Под управлением процессом коммуникаций следует понимать комплекс воздействий на их средства и работников, осуществляющих этот процесс. При этом человек выступает как субъект управления, а коммуникация (ее средства) – как объект. Такой комплекс включает проведение всех функций управления как на каждом из уровней на самом предприятии, так и в рыночной сети.

     Таким образом, с одной стороны, постоянный рост объемов информации о взаимодействиях  предприятий в условиях рыночной среды требует совершенствования  информационных технологий, а, с другой стороны, дальнейшее развитие рынка породило маркетинг взаимодействия, в основе которого лежат процессы коммуникации.

 

ГЛАВА 2. ПРОБЛЕМЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

 

      Как выше уже отмечалось, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, но опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. 

      В чем же дело?

      Чтобы ответить на этот вопрос была разработана анкета, которая позволяет выявить  проблемы коммуникационного процесса и  пути их решения.

      В данном анкетировании принимало  участие 10 человек (3 м, 7 ж) (см. приложение 1), которым были предложены 8 вопросов после ответа, на которые была составлена таблица ответов для анализа предложенной ситуации.

      Возраст анкетируемых от 20 до 40 лет.

 

      Далее я составила гистограммы для лучшего обзора полученных данных:

      Прежде  давайте посмотрим, как часто  люди работают с информации.

      Из  гистограммы видно, что анкетируемые в своем большинстве  общаются с информацией время от времени (5 чел.), очень часто – 2 ч., бывает редко – 2. На пункт «другое» был получен ответ: «Моя работа не связана с информацией».

      

      Рис. 1 – Как часто люди работают с  информацией

      По  данному вопросу видно, что  люди занимают  разные должности, так  или иначе связаны с информацией хотя бы время от времени.

      Теперь  посмотрим как лучше информация усваивается и понимается людьми. Для этого проанализируем  следующий  вопрос.

      

      рис 2. Приоритеты представления информации.

      Из  гистограммы видно, что информация, которая представлена таблично или с помощью графиков предпочтительна для работы, на ровне так же, когда она написана на бумаге, т.к. в большинстве своем  люди  работаю с разного рода документами, даже если они занимают должность не связанную с руководством или получением различного рода  продуктов жизнедеятельности человека.

      Но  не всегда информация может быть получена посредством печатных документов (графиков, таблиц).  Например, на собрании анкетируемые  в большей части  слушают новости.

      Теперь посмотрим насколько  эффективны собрания. Для этого проанализируем следующий вопрос:

      

      Рис. 3 . Эффективность представления  информации посредством аудио

      Из  гистограммы видно, что в большинстве  своем люди слушают,  что им необходимо по работе, т.е. акцентируют внимание на том, что им  интересно – 5 ч. Далее можно отметить, что очень внимательно слушают все – 2 ч,  и не слушают вообще – 2 ч., на пункт «другое» был получен ответ: «Я на них вообще не хожу».

      По  данному вопросу можно сказать, что собрания необходимы, но менее эффективны, чем передача информации посредством документов.

      Почему  же собрания менее эффективнее. Для  ответа, проанализируем следующий вопрос: «Часто ли вы акцентируете внимание на жестах, позах, взглядах, когда вы общаетесь?»

      Из  гистограммы (см. рис. 4) видно, что люди в большинстве своем обращают на невербальные жесты, что иногда может  привести к сбою в информационном потоке, т.к. жесты могут быть восприняты не совсем адекватно, как передающем звеном так и принимающим.

      

      Рис. 4. Невербальные жесты в процессе передачи информации.

      Следующий вопрос: «Как Вам больше нравится, когда  начальник отдает приказания» показывает, что очень важно с какой  интонацией и поведением начальник  может иметь авторитет у подчиненных.

       

      Рис. 5. Приказ или просьба

      На  п. «другое»  был получен ответ: мне без разницы лишь бы по делу.

      Из  гистограммы (см. Рис. 5) видно, что чем  дружественнее будет отдан приказ (просьба), тем люди с большим энтузиазмом будут работать.

      Следующий блок вопросов рассматривает, какие  взаимоотношения складываются между  подчиненным и начальником. Из ниже приведенной гистограммы видно, что подчиненный укажет на предполагаемую ошибку начальнику – 5 чел.,  нейтральное  место занимают -3 человека, 1 – «порадуется», на п. «другое» был получен ответ: мне нет  в этом необходимости.

      

      Рис.  6  Ошибка начальника   

      На  вопрос же «Если подчиненный на собрании выступал протии вашего решения и  обосновал почему, вы:» см. рис. 7. По данному вопросу были получены результаты – изменю, пока не стало поздно - 3 чел, приму на заметку – 6, скажу,  что не его дело – 1.

      По  данным двум вопросам можно сказать, что если существует коммуникационная связь между начальником и его подчиненными – производство будет работать эффективнее, потому что будут работать все вместе, а не только один возлагать на другого ответственность за принятия решений.

      

      Рис. 7.  Принятие решений начальника 

      Последний рассмотренный мной вопрос, показывает как  решатся проблемы с подчиненным, который  работал до этого весьма успешно, но по каким-либо причинам, стал работать плохо. Для того, что бы узнать что у него произошло 2 человек – узнает в чем дело у него самого, 4- узнают у его коллег по работе,  2 – без разговоров лишают прими, на п. «другое» был получен ответ:  узнаю у него в чем дело, при необходимости лишу его премии». 

      

      Рис. 8. Решение проблем с подчиненным 

      Вывод: подведя итоги анкетирования можно сказать, что управляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информации, т.к. информация поступает  разными путями (аудиально, визуально, невербально….). Хочется отметить, что информация лучше понимается, когда она представлена визуально, а также, что на восприятие информации действуют невербальные признаки, которые иногда способствуют не правильному представлению информации. 

      Для получения четкой информации руководить должен четко представлять структуру  хождения информации и не допускать, чтобы она имела хаотическую связь, т.к. информация должна распространяться линейно, что позволяет вернуться на тот этап прохождения информации, где возможно произошел сбой.

      Так же для эффективного управления  предприятием, руководитель должен позаботиться в первую очередь об автоматизации рабочих мест среднего звена, которое должно оперативно обрабатывать информацию, поступающую из внешних источников и низшего звена предприятия, в последствии чего обработанная информация поступает в высшее звено в свернутом виде (это позволяет начальнику видеть картину работы предприятия в общем, не вдаваясь в подробности) и развернутую для низшего звена (это позволяет более детально рассмотреть процесс производства того или иного изделия).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 
 

      В наше бурное время информационной революции  актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь  информацией,  друг с другом. И  чем эффективней этот обмен, тем больше  у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни.

      Вся сущность работы менеджера состоит  в том, чтобы осуществлять эффективные  коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали.

      Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научится оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

        Глубоко осмысливая коммуникации  на уровне личности и организации,  должны учиться снижать частоту  случаев неэффективных коммуникаций  и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях . Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией .

      Понимание процесса межличностного обмена информацией  и методов совершенствование умения общаться должно способствовать росту эффективной управленческой деятельности.

 

ЛИТЕРАТУРА

 
 

1. Кунц Г.О., Доннел С. Управление: системный и  ситуационный анализ управленческого  решения Т.1-2. _м: Прогресс, 2001 г.
2. Лэнд П. Менеджмент –искусство управлять. –м: ИНФА-М, 2000 г.
3. Мильнер Б.З. Проблемы управления в современной Америке.-м:  Знание, 2002 г.
4. Общение и оптимизация совместной деятельности. Под ред. Андреевой Г.М. и Яноушека Я. М., МГУ, 1987.
5. Оучи У. Методы организации производства: Японские и Американские подходы: Пер. с анг. Научный редактор Б.З. Мильнер и И.С. Олейник –м: Экономика, 2002 г.
6. Питерс Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления, опыт лучших компаний. Пер. с анг. –м: Прогресс, 2000г.
7. Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбнрдин Р.З. и др. Менеджмент организации: Учебник пособие. –м: ИНФРА –м, 2002 г.
8. Страссман П. Информация в век электроники. Пер. с анг. –м: Экономика 2001 г.
9. Таусенд Р. Секреты управления, или как удержать компанию от подавления прибыли. –м. Прогресс –м: Прогресс 2000 г.