Этот  стиль характеризуется:

• высокой степенью открытости себя другим,
• низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль.

     Открытие  себя в этом случае измеряется в  диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себя, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение.

     К сожалению, недостаток этого стиля заключается в том, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

     Во  втором квадранте коммуникационный стиль индивида определяется как реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе, и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

     В третьем квадранте коммуникационный стиль характеризуется замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем  открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.

     В четвертом квадранте коммуникационный стиль связан с защитой себя и, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят осуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

     В середине располагаются индивиды, “продающие”  себя, если другие делают то же самое. Такой  стиль называется “торговля за себя”  и характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

     Было  бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более приемлем и используется в большем количестве ситуаций [3, с. 321].

     Таким образом, чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях и особенностях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

     В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента: отправитель (лицо, собирающее информацию и предающее ее); сообщение (информация, закодированная с помощью символов); канал (средство передачи информации); получатель (лицо, которому предназначена информация).

     Необходимо  помнить, что обмен информацией включает в себя следующие этапы:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.

     Все эти составляющие оказывают огромное влияние на коммуникационный процесс в целом. Каждый этап коммуникаций влияет на смысл передающейся информации.  По ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. Поэтому, важное понятие коммуникационного процесса – обратная связь. Данное понятиее связано с опорной реакцией на то, что услышано. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум (то, что искажает смысл). Высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.

     В процессе управления предприятиям используется та или иная коммуникационная сеть – соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Существуют следующие типы связей в сети: вертикальные (от начальника к подчиненным), горизонтальные (равными по уровням индивидами или частями организации), диагональные (связи с другими начальниками и другими подчиненными). Выделяют следующие типы коммуникационных сетей: «кружок», «колесо», «Y», «всеканальные».

     Неотъемлемой  характеристикой коммуникационного процесса является коммуникационный стиль – способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Выделяют следующие стили: открытие себя, реализация себя, замыкание в себе, защита себя, торговля за себя. Каждый менеджер должен уметь подбирать стиль, который будет наиболее эффективным в различных коммуникационных процессах. 

  ГЛАВА 2.  Процесс коммуникации и эффективность управления.

    2.1 Методы управления коммуникациями

     Объемы  информации, циркулирующей в организации, обусловили появление новых технологий работы с ней, новых средств связи (таких, как компьютерные сети, в том числе Интернет, электронная и голосовая почта и др.). Соответственно, другими стали и рабочие места в организациях.

     Автоматизация рабочих мест. Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

     В последние годы возникает концепция  распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается  локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ [16, с. 112].

     Анализируя  сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные  малые вычислительные системы, расположенные  непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные  для автоматизации их работ.

     Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

     Эффективность АРМ следует рассматривать как  интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы [16, с. 115].

     Функционирование  АРМ может дать численный эффект только при условии правильного  распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. Нельзя забывать, что наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной. Накопленный опыт подсказывает, что АРМ должен отвечать следующим требованиям:

• своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;
• минимальное время ответа, на запросы пользователя;
• адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным
• запросам;
• простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;
• терпимость по отношению к пользователю;
• возможность быстрого обучения пользователя;
• возможность работы в составе вычислительной сети [13, с. 123].

     Если  работнику для выполнения своих  функций не требуется выход в  сеть или связи с другими АРМ, то такое АРМ считается закрытым. Иначе АРМ считается открытым.

     Уровень глобальной вычислительной сети (ГВС). ГВС - это сеть, охватывающая территорию страны или нескольких стран с расстоянием между звеньями сети от сотен до тысяч километров. На данный момент самой популярной ГВС является Internet.

     Internet - глобальная компьютерная сеть, охватывающая весь мир. Internet имеет около 2 млрд. абонентов во всех странах мира. [8, с.103] Ежемесячно размер сети увеличивается на 7-10%. Internet образует подобие ядра, обеспечивающего связь различных информационных сетей, принадлежащих огромному числу  учреждений во всем мире.

     Сеть Internet, служившая когда-то исключительно  исследовательским и учебным  группам, чьи интересы простирались вплоть до доступа к суперкомпьютерам, становится все более популярной в деловом мире.

     Компании  соблазняются на  быстроту, дешевую глобальную связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальную базу данных сети Internet. Они рассматривают глобальную сеть как дополнение к своим собственным локальным сетям.

     При низкой стоимости услуг (часто это  только фиксированная ежемесячная плата за используемые линии или телефон) пользователи могут получить доступ к коммерческим и некоммерческим информационным службам США, Канады, Австралии и многих европейских стран. В архивах свободного доступа сети Internet можно найти информацию практически по всем сферам человеческой деятельности, начиная с новых научных открытий до прогноза погоды на завтра.

     Электронная почта - самая распространенная услуга сети Internet. В настоящее время свой адрес по электронной почте имеют  приблизительно 80 миллионов человек. Посылка письма по электронной почте обходится значительно дешевле посылки обычного письма. Кроме того, сообщение, посланное по электронной почте, дойдет до адресата за несколько часов, в то время как обычное письмо может добираться до адресата несколько дней, а то и недель[8, с.299].

     Защита  АРМ. Защита от компьютерных вирусов. Вряд ли найдется хотя бы один пользователь или администратор сети, который бы ни разу не сталкивался с компьютерными вирусами. На сегодняшний день дополнительно к тысячам уже известных вирусов появляется 100-150 новых штаммов ежемесячно. Наиболее распространенными методами защиты от вирусов по сей день, остаются различные антивирусные программы.

     Однако  в качестве перспективного подхода  к защите от компьютерных вирусов  в последние годы все чаще применяется сочетание программных и аппаратных методов защиты. Среди аппаратных устройств такого плана можно отметить специальные антивирусные платы, которые вставляются в стандартные слоты расширения компьютера.

     Защита  от несанкционированного доступа. Проблема защиты информации от несанкционированного доступа особо обострилась с широким распространением локальных и, особенно, глобальных компьютерных сетей. Необходимо также отметить, что зачастую ущерб наносится не из-за "злого умысла", а из-за элементарных ошибок пользователей, которые случайно портят или удаляют жизненно важные данные. В связи с этим, помимо контроля доступа, необходимым элементом защиты информации в компьютерных сетях является разграничение полномочии пользователей.

     В компьютерных сетях при организации  контроля доступа и разграничения  полномочий пользователей чаще всего  используются встроенные средства сетевых  операционных систем. Новая версия NetWare предусматривает, в частности, возможность кодирования данных по принципу "открытого ключа" (алгоритм RSA) с формированием электронной подписи для передаваемых по сети пакетов.

     В то же время в такой системе  организации защиты все равно  остается слабое место: уровень доступа  и возможность входа в систему  определяются паролем. Не секрет, что пароль можно подсмотреть или подобрать. Для исключения возможности неавторизованного входа в компьютерную сеть в последнее время используется комбинированный подход - пароль и идентификация пользователя по персональному "ключу". В качестве "ключа" может использоваться пластиковая карта или различные устройства для идентификации личности по биометрической информации - по радужной оболочке глаза или отпечатков пальцев, размерам кисти руки и так далее[16, с.185].

  2.2 Анализ коммуникационных процессов в организации

     Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят  в процессе личного общения или  в группах на собраниях, разговаривают  по телефону или читают и составляют записки письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.