступных человеку. Планированием на предприятии поэтапно охватывается работа людей и движение ресурсов (материальных и финансовых), нацеленных на получение заданного конечного результата.

     ▪ Стратегическое планирование.

     Планирование  деятельности ЗАО «Кондитерпром» осуществляется путем составления бизнес-плана. Стратегическое планирование заключается  в основном в определении главных  целей деятельности предприятия  и ориентировано на определение  намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами. В них формулируются основные задачи на установленный период.

     Общее состояние кондитерской отрасли  в настоящий момент таково, что ЗАО «Кондитерпром» имеет все необходимые предпосылки для реализации стратегии развития товара, и первого этапа стратегии - проекта по техническому перевооружению производства. О чём свидетельствует проведённый STEP– анализ ряда факторов, влияющих на возможность осуществления данной стратегии(табл. 2).

     Таблица 2. Анализ внешнего окружения  ЗАО «Кондитерпром»

      Руководит предприятием ЗАО «Кондитерпром» Пронин Сергей Иванович – генеральный директор. Его деятельность обусловлена целями и стратегиями развития предприятия в целом. На этом уровне реализуется большая часть  внешних связей.  Директор организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия.

      Руководители  функциональных подразделений (по финансам, персоналу, производству) не отдают распоряжений непосредственно производственным подразделениям, хотя их влияние на осуществление производственной деятельности несомненна. Они   решают задачи, вытекающие из функциональной специфики. Таковыми являются главный инженер, заместитель генерального директора по кадрам, помощник генерального директора по экономическим вопросам, главный технолог (начальник производственной лаборатории), первый заместитель генерального директора.

     Главный инженер реализации программы, технологического и материально-технического обеспечения, координации деятельности низовых производственных подразделений (инженер-метролог, отдел главного механика, АХО, специалист по ОТ). Отдел главного механика вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает контроль за работой, наладку технологического оборудования, проводить все виды ремонта технологического оборудования, а также монтаж нового и демонтаж устаревшего оборудования.

     В подчинении инженера-метролога находятся  сотрудники лаборатории КИП и  А, данная лаборатория следит за соответствием  приборов международным стандартом, поддержание их точности и соответствия шкал, также соответствие стандартам.

     Главный механик координирует работу материального  склада и работу четырех цехов:

• паросиловый цех (парогенерационное обеспечение)
• Электроцех
• Механический цех
• Ремонтно-строительный участок.

     Заместитель генерального директора по кадрам руководит  отделом кадров, занимается управлением  подбора и качества персонала, обеспечение  эффективной работы рабочих единиц, составляет годовые, квартальные, и  месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы. А также разрабатывает положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения. Отдел кадров разрабатывает штатное расписание, проводят набор, отбор, оценку персонала, планируют перемещение и увольнение,  осуществляют подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников, формирование резерва на выдвижение (отдел кадрового резерва и обучения), проводят социальную политику и т.д.

     Зам. Главного директора по экономическим  вопросам определяет экономический  курс предприятия, руководство издержками и их минимизация, руководит плановыми проектами на предприятии: разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия и отдельных цехов, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутрипроизводственное и внутрицеховое планирование, разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный статистический учет, анализ показателей работы основных агрегатов, цехов,  разрабатывает и представляет на утверждение проекты,  изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы и др.

       В его подчинении находятся гл. экономист и отдел АСУ (автоматические системы управления).

     Главный технолог руководит отделом технологий и производственной лабораторией, отвечает за контроль качества продукций, разработку новых технологий и видов продукции, улучшение потребительных качеств уже существующей продукции.

     1-ый  зам генерального директора руководит  отделом СГП (сбыт готовой продукции)  и столовой.

     Генеральному  директору подчиняются также гл. бухгалтер (бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др.), контрольно-надзорная служба, начальниу общего отдела и начальник производства.

     Начальник производства возглавляет два основных подразделений цехов:

     ◦ цеха основного производства

     - кондитерский цех

     - бисквитный цех

     - конфетно-карамельный цех

     ◦ цеха вспомогательного производства

     - фасовочный цех

     - картонажный цех 

     - цех заготовительной продукции

Таблица 3. Организационная  структура.

Достоинства данной структуры заключается в  следующем:

     - освобождение линейных руководителей  от решения многих вопросов, связанных  с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением и т.д.