Коммуникации

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение           3

1. Сущность и  виды коммуникаций       4

    1.1. Понятие коммуникаций и эффективность управления  4

    1.2. Организационные коммуникации      5

    1.3. Преграды в организационных коммуникациях    7

    1.4. Преграды на пути межличностных коммуникаций   9

2. Процесс коммуникации        12

3. Пути повышения эффективности коммуникаций    15

    3.1. Совершенствование искусства общения     15

    3.2. Совершенствование коммуникаций в организациях   16

Заключение          19

Список литературы         20 
 
 
 

Введение

  Коммуникации  оказывают огромное влияние на эффективность  управления организаций и на ее функционирование в целом.

  В наше время тема коммуникаций является актуальной, поскольку значение информации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно  возрастает в связи с появлением новейших достижений в области техники  и технологии, результатами научных  исследований.

  Информация  нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

  Данная работа посвящена информации и коммуникациям — тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, коммуникации — эта сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим  для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, — смысл может быть утрачен.

    Цель данной работы — ознакомить  с природой и сложностями коммуникаций, с тем, что можно предпринять,  чтобы более эффективно обмениваться  информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга. 

1. Сущность и виды коммуникаций

1.1. Понятие коммуникаций и эффективность управления

  Коммуникация  – это в первую очередь обмен  информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они  просто не смогут работать вместе.

  Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией – важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. (3, с.166)

  На  коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что  руководитель занимается этим, чтобы  реализовать свои роли в межличностных  отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.    

  Хотя  общепризнано, что коммуникации имеют  огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73%американских, 63% английских и 85 % японских руководителей  считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения  проблем. (4, с.166)

  Руководителю  приходится осмысливать большие  объемы информации, среди которой  есть информация, не влияющая на процесс  управления. Обмен информацией, которая  оказывает влияние на процесс  управления, носит название эффективных  коммуникаций. Эффективный менеджер - это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

  Коммуникация  в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. (3, с.166) 

2. Организационные коммуникации
1. Коммуникации между организацией и ее  внешней средой. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа (имиджа) организации: на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. д. (4, с.167)
2. Межуровневые коммуникации в  организациях. Если коммуникационные каналы внутри организации соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням, они являются вертикальными. (1, с.233) С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом, работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности  и  т.п. 
   Параллельно этим информационным потокам в любой организации осуществляется передача информации в противоположном направлении – с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предположениях по и разрешению. (3, с.168)
3. Коммуникации между подразделениями. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. И существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.
4. Коммуникации между руководителем и подчиненным. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов, обеспечением вовлеченности в решение задач отдела, с обсуждением проблем эффективности работы, достижением признания и вознаграждения с целью мотивации, совершенствованием и развитием способностей подчиненных, со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме, оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
5. Коммуникации между руководителем и рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.
6. Неформальные коммуникации. Неформальные коммуникации можно назвать каналом распространения слухов. Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом люди стремятся объяснить себе и окружающим сложившуюся ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии.(5, с.205) Неформальными коммуникациями часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Однако наличие в организации неформальных коммуникаций – явление нормальное лишь до определенной степени. Большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.(3, с.169)

3. Преграды  в организационных  коммуникациях

ИСКАЖЕНИЕ СООБЩЕНИЙ. Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно  в силу затруднений в межличностных  контактах. Сознательное искажение  информации может иметь место, когда  какой-либо управляющий не согласен с сообщением. Проблемы обмена информацией  вследствие искажения сообщений  могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. В числе других причин, мешающих работникам передавать информацию наверх, могут быть страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дела.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ПЕРЕГРУЗКИ. Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать  на всю информацию. Он вынужден отсеивать  менее важную информацию и оставлять  только ту, которая кажется ему  наиболее важной; то же относится и  к обмену информацией. Понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНАЯ  СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ. Структура - логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

К другим аспектам можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

(4, с.186) 
 

4. Преграды на пути межличностных коммуникаций

  Для успеха в управлении важна эффективная  межличностная коммуникация, так  как решения большинства управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей. На эффективность межличностных коммуникаций оказывает влияние следующие факторы: восприятие, семантика, обмена невербальной информации, плохая обратная связь, неумение слушать.

  ПРЕГРАДЫ, ОБУСЛОВЛЕННЫЕ ВОСПРИЯТИЕМ. Руководитель должен иметь представление о процессе восприятия, поскольку именно этот процесс определяет «реальность для индивида». Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет некоторых факторов из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием.

  Одна  из таких преград возникает по причине конфликта между сферами  компетенции, основами суждений отправителя  и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному  в зависимости от накопленного опыта.

  Расхождение между основами суждений может становиться  причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния  и внешнего окружения людей. Эта  характеристика исключительно важная для обмена информацией.

  Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций состоит  в существовании преград, обусловленных  социальными установками людей. Если мы имеем неудачный опыт взаимодействия с определенными работниками  или отделами, по всей вероятности  на процесс обмена информацией влияют установки людей.

  СЕМАНТИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ. Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией  и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.

  СЕМАНТИКА изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку  слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что  некто намеревается сообщить, необязательно  будет интерпретировано и понято таким же образом получателем  информации.