Коммуникационные процессы в организации

    Характер взаимозависимости  работ и людей в группе или  организации будет определять  тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость (хоккей) требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

Для руководителя организации  очень важно выбрать оптимальный  тип коммуникационной сети для максимального повышения работы сети и снижения шумов.

 

 

2. Функции и состав коммуникативных структур

Как и любые другие организационные структуры, коммуникативные представляют собой множество отношений субъектов организации. Они определяются своими специфическими функциями, элементным составом и конфигурацией.

Главные функции коммуникативных  структур заключаются в следующем:³

- обеспечивать органы  прямого управления организации  необходимой деловой и специальной  информацией, например, расчетами различных вариантов для принятия тех или иных решений; такая информация представляется в виде предложений, рекомендаций и советов;

    -    осуществлять  сбор и анализ необходимой  информации и

обеспечивать бесперебойную работу технических средств связи и  обработки информации;

- планировать работу  различных подразделений организации,  составлять графики работы, определять  плановые показатели, разрабатывать  всевозможные стандарты;

      -   заниматься снабжением и материальным  обеспечением

повседневной жизни организации;

      - решать  социальные задачи, стоящие перед  организацией.

      Элементный  состав коммуникативных структур  включает в себя субъектов  организации (индивидов, занимающих  определенные должности, или руководимые ими отделы - организационные единицы), которые непосредственно участвуют в информационных процессах: генерируют, накапливают, распределяют и получают информацию, необходимую для эффективной работы. Субъектами коммуникационных отношений можно считать специалистов различного профиля: экспертов по внешним связям, ученых-исследователей, аналитиков-прогнозистов, маркетологов, плановиков, бухгалтеров, ревизоров, технологов и т.д.⁴

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень  важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей –

 начальник с подчиненным,  подчиненные друг с другом - в  рамках различных событий, а  с другой, межличностная коммуникация  является лучшим способом обсуждения  и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

          Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты.⁵ Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

          Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

 Некоторые из многочисленных  разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В дополнение к обмену информацией между руководителем  и подчиненным имеет место  обмен между руководителем и  его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить эффективность  действий группы.⁶

           Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

 

1.3. Условия, влияющие на эффективность коммуникаций

 

Эффективность определяется как мера достижения поставленных целей, проявление каждого типа эффектов разумно  оценивать с точки зрения их функциональности - дисфункциональности. Первое свидетельствует о положительной эффективности, т.е. достижении коммуникатором своих намерений, а второе – об обратном. Большинство исследований коммуникации, проводимых социологами направлены на изучение результатов коммуникации и имеют конечной целью повышение ее эффективности. При этом используется своего рода «элементный подход», при котором воздействуют на один или большее число элементов коммуникационного процесса для получения большего эффекта.

Для успешного осуществления  эффективной коммуникации необходимо осознать, какие базовые элементы лежат в ее основе. Рассматривая продвижение информации от отправителя к получателю, не следует забывать о помехах – тех случайных целенаправленных конкурирующих сообщениях, которые могут заметно повлиять на ваше обращение. Чтобы обращение было эффективным, кодирование, осуществляемое отправителем, должно быть адекватно расшифровано получателем. Так, наиболее удачные обращения – это те знаки, которые хорошо знакомы получателю. Чем больше опыт отправителя совпадает с опытом получателя, тем эффективнее будет обращение.⁷

Факторы, влияющие на эффективность коммуникации.

Чем большей монополией обладает источник коммуникации, тем  выше вероятность положительного отклика  получателя.

Коммуникации являются более эффективными тогда, когда обращение соответствует мнениям, убеждениям и предпочтениям получателя.

Легче осуществлять воздействие, если человек увлечен или интересуется темой.

Коммуникации будут более успешными, если источник считается профессиональным, обладает высоким статусом, если известны его цели и ориентация, и особенно в том случае, если источник влиятельный и легко идентифицируется.

При любой коммуникации необходимо учитывать социальный контекст, который  всегда влияет на восприятие.

Наличие обратной связи – важное условие эффективных коммуникаций. Повторение содержания задания подчиненным позволяет дополнить его, если что-то упущено, и скорректировать, если что-то неправильно понять. Следует учитывать, что наибольшее доверие вызывает непосредственное и эмоционально окрашенное информирование. Конкретные сообщения с хорошими, ясными примерами предпочтительнее абстрактики. Сообщения не должны содержать больше информации, чем может воспринять получающий ее человек в определенный промежуток времени. Предпочтительнее осуществление обратной связи в тот момент, когда получатель информации готов к ней.

Необходимо обеспечить:

• объективность (беспристрастность) обратной связи;
• целенаправленность обратной связи;
• своевременность обратной связи.

Обратная связь –  это реакция получателя на сообщение источника. Источник может учесть обратную связь при изменении последующих сообщений. Таким образом, обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Обратная связь может рассматриваться как сообщения источнику, которые содержат данные об эффективности предыдущего акта коммуникации. Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат был достигнут. В этом смысле отрицательная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут не был. В этом смысле отрицательная обратная связь плохо влияет на отношение между источником и получателем и может породить между ними конфликт. С точки зрения повышения эффективности коммуникации отрицательная обратная связь имеет большое значение, чем положительная. И тем не менее из-за ее разрушительного действия инициатор такой связи, вероятнее всего, останется не поощренным или даже будет наказан. Например, попробовать сказать начальнику, что предложенная и ценимая им идея не работает.⁸

Словом «шум» мы называем помехи и искажения в процессе коммуникации, которые препятствуют достижению заданного результата коммуникации. Примером может служить попытка вести разговор во время громкой музыкальной радиопередачи. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может измениться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Хотелось бы добавить о том, что эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково  точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. К несчастью, немногие научились слушать с той степенью эффективности, которая в силах людей.⁹

Многим кажется, что  слушать это означает лишь вести  себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса сосредоточенного слушания. Как показывают исследования, управляющий по сути дела слушает лишь 25 %–ой эффективностью. Согласно, другому исследованию, эффективное слушание является важнейшим качеством эффективного функционирующего менеджера.

Из вышеописанного мы видим, что коммуникации в организации играют важнейшую роль, без них немыслима продуктивная работа предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ коммуникативного процесса и его элементов В ОАО «НПК Уралвагонзавод»

2.1. Общая характеристика предприятия

Фирменное наименование общества - открытое акционерное общество «Научно-производственная корпорация «Уралвагонзавод» имени Ф.Э. Дзержинского»;

Сокращенное: ОАО «НПК «Уралвагонзавод»;

Наименование Общества на английском языке: OPEN JOINT STOCK COMPANY «RESEARCH AND PRODUCTION CORPORATION «URALVAGONZAVOD»;

Сокращенное наименование Общества на английском языке: OJSC «RPC «URALVAGONZAVOD».

Место нахождения Общества: 622007, Российская Федерация, Свердловская область, г. Нижний Тагил, Восточное шоссе, 28.

Общество является юридическим  лицом. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, в арбитражном и третейском судах.

Общество приобретает права  юридического лица с момента его  государственной регистрации. В  своей деятельности Общество руководствуется  законодательством Российской Федерации, а также настоящим Уставом.

Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ. Общество может иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Учредителем Общества является Российская Федерация в лице Федерального агентства  по управлению федеральным имуществом.

Общество является коммерческой организацией, основной целью деятельности которой  является получение максимальной совокупной прибыли Общества и поддержания  ее финансовой устойчивости в условиях конкуренции на мировом рынке.