Министерство  образования Республики Беларусь

УО «Полоцкий  государственный университет» 
 
 
 
 

                                         Кафедра теории и  методики физического воспитания 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Основы менеджмента»

на тему «Коммуникационные процессы в системе  управления»

 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

 

  ВВЕДЕНИЕ

 

     Любая деятельность человека нуждается в управлении. Управление - это вид деятельности, возникший в ее структуре по мере ее оформления в сознательную деятельность по производству необходимых человеку благ. В понимании управления главную роль играет технология производства, которая лежит в основе организации производства, и, следовательно, управления производством. В этом случае управление определяется через понятие организация и, по существу, оно сводится к организации. Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

     Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это средство, с помощью которого организованная деятельность объединяется в единое целое. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы.

     Целью курсовой работы является изучение коммуникации в управлении, ее процесса, структуры, значения, видов и способов усовершенствования.

     Я считаю, что актуальность темы заключается в рассмотрении коммуникации как средства, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает необходимую значимость, реализуются цели и задачи организации, т.е. осуществляется эффективное управление.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     1.) Изучить виды и значения коммуникаций, коммуникационные процессы и их сущность.

     2.) Рассмотреть управление коммуникациями в организациях, коммуникации между организацией и внешней средой и межуровневые коммуникации;

     3.) Подробно рассмотреть современные способы совершенствования коммуникаций с применением вычислительной техники;

     Объектом  исследования по данной теме является организация.

     Предметом исследования выступают коммуникационные процессы в системе управления.

     В ходе исследования различных аспектов поставленной темы использовались следующие методы научного познания:

• сравнительно-правовой,
• социологический,
• аналитический,
• структурно-функциональный,
• теоретико-прогностический и др.

     Коммуникация  стала темой исследований сравнительно недавно. Поэтому, мне хочется, более  детально изучить коммуникационный процесс, его условия, стадии и теоретические основы.

       Исследуемая тема имеет огромное значение для организации. По общему признанию, коммуникация и коммуникационные процессы имеют огромное влияние на успех деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу, это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы.

     Эффективно  работающими руководителями считают  тех, кто эффективен в коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

     Необходимо  отметить, что, что без коммуникационных процессов управление невозможно, потому, что оно, с одной стороны, опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой стороны – формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и сам процесс управления.

     Таким образом, роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

 

     

  ГЛАВА 1. Сущность коммуникационного процесса

1. Коммуникации: понятие, виды

 

     Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми»[15, с. 11]. В практическом плане - это процесс  обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

     Цели  коммуникаций:

     1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

     2.Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

     3.Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

     4.Регулирование и рационализация информационных потоков[13, с. 25].

     Существует  две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

     Коммуникации  можно классифицировать по множеству  различных показателей. По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

     Основную  роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д. [13, с. 23].

     Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с  низшего уровня на высший может существенно влиять на производительность.

     Коммуникации  могут быть одноканальные и многоканальные. Каждый человек имеет разнообразные  интересы, которые и определяют множественность  его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Это часто отражает и определенный стиль управления: управление по ограниченному составу проблем или суженной задаче. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. В этом случае и все его связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой. Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем. Кроме того, характеристики одноканальности и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения управления[6 ,с. 35]. Множество каналов поступления информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации.

     Коммуникации  могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот и другой их вид может  играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом - напротив, неустойчивые. Все зависит от того как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения, как они влияют на процесс разработки управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро безболезненно исчезнуть[12, с. 45].

     Коммуникации  могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения.

     Неформальные  коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях[9,с.56]. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией.

     По  условиям возникновения и характеру  проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов и тем самым требуют дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для организации. Ситуационные коммуникации возникают и как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт - не всегда отрицательное явление, в некоторых обстоятельствах он может быть и благом.

     Коммуникации  могут быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых коммуникаций выступают  те связи, которые существуют по каким-то установленным организационным положениям, но не реализуются в практической деятельности, не оказывают заметного влияния на взаимоотношения служащих. В практике управления часто приходится наблюдать существование мнимых коммуникаций, которые рождаются иногда в связи с какими-то амбициями, иногда в процессе старения организационных положений, вовремя не пересмотренных и не скорректированных с реальными потребностями организации, иногда мнимые коммуникации возникают, как возможность переложить ответственность при возникновении критической ситуации[12, с. 112].

  1.2 Содержание коммуникационного  процесса

 

     Коммуникационный  процесс — это обмен информацией  между двумя или более людьми.

     Основная  цель коммуникационного процесса —  обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Все, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

     В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента.

     1. Отправитель, лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию  и передающее ее.

     2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

     3. Канал, средство передачи информации.

     4. Получатель, лицо, которому предназначена  информация и которое интерпретирует ее.

     При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею[13, с. 29]. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

     1. Зарождение идеи.

     2. Кодирование и выбор канала.

     3. Передача.

     4. Декодирование.

     Хотя весь процесс коммуникации часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, необходимо проанализировать эти этапы, чтобы понять, какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

     Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Американский ученый Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа — «не начинайте говорить, не начав думать»[4, с. 231].