Коммуникационные процессы управления

Оглавление

 

 

Введение  ………………....................................................................................  ..3       

1 Теоретические принципы и особенности коммуникационных процессов управления …………………………………………….….…...   …6

1. Понятие и сущность коммуникационных процессов управления      …6
2. Коммуникационные сети………………………………………  …    …..9
3. Элементы процесса коммуникации…………………………  …  …  ..12
4. Проблема преодоления коммуникативных макробарьеров……       ..17

2 Общая характеристика деятельности компании ЗАО «Джелато»  .  ..20

    2.1  Краткая история создания компании………………………… ……   .20

    2.2  Организационная структура ЗАО «Джелато»……………… ……    .. 21

    2.3 Описание производимых товаров и услуг..………………………  ….22

    2.4 Основные потребители и конкуренты…………….…………………  24

3 Анализ и разработка направлений совершенствования коммуникационных процессов управления  ЗАО «Джелато»……   …26

      3.1 Исследование действующей системы коммуникационных процессов       управления…………………………………………………………………….26

    3.2 Пути совершенствования коммуникационных процессов управления компании  «Джелато………………………………………………………….32

Заключение………………………………………………………………… ..38

Список использованных источников………………… ………………….40

                                     Введение

 
Эффективное управление коммуникациями является одной из важнейших составляющих успешной деятельности промышленных предприятий  вообще и предприятий машиностроения, в особенности ввиду их сложной и многоуровневой структуре управления. Если нарушаются или разрываются информационные связи внутри предприятия и связи с внешним миром, само его существование ставится под угрозу. Актуальность как внутренних, так и внешних коммуникаций в современных условиях устойчиво возрастает. Внешних - в следствие все большей насыщенности рынков товарами, все большего разнообразия потребностей, форм и методов конкуренции, все более совершенных средств сбора, хранения, обработки, передачи информации и целого ряда других факторов.

Внутренние коммуникационные процессы являются обязательным связующим  звеном между руководителем и  подчиненными в рамках конкретного  объекта управления и между административными  и функциональными звеньями в  иерархической организационной структуре управления предприятиями.

Важной задачей является передача информации конкретным потребителям таким образом, чтобы те правильно восприняли эту информацию и поняли ее потенциальную полезность. Это очень существенно, так как при плохом представлении даже самая ценная информация может оказаться бесполезной, хотя она несет определенный смысл, который должен был вызвать у потребителей такую же реакцию, если бы они сами непосредственно наблюдали события, составляющие суть информации.

Основная задача любого руководителя - сделать все необходимое, чтобы  добиться установленных предприятием целей. Руководитель должен располагать своевременной, точной и полной информацией, без которой невозможно принятие эффективных решений.

В принципиальном смысле управление любым объектом можно представить  в двух аспектах: управление как  процесс и управление как функция. Управление как функция предполагает исполнение целого ряда общих и специфических  функций. А управление как процесс  есть ничто иное, как процесс информационного  обмена, осуществляемого по коммуникационным цепям или каналам. Отсюда следует, что без коммуникации управление невозможно в принципе, и следовательно  успех управления во многом зависит  от правильного построения коммуникационных процессов и их эффективного функционирования на практике.

Степень изученности проблемы:

Коммуникации представляют собой один из наиболее динамичных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. В ранних дискуссиях, с точки зрения истории развития менеджмента, коммуникациям уделялось мало внимания. Несмотря на включение коммуникаций в распорядительную функцию менеджмента, не было разработано определенной концепции коммуникаций, а также не было попыток интегрировать их в целостную теорию менеджмента.

Сегодня отношение науки  к коммуникациям существенно  изменилось. За последние годы появилось  множество работ, посвященных межличностным  и организационным коммуникациям. Основная заслуга в развитии представлений о коммуникациях как одном из важнейших факторов эффективного менеджмента принадлежит Честеру Бернарду, работы которого относятся к концу 30-х годов 20 века. С его точки зрения, именно коммуникации придают динамичность системе взаимодействия внутри организации. Методы коммуникации определяют форму и внутреннюю экономику организации.

Исследования зарубежных ученых рассматривались применительно  к западному типу организации  и были рассчитаны на культуру западных менеджеров и сотрудников, что не характерно для современной отечественной действительности.

Отечественные специалисты  в основном рассматривали управленческие преобразования в отраслевом аспекте, что практически не затрагивало организационные проблемы управления непосредственно на промышленных предприятиях. В условиях же роста самостоятельности предприятий эти проблемы встают особо остро, что ведет к повышению необходимости исследования причин, их порождающих.

Предметом исследования являются проблемы роста эффективности коммуникаций и коммуникационного процесса на предприятиях машиностроения как основы для принятия своевременных и  правильных решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Теоретические принципы и особенности коммуникационных процессов управления

1. Понятие и сущность коммуникационных процессов управления

 

Работа менеджера любого уровня невозможна без отлаженной системы  коммуникаций. Под коммуникацией  понимается процесс передачи информации от одного человека к другому с  помощью приборов, жестов, речи или  в письменной форме. Менеджер обменивается информацией с руководителями, коллегами, подчиненными и потребителями. Он ставит резолюции на документах и записывает свои замечания, отправляет и получает сообщения по электронной почте, просматривает отчеты, готовит презентации, проводит собрания групп, произносит речи и сообщает о своих решениях другим людям. Путем коммуникаций информация передается руководителям, а решения  – их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, так как  без них невозможно обеспечить координацию  деятельности людей. Оценки показывают, что до 80% времени руководителей  всех уровней расходуется на те или  иные коммуникации. Но осуществляются они далеко не эффективно: 75% американских, 63% английских и 85% японских руководителей  считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями [5, стр 13]^.

Коммуникации являются важнейшим  связующим процессом в менеджменте. Благодаря коммуникациям обеспечивается связь между организацией и средой, взаимодействие всех функций управления и согласованность принимаемых  решений. В каждой организации осуществляется множество коммуникаций

В целом коммуникации можно  разделить на две большие группы – формальные и неформальные. Формальные – это предписанные коммуникации, которые должны иметь место в процессе управления. Их специально проектируют, описывают, анализируют, совершенствуют. Это основные коммуникации в менеджменте. В них входит обмен информацией организации со средой, а также внутренние коммуникации, протекающие по восходящему и нисходящему направлению, по вертикали, горизонтали и диагонали управления. Содержание горизонтальных и диагональных сообщений имеет в основном координационный характер, а вертикальных – преимущественно приказной.

Все коммуникации являются либо межличностными (между людьми), либо организационными (между уровнями и структурными подразделениями  внутри предприятия, фирмы, между самой  компанией и организациями в  ее внешнем окружении). Организационные  коммуникации также осуществляются людьми, но их необходимость и содержание диктуются потребностями организаций  и их подразделений в обмене информацией  с другими организациями и  подразделениями.

Удельный вес неформальных коммуникаций значительно ниже по сравнению  с формальными, их специально не предусматривают  при разработке процессов управления, зачастую они возникают спонтанно  и, как правило, не обсуждаются, хотя о факте их существования знает  каждый работник организации. В американском менеджменте считается, что эффективный  руководитель должен знать каналы неформальных коммуникаций в своей компании, скорость прохождения по ним информации и  уметь использовать эти каналы в  определенных ситуациях. Например, когда  нужно провести преобразования, и  руководителю важно знать, как на них могут отреагировать сотрудники, использование намеренной утечки информации и знание реакции на грядущие изменения  работников позволит предотвратить  принятие неправильных решений. Или  когда нужно быстро получить информацию о настроении (намерениях, возможных  действиях и пр.) определенных групп работников можно умело воспользоваться каналами слухов. Но руководитель должен быть очень искусным в вопросах неформальных коммуникаций, так как граница между этичным и неэтичным поведением очень тонкая, а ее нарушение может стать фатальным для авторитета руководителя и общей психологической обстановки в компании.

Как уже было отмечено, все  коммуникации происходят с участием человека. Умение говорить, слушать, писать и читать является важнейшим качеством  менеджера, отражающим его способности  к коммуникации. Процесс управления, эффективность совместного труда  во многом зависят от того, как менеджер может принять и интерпретировать поступающие к нему данные, и отправить необходимую информацию всем, кто с ним связан общей деятельностью. В целом эти требования сводятся к тому, что менеджер должен уметь строить эффективные процессы коммуникаций в организации.

 

2. Коммуникационные сети

В каждой организации формируются  коммуникационные каналы и сети Линия  связи между двумя индивидами или организациями называется коммуникационным каналом. Коммуникационные сети формируются  тогда, когда несколько объектов связываются вместе несколькими  каналами. Коммуникационная сеть устанавливает  связь между индивидами, а также  между высшим руководством и каждой производственной единицей в организации. Коммуникационные сети могут иметь  разную конфигурацию. Варианты для  группы из пяти участников изображены на рис. 1 и 2.

Задача выбора вида коммуникационных сетей состоит в том, чтобы  используемый вариант их построения отвечал конкретным условиям организации  и характеру решаемых ею проблем. О'Шонесси ссылается на лабораторные исследования, проведенные психологами  З. Бэйвлэсом и Г. Ливиттом, показавшими, что «колесо» надежней, если проблема, которую надо решить, проста. Сеть типа «каждый с каждым» стимулирует  создание хорошего морального климата  и приспособляемости. Р. Дайкерт, предложивший такую форму организации, как пересекающиеся рабочие группы, рекомендует сеть типа «каждый с каждым», поскольку она стимулирует обмен мнениями в рабочей группе [8, стр204–205]. Сеть типа "круг" более эффективна при выполнении заданий, требующих адаптации и творческого подхода. Каждая компания должна периодически оценивать рациональность своих коммуникационных сетей. При этом внимание обращается на следующие вопросы:

все ли работники включены в сеть (если кто-то не включен, то он лишен возможности получения  управленческой информации);

не перегружены ли каналы и не следует ли увеличить их количество (перегрузка каналов информацией  ведет к нарушению очередности  работы с информацией, возникновению  ошибок, устранение которых может  стать невозможным);

экономичны ли сети (наличие большого количества адресатов ведет к  удлинению процессов коммуникаций, выбор неэффективных каналов  способствует искажениям и удорожанию сетей);

не является ли скорость передачи сообщений слишком медленной (медленная  скорость ведет к увеличению запасов  на складах, колебаниям в выпуске  продукции и пр.).

Эффективность коммуникаций самым  непосредственным образом связана  с рациональностью выбранной  структуры управления. Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления. По мере роста организации увеличивается и протяженность коммуникативных каналов, что ведет к возрастанию вероятности неудачи коммуникации. Формальные каналы позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки, поэтому сотрудники, получающие информацию исключительно от своих руководителей или подчиненных, будут действовать, не имея полной картины происходящих в организации событий. Это обстоятельство является важным ограничителем эффективности формальных каналов передачи информации при решении нестандартных проблем, требующих творческого подхода.

В централизованных сетях информация стекается к занимающему центральное  положение сотруднику или группе. В децентрализованных сетях большинство  сообщений проходит вне центра. Сотрудник, находящийся в центре сети, имеет  возможность эффективно получать и  отправлять знакомую, рутинную или  структурированную информацию. Однако при выполнении заданий в условиях неопределенности эффективность централизованных структур резко снижается. Когда  вся информация направляется в центр, руководитель (группа) попросту «захлебывается»  в потоках данных и не имеет  возможности адекватно отреагировать  на неожиданные проблемы, в то время  как «периферийные», работники ожидают  его решений. Поэтому для данной ситуации наиболее целесообразна форма  коммуникативной «паутины», в которой  сотрудники в зависимости от обстоятельств  обращаются и в центр, и к коллегам.

 

3.  Элементы процесса коммуникации

 

Для осуществления процесса коммуникации необходимы две стороны  – отправитель и получатель информации, или адресат. Отправитель начинает коммуникацию, стараясь передать информацию о реальных фактах, идеях или чувствах, используя при этом такие символы, как слова, действия или выражение лица. Отправитель передает эти символы получателю с помощью выбранного им средства – зрительно, устно или с помощью другого канала. Получатель, приняв сообщение, пытается восстановить смысл, который вложил в него отправитель. На данных принципах основываются и коммуникации между несколькими отправителями и получателями. Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется непрерывный взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. Основная цель цепочки сообщений – передача содержания идеи таким образом, чтобы получатель понял именно то, что ему хотели сообщить отправитель информации.