Цель  подобных систем - снижение остроты  тенденции фильтрации или игнорирования  идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям [13, с. 213].

     Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

     Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

     Таким образом, введение в организационный процесс автоматизации рабочих мест может, как повысить, так и снизить эффективность делового общения. Поэтому менеджеру, для обеспечения эффективной коммуникации необходимо: умение работы с АРМ, умение пользоваться интернетом и электронной почтой, а также знать способы защиты АРМ. Следует помнить, что правильного распределения функций между человеком и машинными средствами обработки информации зависит не только производительность труда, но и  эффективность управления,  и социальная комфортность специалистов.

     Выделяют  ряд принципов (принцип ясности, принцип целостности, принцип стратегического использования информационных организаций.), использование которых позволяет усовершенствовать и обеспечивает эффективность коммуникационного процесса.

     Необходимо  понимать, что способы улучшения  коммуникаций зависят от их вида (формальные и неформальные). Таким образом, менеджер любой организации должен постоянно  улучшать свои умения в межличностном общении и в способах совершенствования информационного обмена с помощью различных технологий.

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Подводя итоги всей работы, можно с уверенностью сказать, что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших.

     В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникационного процесса постепенно возрастает. Коммуникационный процесс важен во всех сферах деятельности человека.

     Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях и особенностях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

     В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента: отправитель (лицо, собирающее информацию и предающее ее); сообщение (информация, закодированная с помощью символов); канал (средство передачи информации); получатель (лицо, которому предназначена информация).

     Необходимо  помнить, что обмен информацией включает в себя следующие этапы:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.

     Все эти составляющие оказывают огромное влияние на коммуникационный процесс  в целом. Каждый этап коммуникаций влияет на смысл передающейся информации.  По ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. Поэтому, важное понятие коммуникационного процесса – обратная связь. Данное понятиее связано с опорной реакцией на то, что услышано. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум (то, что искажает смысл). Высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.

     В процессе управления предприятиям используется та или иная коммуникационная сеть – соединение определенным образом  участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Существуют следующие типы связей в сети: вертикальные (от начальника к подчиненным), горизонтальные (равными по уровням индивидами или частями организации), диагональные (связи с другими начальниками и другими подчиненными). Выделяют следующие типы коммуникационных сетей: «кружок», «колесо», «Y», «всеканальные».

     Неотъемлемой  характеристикой коммуникационного  процесса является коммуникационный стиль  – способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Выделяют следующие стили: открытие себя, реализация себя, замыкание в себе, защита себя, торговля за себя. Каждый менеджер должен уметь подбирать стиль, который будет наиболее эффективным в различных коммуникационных процессах.

       Важность коммуникаций в управлении почти невозможно переоценить. Едва ли не всё, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны или не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

     Введение в организационный процесс автоматизации рабочих мест позволяет, как повысить, так и снизить эффективность делового общения. Поэтому менеджеру, для обеспечения эффективной коммуникации необходимо: умение работы с АРМ, умение пользоваться интернетом и электронной почтой, а также знать способы защиты АРМ. Следует помнить, что от правильного распределения функций между человеком и машинными средствами обработки информации зависит не только производительность труда, но и эффективность управления,  и социальная комфортность специалистов.

     Выделяют  ряд принципов (принцип ясности, принцип целостности, принцип стратегического  использования информационных организаций.), использование которых позволяет усовершенствовать и обеспечивает  эффективность коммуникационного процесса.

     Необходимо  понимать, что способы улучшения  коммуникаций зависят от их вида (формальные и неформальные). Таким образом, менеджер любой организации должен постоянно улучшать свои умения в межличностном общении и в способах совершенствования информационного обмена с помощью различных технологий.

     Согласно  исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

     Поскольку руководитель исполняет свои роли и осуществляет основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

     Неэффективные коммуникации — одна из главных  сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     Коммуникативная структура в той степени, в  какой она развита, повышает гибкость и самоуправление организации. Она является основным средством обучения и совершенствования менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникационных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

     Проявление  всех вышеперечисленных основ коммуникационного  процесса легко можно проследить на функционировании организаций, для  которых коммуникационный процесс  – процесс информирования. А какой  же руководитель может нормально  работать без поступления информации? Ведь каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работ. А вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджеров, как и вопрос принятия решения. От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вместе с ним и будущее отдельно взятого сотрудника.

     Таким образом, глубоко осмысливая коммуникационные процессы на уровне личности и организации, каждый сотрудник должен учиться развивать и совершенствовать коммуникационные навыки, тем самым повышая эффективность коммуникационного процесса всей организации.

  СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алешина И. Паблик рилейшинз для менеджеров и маркетологов. – М.: ГУ ВШЭ, 1997. – 148 с.
2. Алиев В.Г., Дохолян С.В. Организационное поведение: Учебное пособие - Махачкала ИПЦ Даггосуниверситет, 1998 - 260 с.
3. Батаршев А. В. Организаторские и коммуникативные качества личности. – Таллинн: Регалис, 1998. – 521 с.
4. Бернанд. Коммуникация в менеджменте. – СПб.: Феникс, 1992. – 236 с.
5. Ганшин В. Т. Паблик рилейшинз. – М.: ИВЦ, 1998. – 341 с.
6. Джеймс Дж. Эффективный самомаркетинг. – М.: Изд. дом «Дашков и Ко», 1998. – 345 с.
7. Зарецкая Е. Н. Логика речи для менеджера. – М.: ИНФРА-М, 1997. – 241 с.
8. Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура. – М.: ГУ ВШЭ, 2000. – 272 с.
9. Коротков Э. М. Концепция менеджмента. – М.: ДЕКА, 1998. – 224 с.
10. Красовский Ю. Д. Организационное поведение. – М.: Юнити, 1999. – 345 с.
11. Кулицкий С. П. Основы организации информационной деятельности в сфере управления. – М.: ООО Изд-во «Яуза», 2001. – 320 с.
12. Ларичев О. И. Теория и методы принятия решений. – М.: Логос, 2000. – 296 с.
13. Почепцов Г. Г. Коммуникативные технологии XX века. – М.: Логос ,2001. – 348 с.
14. Почепцов Г. Г. Теория и практика коммуникации. – М.: Логос, 1998. – 348 с.
15. Почепцов Г. Г. Теория коммуникации. – М.: Логос, 2001. – 651с.
16. Роджерс Э. Коммуникации в организациях. - М.: Дека, 1980. – 276 с.
17. Тарасов А. Н. Психология лжи. – М.: НФРА-М, 2005. – 327 с.
18. Трейси Д. Менеджмент с точки зрения здравого смысла. – М.: ГУ ВШЭ, 1993. – 240 с.